Definition und was einzuschließen ist • BUOM

22. Februar 2021

Möglicherweise müssen Sie und Ihre Teammitglieder ein neues Projekt in Angriff nehmen, benötigen jedoch Unterstützung bei der Planung und Durchführung. Um dabei zu helfen, können Sie eine Angebotsanfrage versenden und andere Unternehmen bitten, ihre Ideen und Strategien für die Umsetzung dieses Projekts einzureichen. Jeder Bieter muss einen spezifischen Ausschreibungsprozess durchlaufen, um sicherzustellen, dass er die gewünschten Anforderungen und Qualifikationen Ihrer Organisation erfüllt, bevor Sie sein Projektangebot auswählen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein RFP ist, wann Unternehmen es nutzen können und welche Schritte im RFP-Prozess durchlaufen werden.

Was ist eine Ausschreibung?

Ein RFP ist die Veröffentlichung eines Dokuments, das ein bevorstehendes Projekt kommuniziert, das sie durchführen möchten. In der Angebotsanfrage werden Einzelheiten zum bevorstehenden Projekt aufgeführt und Auftragnehmer und Organisationen aufgefordert, Angebote einzureichen, in denen sie ihre Strategie und das gewünschte Budget für die Fertigstellung des Projekts darlegen.

Nachdem Sie eine Angebotsanfrage eingereicht haben, prüft Ihre Organisation die Angebote, um alle verfügbaren Optionen für das Projekt zu erkunden. Dabei prüfen Sie sorgfältig verschiedene Faktoren der Unternehmensstruktur des Bewerbers, darunter dessen Finanzlage, Kundenbewertungen, den Ruf des Unternehmens und die vorgeschlagene Zahlung. Viele Unternehmen bevorzugen RFPs, weil sie gerne mehrere Optionen zur Verfügung haben und unterschiedliche Ideen sehen möchten, wie Auftragnehmer die Leistung des Unternehmens mit einem gut konzipierten Projekt verbessern wollen.

Wann können Unternehmen ein RFP nutzen?

Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden am häufigsten von staatlichen oder gemeinnützigen Organisationen genutzt, die auf der Suche nach einem Qualitätsprojekt zu einem erschwinglichen und angemessenen Preis sind. Daher nutzen sie den RFP-Prozess, um sich eine Vielzahl von Optionen zu bieten. Häufige Fälle und Beispiele für Organisationen, die Ausschreibungen nutzen, sind:

• Regierungsbehörden versuchen, die niedrigsten Preise für Waren oder Dienstleistungen zu finden

• Kleine Unternehmen, die Produkte von einem Lieferanten kaufen müssen, der ihre spezifischen Kriterien erfüllt.

• Organisationen, die expandieren und ein neues Gebäude errichten müssen

Elemente der Angebotsanfrage

Der Zweck des RFP besteht darin, den Ausschreibungsprozess und die Richtlinien der Organisation sowie die Vertragsbedingungen darzulegen. Darin sollte erläutert werden, wie die Organisation von den Bietern die Formatierung ihrer Vorschläge erwartet. Es muss klar und aktuell sein, da es das gewünschte Vorschlagsformat, die Ziele des Projekts und den Prozess der Vorschlagsbewertung beschreibt. Es ist am besten, das Angebot kurz zu halten, da es lediglich Anweisungen und Anweisungen enthalten sollte, die für den Bieter leicht zu befolgen sind, ohne zu detailliert zu sein, sodass die Kreativität und die einzigartigen Ideen des Bieters beeinträchtigt werden.

Gemeinsame Elemente, die Sie in Ihre Angebotsanfrage aufnehmen sollten:

• Projektbeschreibung: In diesem Abschnitt sollten die Details des vorgeschlagenen Projekts klar dargelegt werden, z. B. Ziele und Erwartungen, Zeitplan, Ort und der Grund, warum Sie das Projekt erstellen.

• Leistungsbeschreibung: In diesem Abschnitt werden die Aufgaben aufgeführt, die der erfolgreiche Bieter für das Projekt erledigen soll.

• Projektzeitplan: In diesem Abschnitt listen Sie den voraussichtlichen Zeitplan und die Fertigstellungstermine für das Projekt auf. Sie können Bieter auch bitten, ihre eigenen Zeitplanprognosen einzureichen.

• Kriterien zur Bewertung. Diese Liste beschreibt, wie Ihre Organisation Vorschläge bewerten will und wie Sie den besten Bewerber auswählen.

• Unternehmensgeschichte: In diesem Abschnitt können Sie Ihr Unternehmen, die von Ihnen verkauften Produkte und die Ziele Ihrer Organisation kurz beschreiben.

• Bestandteile des Angebots, Hinweise und Bedingungen. Dies ist einer der längsten Abschnitte des Vorschlags und beschreibt klar, was Sie in jedem Vorschlagsdokument erwarten. Darin können die Informationen angegeben werden, die der Bieter enthalten soll, und das Format, das er einhalten muss.

• Auswahlzeitplan: Fügen Sie zusätzlich zum Zeitplan für das Projekt selbst einen Zeitplan für die Auswahl der Bieter ein. Wenn Sie Ihre Vorschläge auf eine bestimmte Anzahl von Bietern beschränken und von diesen dann zusätzliche Schritte verlangen, geben Sie dies in Ihrer Angebotsanfrage an und veröffentlichen Sie einen Zeitplan für das zusätzliche Auswahlverfahren.

• Projektbudget. Sie können ein vorgeschlagenes Budget für das Projekt veröffentlichen, die Preisspanne angeben, in der Sie bleiben möchten, oder den Bietern erlauben, ihre eigenen Budgetpläne zu veröffentlichen und die Auswahl des niedrigsten Budgets in Betracht zu ziehen, das dennoch ein qualitativ hochwertiges Endprodukt bietet.

• Zusätzliche Richtlinien und Fristen für die Einreichung: Geben Sie alle weiteren Projektdetails an, die Sie vom Unternehmen erhalten möchten, sowie die Fristen, bis zu denen Bieter ihre Vorschläge einreichen müssen.

Ausschreibungsprozess

Nehmen Sie sich die Zeit, eine Angebotsanfrage zu erstellen, in der klar dargelegt wird, was Sie von dem Projekt erwarten und welche Bieter es umsetzen werden. Befolgen Sie sorgfältig den Genehmigungsplan und die Richtlinien, die Sie entwickelt und in der Angebotsanfrage dargelegt haben, um sicherzustellen, dass Ihre Bieter fair behandelt werden, und warten Sie nicht zu lange auf Ihre Antwort. Befolgen Sie diese Schritte, um den Ausschreibungsprozess erfolgreich abzuschließen:

1. Bestimmen Sie, wonach Sie bei einem idealen Projekt oder Bewerber suchen

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen, um Richtlinien und Ziele für Ihr Projekt festzulegen. Sie sollten sich auch mit Ihren Buchhaltungs- und Finanzteams treffen, um das Budget für Ihr Projekt festzulegen und herauszufinden, wie der ideale Vorschlag für Ihr Unternehmen aussieht. Erstellen Sie eine Liste mit Kriterien und Details, die Sie und Ihr Team in jedem Vorschlag sehen möchten. Auf diese Weise können Sie eine detaillierte Angebotsanfrage erstellen, die den Bietern genügend Informationen liefert, um zu verstehen, wonach Sie bei einem Projekt suchen.

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, bilden Sie ein Vorschlagsprüfungsteam, bevor Sie eine Angebotsanfrage einreichen. Auf diese Weise können Sie einen separaten Zeitplan erstellen, wann Sie und Ihr Team verschiedene Vorschläge prüfen und endgültige Entscheidungen treffen. Ihr Angebotsprüfungsteam kann auch mit Ihnen zusammenarbeiten, um eine attraktive und relevante Angebotsanfrage zu erstellen, indem es die Elemente festlegt, die Sie alle darin aufnehmen möchten.

2. Schreiben Sie eine klare und relevante Angebotsanfrage.

Sobald Sie und Ihr Team entschieden haben, was in die Angebotsanfrage aufgenommen werden soll, können Sie damit beginnen, sie für Bieter zu verfassen. Schließen Sie alle Elemente und Abschnitte ein, auf die Sie und Ihr Team sich geeinigt haben, und stellen Sie sicher, dass sie die Geschichte Ihres Unternehmens, die Mission und den Zweck Ihres Projekts sowie die spezifischen Richtlinien, die jeder Bieter sorgfältig befolgen muss, klar definieren. Es sollte direkt, leicht verständlich und für das Projekt als Ganzes relevant sein.

3. Bearbeiten und überprüfen Sie die Angebotsanfrage.

Sobald Sie Ihren ersten Entwurf fertiggestellt haben, überprüfen Sie ihn selbst und lesen Sie ihn noch einmal, um sicherzustellen, dass er prägnant und frei von Grammatikfehlern ist. Versuchen Sie, es aus der Perspektive eines Bieters zu lesen, um sicherzustellen, dass es alle Regeln und Informationen enthält, die er benötigt, um einfach darzustellen, was Sie in Ihrem idealen Projekt suchen. Bitten Sie Ihr Vorschlagsteam, es zu überprüfen und alle Vorschläge oder Elemente hinzuzufügen, die ihrer Meinung nach fehlen könnten. Das Führungsteam kann außerdem eine Überprüfung des Vorschlags anfordern und alle wichtigen Details hinzufügen, die seiner Meinung nach für den Erfolg des Projekts entscheidend sind.

4. Veröffentlichen Sie eine Angebotsanfrage und geben Sie einen angemessenen Zeitrahmen an

Sobald alle Ihre Angebotsanfrage genehmigt haben, verteilen Sie sie mit einer klaren Frist an die Öffentlichkeit, damit sich die Bieter problemlos daran halten können. Teilen Sie potenziellen Bietern am besten auch schon vorab mit, dass Ihre Angebotsanfrage bearbeitet wird und demnächst bekannt gegeben wird.

Wenn Sie eine Angebotsanfrage veröffentlichen, geben Sie klare Informationen darüber an, wie Bieter Sie bei Fragen kontaktieren oder weitere Informationen über das Projekt erhalten können. Sie können Ihre Veröffentlichung über verschiedene Marketing- und Werbekanäle wie Pressemitteilungen, Social-Media-Seiten und andere Nachrichten- oder Medienkanäle ankündigen.

5. Überprüfen Sie den Wert und grenzen Sie ihn auf eine Gruppe potenzieller Bieter ein.

Treffen Sie sich mit Ihrem Analyseteam, um Ihre Angebote zu organisieren und zu überprüfen. Wenn Sie mehrere Anfragen erhalten, müssen Sie möglicherweise ein oder zwei Schlüsselpersonen damit beauftragen, die RFPs zu prüfen und die Anfragen einzugrenzen, damit Ihr Team sie gemeinsam prüfen kann. Stellen Sie fest, welche Projektvorschläge eindeutig den Richtlinien entsprechen, geben Sie die wichtigsten Details an, nach denen Sie suchen, und erreichen Sie alle Ziele, die Sie sich für Ihr gewünschtes Projekt gesetzt haben.

Wählen Sie drei bis fünf Projekte aus, an denen Sie und Ihr Team am meisten interessiert sind, und teilen Sie den Bietern mit, dass Sie planen, mit der nächsten Phase des Prüfungsprozesses fortzufahren.

6. Preise aushandeln

Einer der entscheidenden Faktoren bei der Auswahl des besten Bieters für Ihr Projekt ist der geschätzte Preis, den die Bieter verlangen. Mit diesem nächsten Schritt können Sie Bieter fragen, ob sie den Preis senken möchten. Diejenigen, die bereit sind, ihre Preisspanne zu senken, erhalten möglicherweise mehr Aufmerksamkeit, wenn sie dennoch eine qualitativ hochwertige Projektidee und einen hochwertigen Service anbieten.

Wenn es Organisationen gibt, die einen höheren Preis für ihre Dienstleistungen anbieten, Sie aber der Meinung sind, dass der Preis die von ihnen gebotene Qualität immer noch wert ist, dann können Sie sie dennoch als gute Option für das Projekt in Betracht ziehen.

7. Fordern Sie zusätzliche Informationen und endgültige Angebote an

Der letzte Schritt des Überprüfungsprozesses besteht darin, die Bieter um zusätzliche Informationen über das Projekt zu bitten, anhand derer Sie besser feststellen können, ob sie am besten geeignet sind. Geben Sie ihnen einen klaren Zeitrahmen, wann sie Ihnen diese zusätzlichen Informationen zur Verfügung stellen müssen. Fragen Sie, ob sie bereit sind, ein letztes Mal mit Ihnen über einen neuen Preis zu verhandeln.

Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um herauszufinden, welche Bieter den wertvollsten Projektvorschlag zu einem angemessenen Preis anbieten. Auch Ihr Führungsteam kann sich einbringen und die endgültige Entscheidung für Sie treffen.

8. Erstellen Sie einen Vertrag für den von Ihnen ausgewählten Bieter.

Sobald Sie einen Bieter für die Fertigstellung Ihres Projekts ausgewählt haben, wenden Sie sich direkt an ihn und erstellen Sie einen Vertrag, der den bereits in Ihrer Angebotsanfrage aufgeführten Richtlinien entspricht. Darin sollten auch die vereinbarten Bedingungen, die Frist und der Zahlungsbetrag für den Bieter enthalten sein. Nachdem Sie vom Bieter die mündliche und schriftliche Zustimmung zur Arbeit an dem Projekt erhalten haben, geben Sie eine formelle Bekanntmachung ab, in der Sie Ihre endgültige Entscheidung der Öffentlichkeit bekannt geben.