Definition und Beispiele • BUOM

3. März 2021

Veranstaltungskoordinatoren sind für die Gesamtplanung, Entwicklung und Organisation von Veranstaltungen, Partys und anderen Veranstaltungen verantwortlich und können mit einer Vielzahl unterschiedlicher Kundentypen zusammenarbeiten. Diese Fachkräfte müssen sich jedoch auf starke Fähigkeiten verlassen, um ihre täglichen Aufgaben erfüllen zu können.

Wenn Sie eine Karriere als Veranstaltungskoordinator beginnen, müssen Sie einige Schlüsselkompetenzen entwickeln, um im Job erfolgreich zu sein. In diesem Artikel besprechen wir, was Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator sind, wie Sie sie verbessern und am Arbeitsplatz anwenden können und wie Sie diese Fähigkeiten in Ihrem Lebenslauf, Anschreiben und während eines Vorstellungsgesprächs hervorheben können.

Was sind die Fähigkeiten eines Veranstaltungskoordinators?

Veranstaltungskoordinatoren planen, bereiten Veranstaltungen für eine Vielzahl von Kunden und Unternehmen vor und helfen bei der Durchführung. Diese Fachkräfte verlassen sich auf eine starke Kombination aus Soft- und Hard-Skills, um ihre Rolle als wichtige Führungskraft bei Branding-, Schulungs- und Unterhaltungsveranstaltungen zu erfüllen. Fähigkeiten wie schriftliche Kommunikation, Anpassungsfähigkeit und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind nur einige der Soft Skills, die Sie benötigen, um als Veranstaltungsplaner erfolgreich zu sein.

Beispiele für Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator

Veranstaltungskoordinatoren führen in der Regel Aufgaben aus, die komplexe Fähigkeiten erfordern, wie z. B. Schreiben und Technologieanwendungen wie Social-Media-Management, und sie sind außerdem auf Erfahrung in einer Reihe von Soft Skills angewiesen, darunter:

Planung und Organisation

Eine der wichtigsten Eigenschaften erfolgreicher Veranstaltungskoordinatoren ist die Fähigkeit, alle Aspekte der Veranstaltung zu planen und zu organisieren. Beispielsweise ist ein Koordinator einer großen Unternehmensschulungsveranstaltung für die Planung der Veranstaltungsdetails wie Ort, Budget, Anzahl der Mitarbeiter und andere Details verantwortlich, aus denen hervorgeht, welche Ressourcen für die Veranstaltung benötigt werden. Ihre Aufgabe ist es dann, das Personal, die Schulungsmaterialien und andere Notwendigkeiten zu organisieren, die die Schulungsleiter für die Veranstaltung benötigen.

Entscheidungsfähigkeiten

Die Fähigkeit, unter Druck schnelle Entscheidungen zu treffen oder alle Aspekte einer Entscheidung zu analysieren, sind zwei wichtige Fähigkeiten, die Veranstaltungskoordinatoren mitbringen müssen, um in ihrer Karriere erfolgreich zu sein. Wenn beispielsweise bei einer Veranstaltung etwas schief geht, beispielsweise wenn ein Gastredner nicht erscheint, müssen Veranstaltungskoordinatoren in der Lage sein, schnell Entscheidungen über das weitere Vorgehen bei der Veranstaltung zu treffen. Darüber hinaus ist die Anpassungsfähigkeit bei der Entscheidungsfindung eine weitere starke Eigenschaft, die Veranstaltungskoordinatoren häufig besitzen.

Kreatives Denken

Während des Planungsprozesses verlassen sich Veranstaltungskoordinatoren auf ihre Kreativität, um Marken, Unternehmen und anderen Kunden zum Erfolg ihrer Veranstaltung zu verhelfen. Die Fähigkeit, Themen zu erstellen, Materialien zu sammeln oder Talente für eine Veranstaltung zu finden, hängt von kreativem Denken ab. Beispielsweise verlässt sich ein Veranstaltungskoordinator, der Hochzeiten koordiniert, auf seine Kreativität, um Braut und Bräutigam bei der Auswahl des Themas, des Rahmens und anderer Veranstaltungsdetails zu unterstützen.

Schriftliche Nachricht

Als Veranstaltungskoordinator können Sie sich häufig auf die schriftliche Kommunikation verlassen. Terminplanung, das Verfassen von Anweisungen, die Kommunikation per E-Mail oder Notizen sowie andere Formen der schriftlichen Kommunikation sind äußerst wichtige Aspekte des Jobs. Viele Veranstaltungskoordinatoren nutzen ihre Schreibfähigkeiten, um Lieferlisten zu erstellen, Informationen aufzuzeichnen und mit Kunden und Kollegen zu kommunizieren.

Öffentliches Reden

Veranstaltungskoordinatoren müssen auch einen anderen Aspekt der Kommunikation beherrschen, nämlich die Fähigkeit, Ankündigungen zu machen und eine große Anzahl von Menschen zu begrüßen und mit ihnen zu sprechen. Auch wenn die Ansprache des Publikums bei einer Veranstaltung nicht immer zu ihren Aufgaben gehört, können Veranstaltungskoordinatoren öffentliche Reden nutzen, um Kunden oder Geschäftskunden als eine Form der Markenbildung anzulocken. Beispielsweise könnte ein Veranstaltungskoordinator für ein großes Marketingunternehmen, das eine Networking-Veranstaltung organisiert und veranstaltet, die anwesenden Fachleute oder Kunden begrüßen und ansprechen. Darüber hinaus ist die Fähigkeit, bei der Interaktion mit anderen auf verschiedene Situationen pragmatisch zu reagieren, eine weitere Fähigkeit, die Veranstaltungskoordinatoren entwickeln.

Führungskompetenz

Da Veranstaltungskoordinatoren bei der Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung mit anderen zusammenarbeiten, müssen sie über ausgeprägte Führungsqualitäten verfügen. Viele Veranstaltungsorganisatoren und Fachleute leiten Mitarbeiter, Teilnehmer und andere bei der Organisation von Veranstaltungen. Daher nutzen sie in der Regel Managementfähigkeiten wie das Delegieren von Aufgaben, die Bereitstellung von Feedback und die Leitung von Arbeitsgruppen für die Durchführung einer Veranstaltung.

Zeiteinteilung

Das Planen von Aufgaben, das Planen von Besprechungen und das Abschließen von Projekten erfordern ausgeprägte Zeitmanagementfähigkeiten, und der Erfolg von Veranstaltungskoordinatoren hängt von dieser Eigenschaft ab. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung planen, müssen Sie Fristen, Zeitpläne und verschiedene Aufgaben im Auge behalten, die Sie innerhalb des angemessenen Zeitrahmens erledigen müssen. Um Ihre Karriere als Veranstaltungskoordinator voranzutreiben, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren und den Zeitplan einhalten.

Netzwerkfähigkeiten

Veranstaltungskoordinatoren sind Networking-Experten. Von der Gewinnung neuer Kunden bis hin zum Versenden von Einladungen zu Kundenmärkten finden diese Fachleute immer Möglichkeiten, Menschen für Veranstaltungen zu gewinnen. Soziale Medien, digitale Öffentlichkeitsarbeit und Engagement sind zwei wichtige Ansätze, die Veranstaltungskoordinatoren nutzen können, um mit ihren Communities in Kontakt zu treten, Beziehungen zu Fachleuten und Kunden aufzubauen und Menschen zu motivieren, an den von ihnen geplanten und veranstalteten Veranstaltungen teilzunehmen.

Computerfähigkeiten

Die Computerkenntnisse, die Sie als Veranstaltungskoordinator benötigen, hängen von Ihrem Einsatz der Technologie ab. Da viele Fachleute Online-Networking nutzen, um ihr Publikum zu erweitern und neue Märkte zu erschließen, können Kenntnisse in sozialen Medien, E-Mail- und Chat-Nachrichten sowie anderen grundlegenden Computeranwendungen eine wichtige Eigenschaft für einen Veranstaltungskoordinator sein.

So verbessern Sie Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator

Im weiteren Verlauf Ihrer Karriere ist es wichtig, Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Die folgenden Schritte beschreiben einige Ansätze, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator verbessern können:

1. Werden Sie ein Networking-Experte

Ein Schritt zur Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator besteht darin, mehr Erfahrung im Networking zu sammeln. Nutzen Sie soziale Medien, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, die an den von Ihnen geplanten Veranstaltungen interessiert sein könnten. Wenn Sie beispielsweise Schulungsveranstaltungen für Firmenkunden planen, können Sie über das Netzwerk potenzielle Kunden finden, die möglicherweise Lösungen für die Planung und Durchführung einer Schulungsveranstaltung für ihre Mitarbeiter benötigen. Je mehr Sie Ihre Networking-Fähigkeiten entwickeln, desto mehr Menschen können Sie erreichen. Dies bedeutet eine größere Reichweite potenzieller Märkte, die nach Veranstaltungskoordinatoren für die Planung ihrer Aktivitäten suchen.

2. Arbeiten Sie an Ihren Kommunikationsfähigkeiten

Entwickeln Sie Ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten, indem Sie sich an sozialen Medien beteiligen, E-Mails an Ihre Interessenten senden und Newsletter und andere Formen der schriftlichen Kommunikation erstellen. Arbeiten Sie auch an Ihrem Selbstvertrauen beim öffentlichen Reden, wenn Sie dadurch nervös werden. Lernen Sie Techniken, um Ihr Publikum einzubeziehen, sich zu vernetzen und mit neuen Leuten in Kontakt zu treten.

3. Üben Sie Zeitmanagement und Organisation

Eine weitere Möglichkeit, Ihre allgemeinen Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator zu verbessern, besteht darin, an Zeitmanagementtechniken zu arbeiten. Da diese Rolle von der Verwaltung und Einhaltung von Zeitplänen, Besprechungen und Veranstaltungen abhängt, ist es wichtig, über ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Priorisierung zu verfügen. Versuchen Sie es mit verschiedenen Methoden, wie z. B. Besprechungserinnerungen oder Aufgabenverwaltungs-Apps, um Ihre Projekte und Arbeitszeit zu priorisieren.

4. Nehmen Sie an Networking-Veranstaltungen teil

Nehmen Sie an Networking-Veranstaltungen für Veranstaltungsorganisatoren und -koordinatoren, PR-Experten und andere in Nischen teil, die Ihrer Rolle ähneln. Dies wird Ihnen nicht nur dabei helfen, potenzielle Kunden kennenzulernen, sondern auch bei der Zusammenarbeit und beim Austausch von Ideen und Techniken zur Geschäftsgewinnung mit anderen. Darüber hinaus kann das Treffen mit gleichgesinnten Fachleuten bei Networking-Veranstaltungen zu Empfehlungen und zukünftigen Richtungen führen.

5. Verbessern Sie Ihre Hard Skills

Veranstaltungskoordinatoren sind bei der Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen auf komplexe Fähigkeiten wie Computerkenntnisse und digitale Ansätze angewiesen. Erwägen Sie die Verwendung und das Erlernen der Funktionen beliebter Projektmanagement-Apps, Planungssoftware und Terminplanungssoftware. Wenn Sie Ihr Wissen und Ihre Erfahrung mit solchen Technologietools erweitern, können Sie Ihre Arbeitsaufgaben rationalisieren und Ihre Projekte organisieren.

Fähigkeiten als Koordinator für Veranstaltungen am Arbeitsplatz

Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator am Arbeitsplatz einzusetzen und so Ihre Karriere voranzutreiben:

• Nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Netzwerk auf. Pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit Ihrem Netzwerk, einschließlich Kollegen und Kunden. Kommunizieren Sie per Telefon, E-Mail, über soziale Medien und auf andere Weise, wenn Sie Neuigkeiten zu Veranstaltungen, saisonalen Angeboten oder in Form von Dankesnotizen und Nachfassnachrichten nach der Teilnahme an Ihren Veranstaltungen haben.

• Holen Sie Feedback von Veranstaltungsteilnehmern ein. Bitten Sie Fachleute und Kunden, die an von Ihnen koordinierten Veranstaltungen teilnehmen, um Feedback zu ihrer Meinung zu der Veranstaltung. Finden Sie beispielsweise heraus, welche Aspekte der Veranstaltung für die Teilnehmer am erfolgreichsten waren und was verbessert werden könnte, und nutzen Sie dieses Feedback, um zukünftige Veranstaltungen zu entwerfen und zu koordinieren.

• Nehmen Sie an Umfragen teil, die Ihnen bei der Entwicklung ansprechender Aktivitäten helfen. Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, von Teilnehmern Feedback zu Ihren Veranstaltungen zu erhalten. Erstellen Sie Umfragen, in denen Sie nach verschiedenen Merkmalen Ihrer Veranstaltungen fragen, z. B. Ort, Thema und anderen Aspekten, die Ihnen dabei helfen können, ansprechende Veranstaltungen für zukünftige Projekte zu verbessern und zu entwickeln.

• Erwägen Sie den Einsatz von Produktivitätstools. Nutzen Sie Zeitmanagement- und Organisationstools wie mobile Apps, mit denen Sie Projekte verfolgen, Besprechungen planen und Alarme für Fristen und Ereignisse einstellen können. Einfache Technologieressourcen wie diese können eine effektive Möglichkeit sein, den Überblick über die verschiedenen Projekte zu behalten, die Sie übernehmen.

So heben Sie Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator hervor

Die folgenden Informationen veranschaulichen, wie Sie Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator unter Beweis stellen können, wenn Sie sich auf offene Stellen bewerben oder mit potenziellen Kunden sprechen, die nach Veranstaltungskoordinationsdiensten suchen:

Zusammenfassend

Heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor, indem Sie Ihre Erfahrungen mit der Stelle in Verbindung bringen, auf die Sie sich bewerben. Wenn beispielsweise in der Stellenbeschreibung eines Veranstaltungskoordinators angegeben ist, dass für die Stelle Computerkenntnisse und Redefähigkeiten erforderlich sind, geben Sie Beispiele für Ihre Erfahrungen in diesen Bereichen an. Darüber hinaus ist es wichtig, in Ihrem Lebenslauf mit den Stellenanforderungen sofort Ihre Eigenschaften hervorzuheben.

Im Anschreiben

Bestätigen Sie Ihr Interesse an der Stelle und heben Sie hervor, wie Ihre Kommunikations-, Networking-, Organisations- und anderen Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator der Organisation, für die Sie sich bewerben, von Nutzen sein werden. Dies zeigt Arbeitgebern Ihr Engagement, einen Beitrag zu ihrem Unternehmen zu leisten, und Ihre Fähigkeit, Ihre Rolle effektiv wahrzunehmen.

Während des Interviews

Beschreiben Sie, wie Ihre Fähigkeiten als Veranstaltungskoordinator Ihnen geholfen haben, ein Ziel zu erreichen, z. B. die Umsatzsteigerung oder den Eintritt in einen neuen Markt, um Ihre Erfahrung und Qualifikationen für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, unter Beweis zu stellen. Darüber hinaus sollten Ihre Antworten auch darauf eingehen, wie Sie ähnliche Ergebnisse für die Organisation erzielen möchten, für die Sie ein Vorstellungsgespräch führen.