Definition und Beispiel • BUOM
9. Juni 2021
Projekte zur Prozessverbesserung werden von vielen Unternehmen und Organisationen genutzt, um ihre Abläufe zu verbessern. Für ein erfolgreiches Prozessverbesserungsprojekt sind mehrere Dinge wichtig, aber jedes Projekt beginnt mit der Identifizierung des Problems, das gelöst werden muss. Wenn Sie verstehen, was eine Problemstellung ist und wie man sie schreibt, können Sie bei der Arbeit an Prozessverbesserungsprojekten erfolgreicher sein. In diesem Artikel besprechen wir anhand eines Beispiels, was eine Problemstellung ist und welche Schlüsselelemente sie hat.
Was ist eine Problemstellung?
Eine Problemstellung ist eine kurze Beschreibung des Problems oder der Probleme, die das Projekt zu lösen versucht. Die Problemstellung definiert den aktuellen Zustand, den gewünschten zukünftigen Zustand und alle Lücken dazwischen. Eine Problemstellung ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument, mit dem jeder, der an einem Projekt arbeitet, weiß, welches Problem er lösen muss und warum das Projekt wichtig ist.
Die Bedeutung der Problemstellung
Die Problemstellung ist für ein Prozessverbesserungsprojekt wichtig, da sie dabei hilft, die Ziele des Projekts klar zu definieren und den Umfang des Projekts festzulegen. Es hilft auch dabei, die Handlungen und Entscheidungen der am Projekt arbeitenden Personen zu leiten. Die Darstellung des Problems kann einem Unternehmen oder einer Organisation dabei helfen, Unterstützung und Unterstützung für ein Prozessverbesserungsprojekt zu gewinnen.
Was sind die Schlüsselelemente einer Problemstellung?
Es gibt vier Schlüsselelemente, die Sie in Ihre Problemstellung aufnehmen sollten:
Ideale Situation
Wirklichkeit
Folgen
Vorschlag
1. Ideale Situation
Das erste, was Ihre Problemstellung beschreiben sollte, ist die ideale Situation, wenn es kein Problem gäbe, das Sie lösen müssten. In diesem Abschnitt werden die Ziele und der Umfang des Projekts definiert. Dieser Abschnitt sollte ein klares Bild davon vermitteln, wie die ideale Umgebung aussehen wird, sobald das Problem gelöst ist.
2. Realität
Der nächste Abschnitt der Problemstellung sollte beschreiben, wie die aktuelle Realität für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation aussieht. In diesem Abschnitt wird erläutert, um welches Problem es sich handelt, warum es sich um ein Problem handelt und wer von dem Problem betroffen ist. Außerdem wird angezeigt, wann und wo das Problem entdeckt wurde.
3. Konsequenzen
Im nächsten Abschnitt der Problembeschreibung sollte angegeben werden, welche Auswirkungen das Problem hat. In diesem Abschnitt werden die Folgen des Problems beschrieben. Dabei wird beschrieben, welche Auswirkungen es auf die von dem Problem betroffenen Personen hat und wie stark das Problem sie betrifft. Häufige Folgen können der Verlust von Zeit, Geld, Ressourcen, Wettbewerbsvorteilen, Produktivität usw. sein.
4. Vorschlag
Der Vorschlagsabschnitt einer Problemstellung kann mehrere mögliche Lösungen für das Problem enthalten, es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass er keine spezifische Lösung angeben muss. Der Zweck des Vorschlagsabschnitts sollte darin bestehen, das Projektteam dabei zu unterstützen, wie es das Problem erkunden, untersuchen und lösen kann.
So schreiben Sie eine Problembeschreibung
Eine gute Problemstellung kann erstellt werden, indem mehrere Fragen im Zusammenhang mit dem Problem identifiziert und beantwortet werden. Der Prozess zum Schreiben einer Problemstellung sollte die Beantwortung von Fragen mit einer Methode umfassen, die allgemein als 5W2H bekannt ist. Bei diesem Prozess geht es darum, festzustellen, was das Problem ist, warum es ein Problem ist, wann und wo das Problem festgestellt wurde, wen das Problem betrifft, wie das Problem sie beeinflusst und in welchem Ausmaß das Problem Auswirkungen hat. Sie können den folgenden Prozess verwenden, um eine Problemstellung zu erstellen, die Folgendes angeht:
Definiere das Problem.
Beginnen Sie Ihre Aussage mit Ihrer idealen Situation.
Beschreiben Sie aktuelle Lücken.
Nennen Sie die Folgen des Problems.
Bieten Sie eine Lösung für das Problem an.
1. Definieren Sie das Problem
Bevor Sie mit dem Verfassen einer Problemstellung beginnen können, müssen Sie zunächst feststellen, wo das Problem liegt.
2. Beginnen Sie Ihre Aussage mit Ihrer Idealsituation.
Anschließend können Sie damit beginnen, eine Problemerklärung zu verfassen und zu beschreiben, wie eine ideale Umgebung aussehen würde, wenn Ihr Problem nicht bestünde. In diesem Abschnitt sollte versucht werden, zu beschreiben, was Ihr Unternehmen als Ergebnis des Prozessverbesserungsprojekts erreichen möchte.
3. Beschreiben Sie aktuelle Lücken
Schreiben Sie dann den eigentlichen Abschnitt Ihrer Problemstellung. Ihr Ziel in diesem Abschnitt sollte es sein, klar zu definieren, wie die aktuelle Umgebung aussieht. In diesem Abschnitt sollten Sie feststellen, wo das Problem liegt, was es verursacht und warum es ein Problem ist. Außerdem sollten Sie beschreiben, wann, wo und wie Sie das Problem feststellen konnten.
4. Nennen Sie die Folgen des Problems
Schreiben Sie dann einen Abschnitt über die Konsequenzen Ihrer Problemstellung. Dieser Abschnitt dient der Quantifizierung und Untermauerung der Aussage, um welches Problem es sich handelt. In diesem Abschnitt können Sie bestimmte Zahlen ermitteln, z. B. den Zeit- oder Einkommensverlust oder die Menge der verschwendeten Ressourcen. In diesem Abschnitt ist es wichtig, konkrete Zahlen zur Untermauerung Ihrer Behauptungen anzugeben.
5. Bieten Sie eine Lösung für das Problem an
Beenden Sie Ihre Aussage abschließend mit einem Abschnitt mit Vorschlägen. In diesem Abschnitt sollten Sie versuchen herauszufinden, wie Ihr Unternehmen Ihre Ziele erreichen und ein ideales Umfeld schaffen wird. Obwohl Sie in diesem Abschnitt mehrere mögliche Lösungen identifizieren können, ist es wichtiger, sich darauf zu konzentrieren, zu definieren, wie Ihr Unternehmen diese Lösungen finden wird, als darauf, die spezifische Lösung zu identifizieren, die verwendet werden soll.
Ein Beispiel für eine Problemstellung
Hier ist ein Beispiel für die Festlegung einer Aufgabe für ein Vertriebs-Callcenter:
Ideale Situation:
Im Idealfall würden unsere Vertriebsmitarbeiter ihre Produktivität maximieren, indem sie jeden Tag mehr Kontakte mit potenziellen Kunden knüpfen könnten.
Wirklichkeit:
Derzeit sind unsere Vertriebsmitarbeiter nicht in der Lage, die Anzahl der Leads, die sie täglich kontaktieren, zu maximieren, da sie zu viel Zeit damit verbringen, nach den richtigen Leads für den Anruf zu suchen und die Lead-Informationen in das System einzugeben, bevor sie Anrufe tätigen. Dies ist ein Problem, da die Zeit, die unsere Vertriebsmitarbeiter mit der Suche nach Leads und der Eingabe von Lead-Informationen in unser System verbringen, genutzt werden könnte, um mit qualifizierteren Leads in Kontakt zu treten und den Umsatz zu steigern. Wir haben dieses Problem in unserem Vertriebs-Callcenter im Rahmen einer Umfrage festgestellt, um Feedback von unseren Vertriebspartnern darüber einzuholen, was ihre Fähigkeit zur Umsatzmaximierung einschränkt.
Folgen:
Unsere Vertriebsmitarbeiter verbringen derzeit etwa zwei Stunden am Tag mit der Suche nach qualifizierten Leads und weitere zwei Stunden am Tag mit der Eingabe von Interessenteninformationen in unser System, bevor sie mit dem Anruf beginnen. Das bedeutet, dass unsere Vertriebsmitarbeiter nur die Hälfte ihres Arbeitstages damit verbringen, qualifizierte Interessenten anzurufen. Da unsere Vertriebsmitarbeiter nicht ihre gesamte Schicht nutzen können, um mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, wirkt sich dies negativ auf ihr Gesamtumsatzvolumen aus. Unser Unternehmen schätzt, dass unsere Vertriebsmitarbeiter mindestens doppelt so viele Verkäufe tätigen könnten, wenn sie ihre gesamte Schicht damit verbringen könnten, qualifizierte Leads zu kontaktieren.
Vorschlag:
Unser Unternehmen möchte dieses Problem angehen, indem es ein Prozessverbesserungsteam aufbaut, um mehrere mögliche Lösungen zu finden, wie wir die Zeit reduzieren können, die unsere Vertriebsmitarbeiter damit verbringen, qualifizierte Leads nicht zu kontaktieren.