Was ist eine Rechnung? Definition und Zweck • BUOM
7. Dezember 2021
Das Versenden und Empfangen von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil beim Kauf und Verkauf von Waren. Zu verstehen, wie Rechnungen funktionieren, ist ein wichtiger Teil der Arbeit in der Fertigung, im Einzelhandel oder im Vertrieb. Um Rechnungen erfolgreich zu erstellen, zu versenden und zu beantworten, müssen Sie verstehen, was Rechnungen sind, was sie enthalten und wie man sie erstellt. In diesem Artikel erklären wir die Definition einer Rechnung, erläutern, was Rechnungen beinhalten, und erläutern die Schritte, die Sie zum Schreiben und Versenden einer Rechnung befolgen können.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, das vom Hersteller oder Lieferanten eines Produkts an den Käufer gesendet wird. In einer Rechnung sind die Kosten des Produkts aufgeführt und die Verantwortung des Verbrauchers für die Bezahlung des Produkts oder der Dienstleistung festgelegt. Eine Rechnung erstellt eine physische Aufzeichnung einer Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer. Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass die Bücher und Konten eines Unternehmens vollständig und korrekt sind.
Rechnungen werden von der Buchhaltung eines Unternehmens verwendet, um Umsatz- und Debitorenaufzeichnungen zu erstellen. Sie dienen vielen anderen Zwecken, darunter:
Fordern Sie Zahlungen von Kunden an
Ausgangsverfolgung
Generieren Sie Daten, die es Buchhaltern ermöglichen, zukünftige Gewinne abzuschätzen
Bereitstellung von Einkommensinformationen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verwendet werden können
Führen Sie eine leicht zugängliche Aufzeichnung von Verkäufen und Transaktionen
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Rechnung?
Rechnungen und Rechnungen weisen einige Ähnlichkeiten auf, dienen jedoch jeweils einem anderen Zweck. Rechnungen werden vom Lieferanten des Produkts oder der Dienstleistung erstellt und versendet. Auf der Rechnung ist angegeben, was produziert wurde, wer es gekauft hat und die Zahlungsbedingungen. Eine Rechnung kann vor oder nach der Produktlieferung erstellt und versendet werden. Häufig legen Lieferanten bei der Lieferung von Produkten eine Kopie der Rechnung dem Paket bei, damit der Käufer sicherstellen kann, dass alle Artikel abgerechnet wurden.
Alternativ ist eine Rechnung einfach ein Dokument des Verkäufers, das eine sofortige Zahlung erfordert. In einer Rechnung wird der Kunde in der Regel zu einer bestimmten Handlung oder zur Erfüllung einer Vereinbarung aufgefordert. Im Gegensatz zu einer Rechnung enthalten typische Rechnungen, die Sie erhalten, keine detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen. Häufige Beispiele für Rechnungen sind Abrechnungen, die Sie von Kabel- oder Elektrizitätsunternehmen erhalten. Wenn Sie schließlich eine Rechnung erhalten, werden Sie in der Regel aufgefordert, diese innerhalb weniger Tage oder Wochen zu bezahlen.
Was beinhaltet die Rechnung?
Rechnungen enthalten in der Regel mehrere wichtige Informationen. Das beinhaltet:
Rechnungsdatum
Die erste Information auf einer Rechnung ist in der Regel das Erstellungsdatum. Das Datum ist notwendig, da es den Beginn der Zahlungsfrist bzw. des Zeitraums markiert, in dem der Käufer die gesamte Zahlung leisten muss. Wenn für die Zahlung eine strenge Frist gilt, informiert die Angabe des Datums den Käufer über die Frist und liefert dem Verkäufer eine unwiderlegbare Aufzeichnung der Zahlungsfrist.
Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer
Rechnungen müssen den Namen und das Kontaktformular des Käufers enthalten, in der Regel auch seine E-Mail-Adresse. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Produkte an den richtigen Kunden geliefert werden. Die Rechnung sollte auch den Namen und die Adresse des Verkäufers enthalten, damit der Käufer weiß, an wen er zahlen muss und an wen er sich bei etwaigen Fehlern wenden kann.
Kontaktinformationen für Buchhaltung oder Kundendienst
Einige Rechnungen enthalten direkte Kontaktinformationen entweder des Buchhaltungspersonals oder der Kundendienstabteilung. Dadurch kann der Kunde Beschwerden, Fragen oder Rückmeldungen an die Personen richten, die ihm am meisten helfen können. Durch die Bereitstellung direkter Nummern können Vertriebsmitarbeiter Kundenprobleme schnell und effizient lösen.
Zusammenfassende Informationen zu gekauften Artikeln
Rechnungen müssen eine detaillierte Beschreibung der in der Transaktion enthaltenen Waren oder Dienstleistungen enthalten. Dabei handelt es sich in der Regel um eine detaillierte Liste mit kurzen Beschreibungen der Produkte. Anhand dieser Zusammenfassung kann der Kunde feststellen, ob die erhaltenen Produkte korrekt sind und ob der korrekte Geldbetrag berechnet wurde.
Besondere Zahlungsbedingungen
Die letzte Information, die die Rechnung enthalten muss, sind die Zahlungsbedingungen des Verkäufers. Dazu gehören der geschuldete Gesamtbetrag, die Zahlungsfrist, die der Käufer zu zahlen hat, und die Zahlungsarten, die der Verkäufer akzeptiert.
So schreiben und versenden Sie Rechnungen
Wenn Sie E-Accounting-Dienste nutzen, können Sie ganz einfach Rechnungen erstellen und ausdrucken. Hier sind die notwendigen Schritte, die Sie beim Versenden einer Rechnung ausführen müssen:
1. Richten Sie die Rechnung an den Kunden
Sie müssen die Bestellinformationen des Kunden überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie seinen Namen und seine Adresse korrekt eingeben. Für die Paketrücksendung müssen Sie außerdem Ihren Namen und Ihre Adresse angeben.
2. Geben Sie Ihre Transaktionsauftragsnummer und/oder Versandnummer an.
Allen Bestellungen und Sendungen muss eine eindeutige Bestellnummer zugewiesen werden. Dies ermöglicht es Computersystemen, Auftragsproduktions- und Lieferinformationen zu verfolgen. Die Angabe der Bestellnummer auf der Rechnung ermöglicht es dem Kunden zudem, die Transaktion umfassend zu dokumentieren.
3. Listen Sie die Namen/Beschreibungen aller verkauften Artikel auf.
Die wichtigste Information auf einer Rechnung ist meist die detaillierte Auflistung der bestellten Produkte. Diese Liste kann den spezifischen Namen, die Beschreibung und das Gewicht aller Artikel im Paket enthalten. Dadurch können Hersteller und Käufer feststellen, ob die Bestellung korrekt abgeschlossen wurde.
4. Erfassen Sie alle Anzahlungen oder früheren Zahlungen des Kunden.
Wenn der Kunde bereits eine Anzahlung oder Teilzahlung auf den Bestellbetrag geleistet hat, müssen Sie diese Information auf der Rechnung angeben. Sie müssen auch angeben, wie viel der Gesamtkosten (sofern vorhanden) noch ausstehen.
5. Listen Sie akzeptable Zahlungsarten auf
Sie sollten Ihren Kunden stets genau mitteilen, wie sie die Zahlung absenden können. Dies kann Online-Zahlungen, Schecks, direkte Einzahlungen oder Bargeldtransaktionen umfassen.
6. Geben Sie Versandinformationen an
Beim Versand physischer Produkte müssen Sie Sendungsverfolgungsnummern, voraussichtliche Liefertermine und den Namen des von Ihnen genutzten Versandunternehmens angeben. Dadurch kann der Kunde sein Paket verfolgen und beschädigte oder verspätete Sendungen melden.
7. Erklären Sie die Zahlungsbedingungen
Sie müssen außerdem die Zahlungsbedingungen angeben, die Sie für die Transaktion festgelegt haben. Dazu gehören der geschuldete Gesamtbetrag und die Zeitspanne, in der der Kunde die Zahlung leisten muss. Sie können auch eine Kontaktnummer Ihrer Buchhaltungsabteilung angeben, damit der Kunde bei Fragen anrufen kann.
Beispiel einer Rechnung
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein typisches Geschäftskonto aussehen könnte:
Robin Hill Designs, LLC.
123 Hauptstr.
Columbia, Indiana
33345 Konto für: Kontonummer: 18865302 An:
Edward Jackson
(email protected) Eingereicht: 13. Dezember 2019 Fällig: 3. Januar 2020
Herr Jackson,
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Schöne Ferien,
Carter Smith
Produktmanagementbüro
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