Definition und 7 Schlüsselindikatoren • BUOM
10. September 2021
Ein effektives Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Mitarbeiter erwarten, in jeder Lohnperiode pünktlich genaue Löhne zu erhalten, und Unternehmen können dieser Erwartung gerecht werden, indem sie sicherstellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilungen effizient arbeiten. Das Erlernen einiger gängiger Leistungsindikatoren (KPIs) effektiver Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilungen kann Ihnen dabei helfen, die Leistung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung zu verfolgen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und Ziele zu setzen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. In diesem Artikel definieren wir, was Effizienz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, und stellen sieben Beispiele für Lohn- und Gehaltsabrechnungs-KPIs zur Verfügung, die Sie in Ihrem Unternehmen verfolgen können.
Was ist Lohneffizienz?
Mit der Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung messen Unternehmen ihre Fähigkeit, ihre Mitarbeiter genau und pünktlich zu bezahlen. Viele Arbeitnehmer sind darauf angewiesen, dass ihr Arbeitgeber ihre Gehaltsschecks pünktlich mit der korrekten Höhe des Verdienstes auszahlt, damit sie ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen können. Wenn Arbeitgeber die Gehaltserwartungen ihrer Mitarbeiter erfüllen, kann dies die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und den Zeitaufwand für die Korrektur von Fehlern und die Reaktion auf Mitarbeiteranliegen reduzieren. Um einen reibungslosen Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten, verfolgen Unternehmen die Leistung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung anhand spezifischer, messbarer KPIs. Diese Kennzahlen helfen Unternehmen dabei, ihre Stärken und Schwächen einzuschätzen, damit sie effektive interne Prozesse entwickeln können, um den Erfolg der Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
7 Leistungsindikatoren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Hier sind sieben KPIs, mit denen Sie die Kennzahlen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens verfolgen können:
1. Gehaltskosten
Wenn Sie die Kosten des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses kennen, können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie die Lohn- und Gehaltskosten senken können. Sie können beispielsweise alle mit Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehlern verbundenen Kosten wie Bußgelder oder Verzugszinsen sowie die Höhe der an Mitarbeiter gezahlten Überstunden nachverfolgen. Sie können auch die Kosten für den Betrieb einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung, einschließlich Personal und Büroflächen, sowie etwaige Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf von Software zur Speicherung und Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen abschätzen. Durch die Verfolgung Ihrer Lohnkosten können Sie Ihre Ausgaben kontrollieren.
Sie können sich Ziele setzen, um die Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu senken, ohne an Effizienz oder Genauigkeit zu verlieren. Beispielsweise könnten Sie sich zum Ziel setzen, Ihre Lohnkosten im nächsten Quartal um 15 % zu senken. Sie können einen Plan entwickeln, um die Kosten für den Betrieb Ihrer Lohnbuchhaltungsbüros zu senken, indem Sie für Ihre Lohnbuchhaltungsmitarbeiter einmal pro Woche einen Heimarbeitstag organisieren. Nachdem Sie ein Ziel festgelegt und einen Plan umgesetzt haben, überwachen Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie an wichtigen Punkten, beispielsweise einmal im Monat. Passen Sie den Plan nach Bedarf an, um Ihr Ziel zu erreichen.
2. Produktivität und Effizienz
Effizienz ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Kennzahl misst, wie gut Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ihre Ressourcen wie Zeit und Budget nutzt, um Ergebnisse zu erzielen. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung produktiv und effizient ist, nutzt sie ihre Ressourcen optimal aus, um ihre Ziele zu erreichen, beispielsweise sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genaue und pünktliche Gehälter erhalten. Selbst Unternehmen, die ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwenden, können manchmal auf besondere Umstände stoßen, die manuelle Anpassungen erfordern. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise bezahlten Urlaub nimmt, muss der Arbeitgeber dies möglicherweise manuell abrechnen.
Um diesen KPI zu bewerten und zu verbessern, berücksichtigen Sie Faktoren wie den Zeitaufwand für die Korrektur von Lohn- und Gehaltsabrechnungsfehlern, wie oft die Abteilung rückwirkende Zahlungen leisten muss und wie viele Zahlungen die Abteilung außerhalb des typischen Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus vornimmt. Durch die Identifizierung etwaiger Fehlerbereiche können Sie Pläne zur Verbesserung der Abteilungsproduktivität entwickeln. Beispielsweise können Sie sich das Ziel setzen, Fehler in den nächsten drei Lohnperioden um 10 % zu reduzieren. Verfolgen Sie die durchschnittliche Anzahl der gemachten Fehler und die Art des Fehlers und implementieren Sie dann neue Systeme, um die häufigsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen zu verhindern.
3. Überstunden
Die genaue Verfolgung der Überstunden der Mitarbeiter ist wichtig, um Mitarbeiter zu belohnen, die viele Stunden für Ihr Unternehmen aufwenden, und um sicherzustellen, dass sie den Lohn erhalten, den sie verdienen. Überstunden können auch ein Indikator für Auslastungsprobleme innerhalb von Abteilungen sein. Wenn Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung ständig Überstunden leisten, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass ihre Abteilung zu viele Verantwortlichkeiten hat oder dass Sie mehr Teammitglieder einstellen müssen, um ihre Arbeit zu unterstützen. Durch die Verfolgung der Überstundenkosten können Sie auch beurteilen, ob es mehr oder weniger kosteneffektiv ist, Ihren derzeitigen Mitarbeitern für längere Arbeitszeiten mehr zu bezahlen, als für die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter.
Berücksichtigen Sie bei der Verfolgung dieses KPI, wie viele Überstunden Sie Ihren Mitarbeitern in jeder Lohnperiode zahlen möchten. Legen Sie ein Überstundenbudget fest und verfolgen Sie, wie gut Sie dieses Budget in jedem Zeitraum einhalten. Wenn Ihre Mitarbeiter ständig mehr Überstunden leisten, als Sie eingeplant haben, prüfen Sie, was zu den Überstunden beiträgt. Überlegen Sie als Nächstes, ob Sie Ihr Überstundenbudget erhöhen oder Strategien finden müssen, um die Überstunden Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren. Setzen Sie sich das Ziel, die Überstunden um einen bestimmten Prozentsatz zu reduzieren, oder schauen Sie sich die Lohnkosten an, um Ihr Überstundenbudget zu erhöhen.
4. Urlaub
Arbeitgeber bieten im Rahmen ihrer Arbeitsverträge verschiedene Möglichkeiten zur Abwesenheit des Arbeitnehmers an. Zu diesen Optionen gehören Urlaub, Krankheitszeit, Mutterschaftsurlaub und Trauerurlaub. Unternehmen müssen Vollzeitmitarbeitern Urlaub gewähren, und es ist wichtig, die bezahlte Freizeit eines Mitarbeiters als Teil Ihrer Gehaltsabrechnung zu erfassen. Mithilfe der Mitarbeiterurlaubsverfolgung können Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern über deren Abwesenheit verbessern, Urlaubsmuster, beispielsweise nach Saison, nachvollziehen und die minimale und maximale Urlaubszeit Ihrer Mitarbeiter im Durchschnitt anzeigen.
Die Verfolgung des Mitarbeiterurlaubs ist ein wichtiger KPI, der wichtige Daten liefern kann, die Ihnen bei der Planung von Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter helfen können. Beispielsweise können Sie anhand der Abwesenheitsraten der Mitarbeiter ermitteln, wann die meisten Mitarbeiter frei nehmen. Wenn die meisten Mitarbeiter im Sommer frei nehmen, können Sie Arbeitsplatzsysteme implementieren, um diese Abwesenheiten ohne Produktivitätseinbußen zu berücksichtigen.
5. Studiengebühren
Der Einstellungs- und Einarbeitungsprozess kann teuer sein. Daher ist es für die Planung Ihres Einstellungsbudgets wichtig, die mit der Schulung neuer Mitarbeiter verbundenen Kosten im Auge zu behalten. Zu den mit der Schulung neuer Mitarbeiter verbundenen Kosten gehören unter anderem die Bezahlung von Ausbildern, Investitionen in Schulungsräume, Ausrüstung und Materialien, die Zahlung der Reisekosten für neue Mitarbeiter und die Abrechnung von Produktivitätsverlusten, wenn sich neue Mitarbeiter an den Arbeitsplatz gewöhnen. Die Berechnung der Gesamtkosten für die Ausbildung neuer Mitarbeiter und deren Division durch die Anzahl der Auszubildenden kann Ihnen dabei helfen, die individuellen Kosten für die Ausbildung neuer Mitarbeiter zu ermitteln.
Die Verfolgung der Schulungskosten ist wichtig, um die zugrunde liegenden Kosten des Onboarding-Prozesses zu ermitteln. Sobald Sie ermittelt haben, welche Kosten zu Ihren gesamten Schulungskosten beitragen, können Sie Möglichkeiten zur Reduzierung dieser Kosten ermitteln. Sie können beispielsweise Ihre Reisekosten reduzieren, indem Sie Ihr Schulungssystem auf einen Remote-Prozess verlagern. Sie können auch Gruppenschulungen durchführen, wenn Sie mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig einstellen, anstatt Mitarbeiter einzeln zu schulen.
6. Anzahl der Fehler
Die Fehlerverfolgung ist ein weiterer wichtiger Indikator für die Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Reduzierung oder Eliminierung potenzieller Fehler ist der Schlüssel zur Zeit- und Geldersparnis für Unternehmen. Durch die Vermeidung von Fehlern in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verringert sich der Zeitaufwand für die Korrektur von Fehlern und die Lösung von Problemen. Außerdem wird das Risiko finanzieller Strafen minimiert, was dem Unternehmen Geld spart. Zu den Bereichen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten bei der Suche nach Fehlern prüfen sollten, gehören:
Steuern und Gebühren werden in alle Richtungen gezahlt
Genauigkeit der Arbeitszeitnachweise und Stundenlöhne der Mitarbeiter
Korrekte Einträge für Mitarbeiter, die unterschiedliche Lohnarten beziehen, z. B. Stundenlohn oder Provision.
Dokument über den bezahlten Urlaub des Mitarbeiters
Unternehmen können diesen KPI verfolgen, indem sie die Anzahl der in jeder Zahlungsperiode gemeldeten Fehler messen. Sie können sich das Ziel setzen, Fehler über einen bestimmten Zeitraum um einen bestimmten Prozentsatz zu reduzieren. Wenn Ihnen ein Bereich auffällt, in dem die Lohn- und Gehaltsabrechnung ständig Fehler macht, können Sie eine neue Richtlinie oder ein neues System implementieren, um diese Fehler zu erkennen, bevor die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet wird.
7. Startzeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Schließlich ist die Gewährleistung eines effizienten Betriebs der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein wichtiger Maßstab für die Sicherstellung ihrer Produktivität. Es braucht Zeit, eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung zu leiten, sicherzustellen, dass das Lohn- und Gehaltsabrechnungspersonal auf die Ziele der Abteilung ausgerichtet ist und dass die übermittelten Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt sind. Unternehmen können die Produktivität und Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnung überwachen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Sie können Systeme wie automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware implementieren, um die Effizienz der Abteilung zu verbessern.
Wenn Sie beispielsweise die Effizienz der Gehaltsabrechnung messen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Mitarbeiter die meiste Zeit damit verbringen, Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter einzugeben. Diese Dateneingabe nimmt Zeit in Anspruch, da die Abteilungsmitarbeiter den Urlaubsantrag jedes Mal überprüfen und manuell in das System eingeben und dabei auf Fehler prüfen müssen. Durch die Installation eines elektronischen Systems, das die Abwesenheit eines Mitarbeiters automatisch erfasst, kann die Zeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsmitarbeiter mit der Eingabe von Urlaubsinformationen verbringen, reduziert werden. Dadurch können sie mehr Zeit für andere Aufgaben aufwenden, was die Abteilung effizienter macht.