Definition, Tipps und Beispiel • BUOM

29. März 2022

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess der Planung, Überwachung und Überwachung eines Projekts. Während des Projektabschlusses kann der Projektmanager die Post-Projekt-Überprüfung nutzen, um den Fortschritt des Teams zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Wenn Sie mehr über dieses Tool erfahren und sich ein Beispiel dafür ansehen, können Sie Ihre zukünftigen Projekte überdenken, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was ein Post-Projekt-Review ist, was es beinhaltet und wie Sie sich auf Ihr nächstes Review vorbereiten können.

Was ist ein Post-Projekt-Review?

Das Post-Project-Review ist ein wichtiges Instrument, das Projektmanagern am Ende eines Projekts nutzen können. Sobald ein Projekt organisiert und umgesetzt ist, können Manager anhand der Überprüfung die Leistung des Teams analysieren und Vorschläge für zukünftige Projekte machen. Bei der Überprüfung vergleichen die Teammitglieder geplante Ergebnisse mit tatsächlichen Ergebnissen. Sie können diese Informationen nutzen, um nächste Schritte zu entwickeln und ihre Geschäftsstrategie zu verfeinern.

Eine Nachprüfung des Projekts kann Projektmanagern auf folgende Weise helfen:

  • Bestimmen Sie die effektivsten Prozesse: Projektmanager können den Bewertungsprozess nutzen, um die besten Strategien und Prozesse zu ermitteln. Durch die Analyse dessen, was gut funktioniert hat, können sie wirksame Methoden für zukünftige Projekte finden.

  • Verbesserungspotenziale finden: Durch die Analyse komplexer Bereiche und Schritte kann ein Projektmanager Verbesserungspotenziale identifizieren. Sie können dieses Wissen nutzen, um Empfehlungen für andere Teammitglieder und zusätzliche Projekte auszusprechen.

  • Identifizieren Sie individuelle Stärken und Erfolge: Teams können eine Nachbewertung des Projekts nutzen, um ihre Fortschritte und Erfolge zu dokumentieren. Dies kann dem Projektmanager helfen, Stärken zu erkennen und seine Teammitglieder anzuerkennen.

Tipps zur Vorbereitung auf eine Nachprüfung des Projekts

Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Nachbewertung des Projekts die folgenden Tipps:

Wählen Sie einen Moderator aus

Überlegen Sie bei der Vorbereitung einer Nachprüfung des Projekts, wer die Dokumente sammelt und die Bewertung leitet. Wenn Sie der Projektmanager sind, können Sie diese Aufgabe erledigen oder einen Moderator von außerhalb des Projekts wählen. Ein externer Moderator kann objektives Feedback geben. Dieser Moderator ist normalerweise jemand aus Ihrem Unternehmen, der nicht an diesem bestimmten Projekt gearbeitet hat. Beispielsweise könnte ein Projektmanager eine Nachbewertung für ein anderes Team erstellen.

Schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und der Transparenz

Bei der Vorbereitung eines Post-Projekt-Reviews ist es wichtig, ehrliche und genaue Informationen von den Teammitgliedern einzuholen. Erwägen Sie, Ihren Teammitgliedern den Überprüfungsprozess vor der Bewertung zu erklären. Sie können erklären, wie Ihr Team die Ergebnisse nutzen wird, um zukünftige Projekte zu verbessern. Indem Sie die Bedeutung dieser Bewertung erläutern, können Sie detaillierteres und ehrlicheres Feedback erhalten.

Erwägen Sie, ein Post-Projekt-Meeting abzuhalten

Der Projektabschluss umfasst häufig ein Dokument zur Nachbearbeitung des Projekts und eine Besprechung. Das Treffen kann den Teammitgliedern dabei helfen, das Projekt zu besprechen und ihr persönliches Feedback auszutauschen. Sie können Besprechungsideen in die abschließende Überprüfung einbeziehen.

Elemente einer Post-Projekt-Überprüfung

Sie können die Bewertungselemente individuell an Ihre Unternehmens- und Projektanforderungen anpassen. Typischerweise enthält eine Projektübersicht die folgenden Informationen:

Projekttitel und Zusammenfassung

Zu Beginn Ihrer Übersicht können Sie den Titel des Projekts und eine Zusammenfassung einfügen, die normalerweise ein bis drei Absätze lang ist. Die Zusammenfassung kann die anfänglichen Ziele und Zielsetzungen des Projekts beschreiben. Dieser Abschnitt hilft externen Teammitgliedern, z. B. Kollegen aus einem anderen Team oder Projekt, den Hintergrund und das Gesamtziel Ihres Projekts zu verstehen.

Teammitglieder

Im nächsten Abschnitt können Sie den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen aller Teammitglieder angeben. Dieser Abschnitt kann Ihnen dabei helfen, ganz einfach Teammitglieder zu finden, wenn Sie weitere Fragen haben oder einen bestimmten Erfolg feiern möchten. Wenn Sie beispielsweise mehr Feedback zu einer bestimmten Strategie wünschen, können Sie im Rahmen eines Post-Projekt-Reviews Kontakt zu den Experten aufnehmen, die diese Aufgabe erledigt haben.

Dieser Abschnitt kann Ihnen auch dabei helfen, zukünftige Projekte abzuschließen. Wenn Sie beispielsweise ein Marketingprojekt leiten und einen starken Grafikdesigner benötigen, können Sie nach Abschluss des Projekts frühere Bewertungen lesen, um zu sehen, wer Designaufgaben in Ihrem Unternehmen erfolgreich abgeschlossen hat. Sie können diese Person bitten, bei Ihrem Projekt zu helfen oder spezifische Fragen dazu zu beantworten, wie sie die Aufgabe erledigt hat.

Erwartete Ergebnisse und tatsächliche Ergebnisse

In diesem Abschnitt können Sie die geplanten Ergebnisse bzw. Ziele des Projekts auflisten und mit den tatsächlichen Zielen vergleichen. Anschließend können Sie eine kurze Zusammenfassung verfassen, in der der Vergleich detailliert beschrieben wird. Wenn Ihr Team beispielsweise vorhatte, 100 Einheiten zu verkaufen, war dies das geplante Ziel. Wenn Sie während des Projekts 110 Einheiten verkauft haben, ist das das tatsächliche Ergebnis. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Team sein geplantes Ziel erreicht oder übertroffen hat.

Übergangshinweise

Der Übergangsabschnitt beschreibt, wie das Projekt in die nächste Phase überging. In einigen Branchen werden Projekte an andere Teams und Projektmanager übertragen. In einem produzierenden Unternehmen könnte ein Projekt beispielsweise mit einem Forschungs- und Entwicklungsteam beginnen. Anschließend wechselt er möglicherweise in das Produktionsteam und anschließend in die Marketing- oder Vertriebsabteilung.

Dieser Abschnitt bietet einen kurzen Überblick über den gesamten Übergangsprozess. Wenn der Übergang erfolgreich war, beschreiben Sie, welche Schritte Sie unternommen haben, um den Prozess effizienter zu gestalten. Wenn Ihr Team auf Probleme stößt, erklären Sie, was passiert ist und wie Sie das Problem in zukünftigen Projekten beheben möchten. Dies kann Ihnen beim nächsten Mal helfen, einen effektiveren Übergang zu schaffen.

Projektkosten

In diesem Abschnitt können Sie geplante Kosten mit tatsächlichen Projektkosten vergleichen. Zu Beginn eines Projekts erläutern Manager häufig die voraussichtlichen Kosten verschiedener Projektaufgaben. Sie können diese Informationen einbeziehen und tatsächliche Kosten eingeben. Sie können auch einen Abschnitt für Kommentare hinterlassen.

Projektmeilensteine ​​und Zeitplan

Projektmanager können Projekte in verschiedene Meilensteine ​​unterteilen, um den Fortschritt zu verfolgen. In Ihrer Übersicht können Sie jeden geplanten Meilenstein und voraussichtlichen Fertigstellungstermin auflisten. Anschließend können Sie das tatsächliche Fertigstellungsdatum hinzufügen. Sie können auch relevante Kommentare oder Notizen hinzufügen. Dies kann Ihnen und Ihren Kollegen bei der Planung zukünftiger Projekte und Termine helfen.

Empfehlungen

In diesem wichtigen Abschnitt werden die Empfehlungen Ihres Teams für das Unternehmen und zukünftige Projekte beschrieben. Denken Sie beim Schreiben dieses Abschnitts darüber nach, was gut gelaufen ist und wie Sie es für zukünftige Aufgaben wiederholen können. Überlegen Sie auch, ob es Bereiche gibt, die Sie für zukünftige Projekte ändern möchten. Möglicherweise möchten Sie diese Richtlinien kurz auflisten und nummerieren, damit sie leicht zu lesen sind.

Beispiel einer Post-Projekt-Rezension

Sie können dieses Überprüfungsbeispiel als Leitfaden für Ihren nächsten Projektzyklus verwenden:

Projekttitel und Zusammenfassung

Projektname: Speed ​​​​Solutions: Microwave 2.0 Project

Zusammenfassung
Speed ​​​​Solutions hat kürzlich das Microwave 2.0-Projekt abgeschlossen. Das Ziel dieses Projekts war die Entwicklung eines neuen Mikrowelleninstruments als Ergänzung zu unserer bestehenden Instrumentenreihe. Wir wollten, dass das neue Design 20 % energieeffizienter und 10 % schneller beim Erhitzen von Lebensmitteln ist.

Mit diesem neuen Produkt hoffen wir, unseren Kundenstamm zu erweitern und auch bestehende Kunden zu ermutigen, ihr aktuelles Gerät zu aktualisieren.

Teammitglieder

Die folgenden Teammitglieder arbeiteten am Microwave 2.0-Projekt:

Erwartete Ergebnisse und tatsächliche Ergebnisse

In diesem Abschnitt werden die im Projektplan festgelegten geplanten und tatsächlichen Ziele detailliert beschrieben:

Ziel 1

  • Plan: Erforschung energieeffizienter Methoden zur Verbesserung der Energieeffizienz um 10 %.

  • Ergebnis: Ich habe 6 verschiedene Methoden untersucht und eine gefunden, die die Energieeffizienz um 12 % steigert.

  • Zusammenfassung: Das Team hat das ursprüngliche Ziel übertroffen.

Ziel 2

  • Plan: Erstellen Sie zwei erfolgreiche Prototypen für Benutzertests.

  • Ergebnis: Es wurden zwei funktionierende Prototypen erstellt.

  • Zusammenfassung: Das Team hat diese Aufgabe gemeistert.

Aufgabe 3

  • Plan: Führen Sie drei Prototypentests mit Verbrauchern durch.

  • Ergebnis: Fünf Tests des Prototyps wurden durchgeführt, das Design war nach dem dritten Test final.

  • Zusammenfassung: Das Team hat diese Aufgabe gemeistert.

Insgesamt hat das Team seine drei vorrangigen Ziele erreicht und das Projekt zu einem Erfolg gemacht.

Übergangshinweise

Das Team entwickelte erfolgreich ein effektives Gerät und übergab das Design an die Produktions- und Marketingteams für Produktion und Werbung. Um diesen Prozess zu unterstützen, haben wir wöchentliche Treffen mit anderen Teams organisiert, um sie über den aktuellen Fortschritt zu informieren. Dadurch lernten sie mehr über Produktdesign und wichtige Änderungen am Modell.

Kosten

Aufgabe: Forschung und Entwicklung
Budgetkosten: 10.000 $
Tatsächliche Kosten: 8.000 $.

Aufgabe: Erster Prototypenaufbau
Budgetkosten: 15.000 $.
Tatsächliche Kosten: 14.000 $.

Aufgabe: Erste Benutzertests
Budgetkosten: 12.000 $.
Tatsächliche Kosten: 13.000 $.

Aufgabe: Designverfeinerung und zusätzliche Tests
Budgetkosten: 5.000 $
Tatsächliche Kosten: 6.000 $.

Gesamtbudgetierte Kosten: 42.000 $.
Tatsächliche Gesamtkosten: 41.000 $.

Kommentare: Insgesamt hat das Team das Projekt abgeschlossen und dabei das Budget um 1.000 US-Dollar unterschritten. Die Test- und Designverfeinerungsphasen lagen leicht über dem Budget. Für zukünftige Projekte kann es sinnvoll sein, mehr Mittel für diese Schritte bereitzustellen, um eine effektive Gestaltung zu gewährleisten.

Projektmeilensteine ​​und Zeitplan

Aufgabe: Forschung und Entwicklung
Ursprünglicher Zeitplan: 5. März 2021
Tatsächliches Fertigstellungsdatum: 1. März 2021

Aufgabe: Erster Prototypenaufbau
Ursprünglicher Zeitplan: 10. April 2021
Tatsächlicher Fertigstellungstermin: 4. April 2021

Aufgabe: Erste Benutzertests
Erster Zeitplan: 30. April 2021
Tatsächliches Fertigstellungsdatum: 28. April 2021

Aufgabe: Designverfeinerung und zusätzliche Tests
Ursprünglicher Zeitplan: 10. Mai 2021
Tatsächliches Fertigstellungsdatum: 15. Mai 2021

Aufgabe: Projektabschluss und -bewertung
Ursprünglicher Zeitplan: 15. Juni 2021
Tatsächliches Fertigstellungsdatum: In Bearbeitung

Kommentare: Das Team führt derzeit Projektabschlussaufgaben und Evaluierungstreffen durch. Das Projekt schreitet derzeit nach dem erwarteten Zeitplan voran.

Empfehlungen

Hier sind unsere Empfehlungen basierend auf diesem Projekt:

Empfehlung 1
Erwägen Sie, Ihren Prototyp frühzeitig zu testen und mehr Zeit einzuplanen, um das Design basierend auf den Testergebnissen zu testen und zu verfeinern.

Empfehlung 2
Treffen Sie sich während des gesamten Projektlebenszyklus weiterhin wöchentlich mit anderen Projektteams, beispielsweise aus der Produktion und der Produktion. Dies trägt dazu bei, eine effiziente Übergabe des Projekts an neue Teams sicherzustellen.

Empfehlung 3
Passen Sie zukünftige Budgets an, um zusätzliche Benutzertests einzuplanen, sobald Design und Prototyp verbessert sind.

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