Bedeutung des Projektmanagements • BUOM
25. August 2021
Projektmanagement ist ein wachsender Bereich und spielt eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Projekte sorgfältig geplant, verwaltet und an den strategischen Zielen eines Unternehmens ausgerichtet werden. Das Programmmanagement reduziert effektiv Risiken, senkt Kosten und verbessert die Erfolgsquoten.
Projektmanager werden speziell darin geschult, bewährte Methoden anzuwenden, um wichtige Geschäftsziele festzulegen und zu erreichen, die Teamproduktivität zu verbessern und sicherzustellen, dass Projekte im Rahmen des Budgets und pünktlich abgeschlossen werden. In diesem Artikel definieren wir Projektmanagement und seine fünf Phasen, listen seine Vorteile auf und geben Beispiele, die seine Verwendung veranschaulichen.
Was ist Projektmanagement?
Unter Projektmanagement versteht man die Nutzung eines Prozesses zur Erreichung eines bestimmten Ziels. Typischerweise besteht der Projektmanagementprozess aus fünf Phasen:
Initiierung: Bestimmt die Anforderungen des Projekts. Die Geschäftsleitung oder andere wichtige Stakeholder führen Untersuchungen durch, um festzustellen, ob der Return on Investment (ROI) des Projekts die Risiken überwiegt. Wenn der ROI das Projekt rechtfertigt, machen sie weiter.
Planung: beschreibt den Umfang des Projekts. Der Umfang umfasst das Sammeln und Analysieren von Projektanforderungen und das anschließende Erstellen von Schritten basierend auf den Anforderungen. In dieser Phase werden auch etwaige Projektrisiken identifiziert und Pläne zu deren Minimierung entwickelt. Dazu gehört auch die Erstellung eines Kommunikationsplans.
Ausführung: Beginnt mit der Arbeit am Projekt. Der Projektmanager delegiert Aufgaben und Teams führen das Projekt wie in der Planungsphase definiert aus. Dies ist eine fortlaufende Phase, die sich über den größten Teil des Projekts erstreckt.
Überwachung und Kontrolle: Stellt sicher, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird. Der Projektmanager überwacht den Projektfortschritt und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor. Diese Phase und die Ausführungsphase finden gleichzeitig statt.
Abschluss: Lieferung des fertigen Produkts an den Käufer. Sobald der Kunde das Produkt genehmigt, bewerten die Teams das Projekt vollständig, ermitteln Erfolge und prüfen Bereiche mit potenziellen Verbesserungen.
Beispiel für Projektmanagement
Schauen wir uns ein Beispielprojekt an, das jede der oben genannten Phasen umfasst.
Sie arbeiten in einem Bauunternehmen. Ihre Manager treffen sich mit einer Vertriebsagentur, die ein neues Büro bauen möchte. In der Anfangsphase führen Ihre Manager und Ihre Agentur Untersuchungen durch, um die Vorteile des neuen Büros im Vergleich zu den Kosten zu ermitteln. Nach Einschätzung des Zeit- und Ressourcenbedarfs beschließt die Agentur, fortzufahren.
Während der Planungsphase bestimmt Ihr Projektmanager die Projektanforderungen, einschließlich der Arten und Mengen der benötigten Materialien, wie z. B. Beton und Stahlträger. Sie bestimmen auch, wie viele Personen und Geräte für die Arbeit erforderlich sind. Die Vertriebsagentur gibt ihnen den idealen Zeitrahmen für das Projekt vor und erstellt einen Zeitplan. Sie legen fest, dass ihr Team den Vorarbeiter kontaktieren muss, der alle Informationen an den Projektmanager weiterleitet, der dann ein wöchentliches Treffen mit der Vertriebsagentur vereinbart, um über den Fortschritt zu informieren.
Ihr Projektmanager führt, überwacht und steuert das Projekt, während Ihr Team das Büro aufbaut. Wenn Sie eine Baustelle ankommen und verlassen, erfassen Sie Ihre Zeit, was Ihrem Projektmanager hilft, den Zeitplan einzuhalten. Sie weisen Ihnen neue Aufgaben zu, sobald Sie die vorherigen Aufgaben erledigt haben, und besuchen einmal pro Woche die Baustelle, um den Fortschritt und die Qualität der Arbeit Ihres Teams zu überwachen.
Nachdem Sie die Arbeiten am Büro abgeschlossen haben, prüfen die Vertriebsleiter der Agentur, ob es allen Anforderungen entspricht. Sie sind mit dem Büro zufrieden und das Projekt ist abgeschlossen. Ihr Projektmanager hält eine Besprechung ab, um das Projekt zu besprechen. Sie bitten um Feedback und laden Sie ein, Ihre Erfahrungen zu teilen.
Warum Unternehmen Projektmanagement nutzen
Unternehmen nutzen Projektmanagement, um Ergebnisse auf maßvolle, zielgerichtete und vorhersehbare Weise zu erzielen. Projektmanagementprozesse sorgen dafür, dass komplexe Pläne organisiert werden und alle Beteiligten mit spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten aufeinander abgestimmt und fokussiert sind. Unternehmen nutzen Projektmanagement aus folgenden Gründen:
Projektmanagement schafft Fokus.
Das Projektmanagement kontrolliert die Qualität.
Projektmanagement minimiert Risiken.
Projektmanagement reduziert Projektkosten.
Projektmanagement fördert Teamarbeit.
Projektmanagement maximiert die Ressourcen.
Projektmanagement fördert das Lernen.
Projektmanagement schafft Fokus
Projekte, insbesondere solche, die Monate oder Jahre dauern, können für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Das Projektmanagement basiert auf der Definition des Projektumfangs, der bestimmte Fristen für jede Aufgabe einhält. Mit klaren Grenzen und strengen Fristen können Unternehmen konzentriert bleiben und ihre Ziele erfolgreich erreichen.
Beispiel: Sie arbeiten in einem Projektteam für ein Softwareunternehmen, das maßgeschneiderte Lösungen für die Hotelbranche entwickelt. Das Hotel möchte, dass Ihr Unternehmen ein integriertes Property-Management-System erstellt, das alle Mitarbeiter nutzen können. Ihr Projektmanager hält eine Teambesprechung ab, um den Umfang festzulegen. Ihr Team erfasst Systemanforderungen, einschließlich Gästeverfolgung, Mitarbeiterfluktuation, Abrechnung und mehr. Basierend auf diesen Anforderungen bestimmt Ihr Team die Dauer jeder Aufgabe. Dieser Bereich hilft Ihnen, während des gesamten Projekts konzentriert zu bleiben.
Das Projektmanagement kontrolliert die Qualität
Der wichtigste Teil des Projektmanagements besteht darin, ein qualitativ hochwertiges Projekt pünktlich und vollständig abzuliefern. Um ein Projekt zufriedenstellend abzuschließen, überwacht der Projektmanager den Fortschritt und die Qualität der Arbeit seines Teams genau. Der Projektmanager überwacht die Arbeit seines Teams, identifiziert alle Hindernisse, die die Qualität beeinträchtigen könnten, und findet akzeptable Lösungen.
Beispiel. Während des gesamten Hotelmanagementsystem-Projekts hält Ihr Projektmanager tägliche Besprechungen und wöchentliche Einzelgespräche mit Teammitgliedern ab, um den Projektfortschritt zu bewerten. Sie testen auch die Qualität der Arbeit Ihres Teams, indem sie Proben nehmen und Personen außerhalb Ihres Teams bitten, diese zu bewerten. Ihre Kollegen bringen eine neue Perspektive auf die Qualität ein und geben wertvolles Feedback, das Ihrem Team hilft, seine Leistung zu verbessern.
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Projektmanagement minimiert Risiken
In der ersten Phase des Projektmanagements wird beurteilt, ob die Risiken des Projekts den Nutzen überwiegen. Wenn das Unternehmen beschließt, mit dem Projekt fortzufahren, bewerten die Projektmanager kontinuierlich potenzielle Risiken und formulieren Pläne zu deren Minimierung. Weniger Risiken sorgen für eine zeitnahe und erfolgreiche Projektumsetzung.
Beispiel: Während der Ausführungsphase stellen Sie und Ihr Projektmanager fest, dass möglicherweise ein Problem bei der Integration Ihres aktuellen Hotelmanagementsystems in Ihr neues besteht. Um dieses Risiko auszuschließen, halten sie eine spezielle Sitzung ab, in der Ihr Projektteam mehrere Lösungsideen formuliert. Nach der Bewertung aller Lösungen entscheidet sich Ihr Projektmanager für die Umsetzung der Lösung, die das geringste Risiko für den Rest des Projekts darstellt.
Projektmanagement reduziert Projektkosten
Während der Planungsphase legen Projektmanager und Stakeholder das Projektbudget fest. Ein sorgfältig erstelltes Budget hilft Projektmanagern, Kosten zu senken, da sie genau wissen, wie viel sie für Ressourcen ausgeben können. Darüber hinaus kann ein Unternehmen, sobald es erfolgreiche Projektmanagementschritte erstellt hat, die Prozesse in zukünftigen Projekten wiederverwenden.
Beispiel: Ihr Projektmanager verbringt einen Teil seines Tages damit, die aktuellen Kosten des Projekts mit dem Budget zu vergleichen. Durch die tägliche Überprüfung dieser Informationen stellen sie sicher, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.
Der Hotelbesitzer erwähnte auch, dass er möglicherweise daran interessiert sei, eine Tablet-App für Haushälterinnen zu entwickeln. Wenn Sie sich entscheiden, mit diesem Projekt fortzufahren, verfügt Ihr Team bereits über eine grundlegende Vorlage, mit der es arbeiten kann.
Projektmanagement fördert Teamarbeit
Zusammenarbeit ist entscheidend für das Erreichen der Ziele während des Projekts. Effektive Teamarbeit ermöglicht es Teams, die Stärken jedes Einzelnen zu nutzen und so Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Beispiel: Zusätzlich zu Ihrem täglichen Treffen mit Ihrem Projektmanager und den einzelnen Teammitgliedern hält Ihr Team wöchentliche Treffen ab, um Ideen auszutauschen. Während dieser Sitzung teilen die Teilnehmer neues Wissen, das für den Rest des Teams nützlich sein kann. Die Teilnehmer stellen auch individuelle Probleme, damit die Gruppe eine gemeinsame Lösung finden kann. Sie beenden das Meeting damit, dass jeder Teilnehmer die Bemühungen oder Erfolge des anderen Teilnehmers teilt.
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Projektmanagement maximiert die Ressourcen
Für ein Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, seine Ressourcen optimal zu nutzen, um die Projektzeit zu verkürzen und das Budget einzuhalten. Zu den Ressourcen können die Zeit oder Kosten des Projektteams wie Reisen, Werkzeuge und Materialien gehören. Ein großer Teil des Projektmanagements besteht darin, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen zu identifizieren und einen Plan für deren ordnungsgemäße Verwendung zu erstellen. Durch den pünktlichen Abschluss eines Projekts können Teammitglieder schnell mit anderen Projekten fortfahren und so die Nutzung der Unternehmensressourcen maximieren.
Beispiel. Sie sollten Ihre Stunden jede Woche in einem Zeiterfassungssystem protokollieren, in dem Sie angeben, wie viele Stunden Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben. Das System erstellt dann einen Bericht, den Ihr Projektmanager zu Beginn der Woche überprüft, um festzustellen, ob Sie für jede Aufgabe die richtige Zeit aufwenden und ob das Projekt seinen Termin einhält.
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Projektmanagement fördert das Lernen
In der letzten Phase analysieren Projektmanagementteams das Projekt. Sie halten nach dem Projekt Treffen, sogenannte Retrospektiven, ab, um den Prozess, Erfolge und Misserfolge zu besprechen. Retrospektiven sind für Teammitglieder ein idealer Zeitpunkt, um ihre Stärken und Bereiche zu dokumentieren, in denen sie sich verbessern können.
Beispiel: Ihr Projektmanager hält eine Besprechung ab, nachdem das Hotel das Projekt genehmigt hat. Sie beginnen das Meeting, indem sie Erfolge hervorheben und einzelne Teammitglieder loben. Anschließend laden sie die Teilnehmer ein, ihre Erfahrungen und das Gelernte auszutauschen.
Sie beschreiben, wie Sie Ihren Prozess hervorragend dokumentiert haben, sodass andere leicht sehen können, was Sie getan haben und wie Sie es getan haben. Allerdings dauerte der Dokumentationsprozess länger als erwartet und fühlte sich an manchen Stellen überstürzt an. In Zukunft planen Sie, sich Zeit für die Dokumentation Ihrer Arbeit zu nehmen.
Projektmanagement kann Ihnen helfen, ein besseres Teammitglied zu werden. Darüber hinaus erlernen Sie wertvolle Fähigkeiten wie Teamarbeit, Zeitmanagement und Kommunikation. Wenn Sie mehr darüber erfahren, warum Ihr Unternehmen diesen Prozess nutzt, erhalten Sie einen Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, damit Sie Ihre Ziele ausrichten und in Ihrer Karriere erfolgreich sein können.