7 häufige Kommunikationsprobleme und wie man sie löst • BUOM

Kommunikation ist der Grundstein jeder großartigen Organisation. Wie eine Organisation sowohl intern als auch extern interagiert, spiegelt direkt das Unternehmen als Ganzes wider, einschließlich seines Rufs. Auch wenn entsprechende Kommunikationsmaßnahmen vorhanden sind, treten immer noch Probleme auf. In diesem Artikel besprechen wir einige der häufigsten Kommunikationsprobleme, die am Arbeitsplatz auftreten, und geben Tipps zu deren Lösung.

Warum ist Kommunikation wichtig?

Arbeitgeber, die Zeit und Energie in die Einführung klarer Kommunikationsmethoden investieren, schaffen Vertrauen bei den Mitarbeitern. Starkes Vertrauen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern führt zu einer höheren Arbeitsmoral und Gesamtproduktivität. Teams arbeiten effektiver zusammen und Manager sind transparenter über bevorstehende Änderungen, die sich auf ihre Teams auswirken werden. Anstatt die Befehlskette abzuarbeiten, sendet ein Mitarbeiter, wenn er ein Problem lösen muss, eine direkte Nachricht an die entsprechende Partei und erhält eine schnelle Antwort.

Kommunikationsmethoden

Hier sind einige Methoden und Tools für die Kommunikation am modernen Arbeitsplatz:

• Videonachrichten

• Direktnachrichten

• Email

• persönlich

Videonachrichten

Mithilfe von Videonachrichten können sich Mitarbeiter oder Teams von überall auf der Welt sofort vernetzen. Unternehmen nutzen Video-Messaging-Apps, um besser mit Remote- oder Remote-Mitarbeitern zu kommunizieren. Da Apps Personen per Video zeigen, werden sie häufig Telefonanrufen vorgezogen. Wenn Sie vertrauliche Informationen mit einer entfernten Person teilen müssen, bieten Videokonferenzen eine persönlichere und vertraulichere Besprechung als ein Telefongespräch.

Direktnachrichten

Einige Organisationen stellen ihren Mitarbeitern Instant-Messaging-Anwendungen zur Verfügung. Diese Apps ermöglichen es den Menschen, sich den ganzen Tag über direkt gegenseitig Nachrichten zu senden, wodurch die organisatorische Kommunikation einfacher und effizienter wird. Mit den meisten dieser Apps können Sie sowohl Einzelgespräche als auch Gruppengespräche führen. Darüber hinaus ermöglichen diese Apps Echtzeitkommunikation ohne die Verzögerung von E-Mail-Antworten.

Email

Bei E-Mails werden Nachrichten über ein virtuelles Postfach gesendet und empfangen. Die meisten Organisationen nutzen E-Mail sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation. Nach dem Senden können Sie E-Mails in keiner Weise bearbeiten oder ändern, sodass jede Nachricht sorgfältig bearbeitet werden muss. Viele E-Mail-Apps verfügen über zusätzliche Tools wie gemeinsame Besprechungskalender, Adressbücher usw., die die Kommunikationsbemühungen zusätzlich unterstützen.

persönlich

Persönliche Kommunikation beinhaltet die persönliche Kommunikation mit einer oder mehreren Personen. Je nach Kontext ist die persönliche Kommunikation oft wertvoller als die digitale Kommunikation. Wenn Sie beispielsweise persönlich kommunizieren, versteckt sich niemand hinter einem Computerbildschirm. Dies führt oft zu einer ehrlicheren Kommunikation. Darüber hinaus kommunizieren alle Parteien durch die persönliche Kommunikation direkt miteinander, ohne Verzögerungen oder Abhängigkeit von Technologie.

Kommunikationsprobleme

In dieser Liste sind einige der häufigsten Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz aufgeführt und es wird erläutert, wie man sie löst:

• Kulturelle Unterschiede

• Attitüde

• Mangel an Motivation

• Hörverständnisfähigkeit

• Qualität der schriftlichen Kommunikation

• Geeignete Kommunikationsmittel

• übermäßiges Teilen

Kulturelle Unterschiede

Heutige Arbeitsplätze sind oft vielfältiger als je zuvor, insbesondere in Unternehmen, die mit internationalen Kunden oder Mitarbeitern arbeiten. Um einen erfolgreichen Zusammenhalt und Teamwork zu gewährleisten, entwickeln Führungskräfte neue und attraktive Lösungen, die Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund zusammenbringen. Entscheiden Sie sich für Teambuilding und organisieren Sie jedes Team mit Leuten, die normalerweise nicht zusammenarbeiten, und Leuten mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund.

Bieten Sie außerdem Schulungen zu kulturellen Unterschieden an. Dies schult die Mitarbeiter darin, sensibler auf kulturelle Unterschiede am Arbeitsplatz zu reagieren. Neben dem Verhalten gibt es weitere Bereiche, die kulturelle Unterschiede am Arbeitsplatz beeinflussen:

• Bildschirmhintergrund

• Newsletter und E-Mail-Kopie

• Schreibtisch- oder Bürodekoration

Überlegen Sie, welche Ideen, Gegenstände oder andere unwesentliche Gegenstände am Arbeitsplatz kulturell anstößig sein könnten. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder diese Unterschiede aktiv annehmen.

Attitüde

Individuelle Egos und Einstellungen behindern oft die Teamarbeit und andere Initiativen am Arbeitsplatz, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Beispielsweise kann eine Person für eine andere Person sprechen, die in Besprechungen arbeitet, oder sich weigern, einen Streit zu verlieren, wenn die andere Person Recht hat. Um Einstellungen und Egos zu mildern, müssen Sie den Teammitgliedern, die am meisten leiden, mehr zuhören.

Berücksichtigen Sie ihre Erfahrungen und wie diese ihre Arbeit beeinflussen. Wenn Sie feststellen, dass in einer Besprechung, einem Gespräch oder einem anderen Bereich des Arbeitsplatzes Einstellungen und Egos zum Vorschein kommen, treten Sie ihnen entschieden entgegen und kommunizieren Sie, dass es einen besseren Weg gibt, mit der Situation umzugehen, als ihre aktuelle Einstellung.

Mangel an Motivation

Einige Unternehmen erleben einen Produktivitätsrückgang aufgrund mangelnder Motivation ihrer Mitarbeiter. Mangelndes allgemeines Interesse oder mangelnde Motivation hängen oft damit zusammen, wie gut die Kommunikation mit den Mitarbeitern funktioniert oder wie das Management sie behandelt. Kommunizieren und vernetzen Sie sich mit Teammitgliedern. Finden Sie heraus, ob versteckte Probleme ihre Leistung beeinträchtigen. Sobald Sie verstanden haben, wo das Problem liegt, beheben Sie es bei Bedarf oder verweisen Sie die Person an ein anderes Mitglied der Organisation, das helfen kann.

Hörverständnisfähigkeit

Zuhörfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, das Gesagte einer Person besser zu verstehen oder sich in sie hineinzuversetzen, anstatt ihr nur zuzuhören. Betonen Sie die Bedeutung des aktiven Zuhörens im gesamten Unternehmen. Führen Sie bei Bedarf einen Workshop durch, in dem die Mitarbeiter mehr darüber erfahren, wie wichtig das Zuhören ist und wie sie ihre Zuhörfähigkeiten verbessern können.

Qualität der schriftlichen Kommunikation

Organisationen nutzen ein breites Spektrum an Kommunikationsmethoden und Medien, um Botschaften zu übermitteln. Beispiele hierfür sind Newsletter, E-Mails, Unternehmenssoftware und mehr. Stellen Sie sicher, dass Ihr Text gut geschrieben und frei von Grammatikfehlern ist. Erlauben Sie anderen Teammitgliedern, die gesamte schriftliche Korrespondenz zu lesen, bevor Sie sie senden. Indem Sie anderen ermöglichen, Ihre Arbeit zu überprüfen, erhöhen Sie die Chance, selbst kleinste Fehler zu finden und zu korrigieren.

Geeignete Kommunikationsmittel

Je nach Botschaft ist die persönliche Kommunikation oft effektiver als Telefon oder E-Mail. Das Verständnis, wann diese verschiedenen Kommunikationsmethoden eingesetzt werden sollten, ist für den Erfolg der gesamten Unternehmenskommunikation von entscheidender Bedeutung. E-Mail eignet sich am besten für nicht vertrauliche Informationen. Videoanrufe sind oft in schwierigen Situationen am effektivsten, die bereits zur Verbreitung von Fehlinformationen geführt haben. Wählen Sie bei der Übermittlung vertraulicher Informationen eine persönliche Herangehensweise in einem privaten Rahmen, beispielsweise in einem Büro.

übermäßiges Teilen

Während Transparenz für die meisten Organisationen gut funktioniert, bedarf das Konzept des Oversharings immer noch Zurückhaltung. Übermäßiges Teilen führt zu Gerüchten oder der Weitergabe vertraulicher oder unangemessener Informationen. Berücksichtigen Sie die Notwendigkeit und Bedeutung der Vertraulichkeit am Arbeitsplatz. Halten Sie beispielsweise Besprechungen zu vertraulichen Informationen in einem privaten und sicheren Büro ab, enthalten Sie keine sensiblen Informationen in E-Mails und unterbinden Sie bei Bedarf Klatsch und andere unangemessene Kommunikation.