7 Fragen und Antworten zum Vorstellungsgespräch als Sekretärin, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen

Eine Rezeptionistin arbeitet in der Regel an der Rezeption einer Organisation und ist die erste Kontaktstelle zwischen Kunden und Mitarbeitern des Unternehmens. Wenn Sie sich auf ein Vorstellungsgespräch für diese Position vorbereiten, stellt Ihnen der Interviewer möglicherweise viele Fragen, um einen Einblick in Ihre Erfahrungen, Fähigkeiten und Leistungen zu erhalten.

Indem Sie sich im Voraus vorbereiten, können Sie die Beantwortung einiger häufiger Fragen im Vorstellungsgespräch üben, damit Sie bereit sind, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen als Administrator unter Beweis zu stellen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige allgemeine und detaillierte Sekretariatsfragen mit Beispielantworten, die Ihnen bei der Vorbereitung auf Ihr Vorstellungsgespräch helfen sollen.

Hauptfragen

Die folgenden Fragen sind allgemeiner und allgemeiner Natur und stellen normalerweise Fragen, die Interviewer stellen, um Sie besser kennenzulernen. Diese Fragen können dem Interviewer auch helfen, Einblick in Ihre Persönlichkeit zu gewinnen und wie Sie in die Unternehmenskultur passen:

• Erzähl mir etwas über dich.

• Wie hast du von dieser Position erfahren?

• Was wissen Sie über unser Unternehmen?

• Was interessiert Sie an der Arbeit hier?

• Was sind deine Stärken?

• Was ist Ihrer Meinung nach Ihre größte Schwäche und wie haben Sie sich daran verändert?

• Was motiviert Sie zum Erfolg?

• Welches wichtige persönliche Ziel haben Sie sich gesetzt?

• Wo sehen Sie sich in fünf bis zehn Jahren?

• Sie haben Fragen zum Unternehmen oder zur Stelle?

Fragen zu Erfahrung und Hintergrund

Im weiteren Verlauf des Vorstellungsgesprächs wird der Interviewer wahrscheinlich mehrere Fragen stellen, die ihm Einblick in Ihre bisherige Arbeit und Bildungserfahrung geben. Hier sind einige Beispiele für Fragen zu Ihrem Hintergrund, die während eines Vorstellungsgesprächs auftauchen können:

• Was ist ihr höchster Bildungsgrad?

• Wo bist du zur High School oder zum College gegangen?

• Welche Aspekte des Administratorenberufs interessieren Sie?

• Wie würden Sie Ihr Kundenservice-Erlebnis beschreiben?

• Was ist einer Ihrer größten beruflichen oder akademischen Erfolge?

• Welche Eigenschaften sind Ihrer Meinung nach für den Erfolg in Ihrer Karriere am wichtigsten?

• Wie bleiben Sie im Beruf motiviert?

• Welche beruflichen Ziele setzen Sie sich?

• Welche Fähigkeiten haben Sie in früheren Positionen erworben, die Ihnen in diesem Job zum Erfolg verhelfen?

• Haben Sie Pläne, Ihre Ausbildung fortzusetzen?

Ausführliche Fragen

Der Interviewer wird die meiste Zeit damit verbringen, Fragen zu Ihrer Berufserfahrung, Ihren Fähigkeiten, Ihrer Arbeitsweise und anderen Fragen zu stellen, die ihm eine Vorstellung davon geben, wie Sie in seinem Unternehmen erfolgreich sein werden. Hier sind einige Beispiele für Fragen zu ausführlichen Vorstellungsgesprächen mit Administratoren, die Sie erwarten können:

• Wie lange arbeiten Sie schon an der Rezeption?

• Können Sie Ihren letzten Job und Ihr Arbeitsumfeld beschreiben?

• Wie würden Ihre früheren Arbeitgeber oder Vorgesetzten Sie beschreiben?

• Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit?

• Hatten Sie schon einmal Konflikte mit einem Kollegen? Wie gehen Sie damit um?

• Wie nutzen Sie das Feedback von Teamleitern und Vorgesetzten?

• Können Sie einen Bereich Ihres Berufslebens beschreiben, in dem Sie Ihre Schwäche verbessert haben?

• Welche Fähigkeiten sind Ihrer Meinung nach am wichtigsten, um eine erfolgreiche Sekretärin zu sein?

• Was werden Sie tun, um als Rezeptionistin in unserem Unternehmen erfolgreich zu sein?

• Wie haben Sie Ihre Kundendienstfähigkeiten im Laufe Ihrer Karriere entwickelt?

Interviewfragen und Beispielantworten

Die folgenden Fragen im Vorstellungsgespräch für Administratoren können Ihnen eine Vorstellung davon geben, was Sie bei Ihrem Vorstellungsgespräch erwartet. Verwenden Sie die Beispielantworten, um Ihre eigenen vorzubereiten:

Wie organisieren Sie Ihre Pläne und Ihren Tagesablauf?

Diese Frage im Vorstellungsgespräch kann dem Personalmanager Einblick in die Art und Weise geben, wie Sie einen vollen Terminkalender und Ihre Arbeitsaufgaben priorisieren und verwalten. Heben Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre organisatorischen Fähigkeiten sowie die Fähigkeit hervor, Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit effektiv zu priorisieren. Hier ist ein Beispiel:

Beispiel: „Jeden Morgen, wenn ich bei der Arbeit ankomme, überprüfe ich zunächst meinen Kalender und eine Checkliste mit grundlegenden Aufgaben, wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails, Kundenfragen und die Kommunikation mit meinen Vorgesetzten über meine Arbeitsbelastung für den Tag.“ Wenn ich Aufgaben vom Vortag übrig habe, erledige ich sie, bevor ich mit dem Rest meiner täglichen Aufgaben beginne.“

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden einen positiven ersten Eindruck hinterlassen?

Ein Interviewer stellt Ihnen möglicherweise eine Frage wie diese, um zu beurteilen, wie Sie Besucher seiner Organisation persönlich und am Telefon begrüßen würden. Zeigen Sie dem Gesprächspartner, dass Ihnen ein freundlicher Umgang mit Kunden und die Wahrung der Unternehmenswerte sehr wichtig sind, indem Sie Beispiele nennen, wie Sie dies in der Vergangenheit getan haben.

Beispiel: „Ich glaube fest daran, Kunden und Besucher in einer Organisation willkommen zu heißen. Wenn ein Kunde an der Rezeption steht, begrüße ich ihn sofort freundlich und frage, wie ich ihm helfen kann. Wenn ich mit Kunden am Telefon kommuniziere, stelle ich sicher, dass ich klar und deutlich verstehe, wonach der Kunde sucht. Dies trägt zum Aufbau von Beziehungen zu den Kunden bei und zeigt ihnen, dass für das Unternehmen der Kundenservice an erster Stelle steht.“

Was waren Ihre Hauptaufgaben in Ihrer vorherigen Position?

Administratoren übernehmen in der Regel eine Vielzahl von Büroaufgaben, und der Interviewer stellt Ihnen möglicherweise diese Frage, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Art von Administratorrolle Sie innehatten und über welche Erfahrung Sie verfügen. Geben Sie anhand Ihrer Antwort konkrete Beispiele für Ihre Hauptaufgaben und wie Sie diese hervorragend ausführen.

Beispiel: „Ich war in erster Linie dafür verantwortlich, Kunden sowohl persönlich als auch telefonisch zu begrüßen, Büroakten zu organisieren und die Kommunikation zwischen Teams, Managern und Kunden aufrechtzuerhalten. Ich habe meine Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld erfolgreich erledigt und dabei das Feedback meiner Vorgesetzten genutzt. Ich bitte um Unterstützung, wenn ich sie brauche, und besuche eine Weiterbildung, um meine technischen Fähigkeiten zu verbessern.“

Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie mit einem verärgerten Kunden zu tun hatten? Wie gehen Sie damit um?

Der Interviewer wird Ihnen diese Frage wahrscheinlich stellen, um Ihre Konfliktlösungsfähigkeiten und die Art und Weise zu bewerten, wie Sie mit Kunden kommunizieren und ihnen helfen, die negative Erfahrungen gemacht haben. Nennen Sie ein Beispiel aus Ihrem letzten Job oder beschreiben Sie, wie Sie es tun würden, wenn Sie in Ihrer Rolle noch nie Konflikte mit Kunden lösen müssten.

Beispiel: „Ich erhielt einmal einen Anruf von einem verärgerten Kunden, der verlangte, dass ich seinen Anruf direkt an meinen Chef weiterleite. Ich habe freundlich mit dem Kunden gesprochen und Fragen gestellt, um mehr darüber zu erfahren, warum er verärgert war. Ich erklärte dem Kunden, dass ich möchte, dass mein Vorgesetzter sich so schnell wie möglich mit ihm in Bezug auf das Problem in Verbindung setzt und das Gespräch mit einer positiven und optimistischen Kommunikation beendet.“

Mit welchen Arten von Computerprogrammen oder -systemen sind Sie vertraut?

Administratoren arbeiten mit einer Vielzahl von Computerprogrammen und führen eine Reihe von Aufgaben aus, die effektive Computerkenntnisse erfordern. Sie sollten Beispiele für die verschiedenen Computerprogramme nennen, die Sie beherrschen, sowie Ihre Computerkenntnisse, die Ihnen als Administrator zum Erfolg verhelfen.

Beispiel: „In meiner letzten Rolle war ich für die Planung von Besprechungen mithilfe unserer Microsoft Outlook-Kalender verantwortlich und bin mit der Verwendung von GoCanvas für Dateneingabeaufgaben und die Verwaltung von Kundenkontakten bestens vertraut.“ Manchmal verwende ich Microsoft Excel, um Office-Dateien und -Informationen zu verwalten. Ich kann 68 Wörter pro Minute mit einer sehr geringen Fehlerquote tippen und verbessere meine Fähigkeiten in diesen Bereichen ständig.“

Beschreiben Sie eine Zeit, in der Sie zusätzliche Aufgaben übernommen haben, die nicht zu Ihrem Job gehörten?

Ein Interviewer könnte eine Frage wie diese stellen, um zu beurteilen, wie engagiert Sie sich für Ihren Job einsetzen und wie viel Sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Geben Sie in Ihrer Antwort Beispiele dafür, wie Sie einem Kollegen geholfen haben oder wie Sie zusätzliche Verantwortung übernommen haben, um Ihren Vorgesetzten zu helfen.

Beispiel: „In meiner letzten Rolle versuchte die Marketingabteilung, eine neue digitale Marketingstrategie umzusetzen. Normalerweise ist der Administrator nicht für die Erledigung der Aufgaben in dieser Abteilung verantwortlich, aber ich habe die Initiative ergriffen und eine Kundenumfrage erstellt, die der Marketingabteilung geholfen hat. Optimieren Sie Ihre Marketingbemühungen und gewinnen Sie neue Kunden. Dadurch erhielt das Marketingteam wertvolle Informationen und Feedback von Kunden sowie deren Meinungen zu ihren Erfahrungen mit der Nutzung der Dienstleistungen des Unternehmens.“

Welche Strategien nutzen Sie, um effektiv mit Mitarbeitern, Führungskräften und Kunden zu kommunizieren?

Diese Frage gibt dem Interviewer einen Eindruck von Ihren Kommunikationsfähigkeiten. Betonen Sie, wie Sie Notizen, E-Mails und sogar Telefonanrufe und Nachrichten organisieren und wie Sie Informationen verbreiten. Hier ist ein Beispiel:

Beispiel: „Wenn Kunden mit allgemeinen Fragen anrufen, etwa Informationen zu meinem Unternehmen und seinen Produkten, bin ich meist der einzige Ansprechpartner, weil ich solche Fragen einfach beantworten kann.“ Unternehmen, damit ich den Kunden, mit denen ich kommuniziere, relevante Informationen anbieten kann. Wenn ich mit Teammitgliedern und Managern kommuniziere, achte ich darauf, alle Nachrichten und Korrespondenz an die entsprechende Person weiterzuleiten, und wenn es äußerst wichtig ist, werde ich die akzeptieren Senden Sie mir eine Nachricht oder leiten Sie die E-Mail weiter, sobald ich sie gelesen habe.“