14 Zeitmanagementstrategien im Projektmanagement • BUOM

20. Mai 2021

Zeitmanagement ermöglicht es einem Unternehmen oder einer Einzelperson, ein Projekt effizienter abzuschließen. Wenn ein Team seine Zeit gut verwaltet, ist es in der Lage, Fristen einzuhalten und mehr Aufgaben zu erledigen. Das Erlernen verschiedener Strategien zum Zeitmanagement während eines Projekts kann Ihnen dabei helfen, effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel untersuchen wir die Bedeutung der Zeit im Projektmanagement und stellen eine Liste von Strategien für das Zeitmanagement während eines Projekts bereit.

Welche Bedeutung hat Zeit im Projektmanagement?

Zeitmanagement ist während eines Projekts wichtig, um Fristen einzuhalten und das Projekt abzuschließen. Zeit ist neben Kosten und Projektgröße einer der drei Hauptfaktoren, die ein Projekt beeinflussen können. Zu den Vorteilen des Zeitmanagements während eines Projekts gehören:

• Reduzierung des Aufschubs

• Reduzierter Stress und Ängste

• Große Projekte in kleinere Aufgaben aufteilen

• Mehr Aufgaben erledigen

14 Zeitmanagementstrategien während Projekten

Hier sind einige Strategien, die Ihnen beim Zeitmanagement bei Projekten helfen:

1. Erstellen Sie einen Projektplan

Legen Sie die Struktur Ihres Projekts fest, indem Sie einen klar definierten Projektplan erstellen, dem Sie folgen können. Dies kann alle Aufgaben umfassen, die zum Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind, sowie die Dauer und das dafür verantwortliche Teammitglied. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektplan allen Teammitgliedern zur Verfügung steht, damit diese die Erwartungen kennen.

2. Legen Sie ein Zeitlimit fest

Damit Ihr Team den Zeitplan einhält, legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit fest. Beispielsweise könnte sich eine Werbeagentur das Ziel setzen, ihre Werbeprojekte bis zum Ende der Woche abzuschließen. Dadurch wissen die Teammitglieder, was sie erwartet, und können sicherstellen, dass das Team alle Projektziele erreicht.

3. Aufgaben delegieren

Eine weitere Möglichkeit, die Zeit während eines Projekts besser zu verwalten, besteht darin, Aufgaben an andere zu delegieren. Dies kann nützlich sein, wenn es jemanden gibt, der die Aufgabe besser erledigen kann oder mehr Zeit hat als Sie. Durch das Delegieren von Aufgaben können Sie Zeit finden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

4. Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools

Wenn Sie viele Komponenten eines Projekts verwalten, sollten Sie die Verwendung eines Zeitmanagement-Tools oder einer Zeitmanagement-App in Betracht ziehen, um zu sehen, wo Sie Ihre Zeit verbringen. Dies kann hilfreich sein, um zu bestimmen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen, damit Sie die richtige Zeit für die Erledigung einer ähnlichen Aufgabe in der Zukunft einplanen können. Indem Sie darauf achten, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie Wege finden, diese besser zu nutzen.

5. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Anstatt Multitasking zu betreiben, konzentrieren Sie sich auf jeweils eine Aufgabe. Wenn Sie Ihre gesamte Energie auf eine Aufgabe konzentrieren, können Sie Ihre Gesamtleistung verbessern. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihren Tag zeitlich zu blockieren. Dabei nehmen Sie sich eine Zeitspanne für die Erledigung einer Aufgabe und dann eine weitere Zeitspanne für die Erledigung einer anderen Aufgabe.

6. Finden Sie Ihre produktive Zeit

Um die meiste Arbeit zu erledigen, finden Sie eine Zeit, in der Sie am besten arbeiten und die meiste Energie haben. Sobald Sie wissen, wann Ihre Hauptarbeitszeit ist, können Sie Ihre Aufgaben mit hoher Priorität um diese Zeiten herum planen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen.

7. Verwenden Sie einen Timer

Mithilfe eines Timers können Sie Zeitlimits für Aufgaben festlegen. Wenn Sie ein Ziel haben, können Sie die Aufgabe beschleunigen. Das Einstellen eines Timers kann Ihnen auch dabei helfen, Zeitblöcke zu erstellen, sodass Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren können, bevor Sie mit einer anderen fortfahren.

8. Machen Sie eine Pause

Planen Sie während der Arbeit an einem Projekt unbedingt ein paar Pausen ein, damit Sie sich geistig erholen können. Wenn Sie eine Pause einlegen, können Sie eine starke Arbeitsmoral bewahren und Ihre Kreativität entwickeln. Sobald Sie Ihre Arbeit wieder aufnehmen, können Sie sie aus einer neuen Perspektive angehen. Nehmen Sie sich zwischen den Aufgaben Zeit, um sich auf die nächste Aufgabe vorzubereiten. Sie können eine Pause auch als Belohnung für sich selbst nutzen, nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben.

9. Legen Sie Ihre Prioritäten fest

Um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, setzen Sie Prioritäten. Kategorisieren Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Um Ihnen bei der Priorisierung zu helfen, können Sie Aufgaben mit den folgenden Überschriften kennzeichnen:

• Wichtig und dringend

• Wichtig, aber nicht dringend

• Nicht wichtig, aber dringend

• Nicht wichtig oder dringend

10. Kennen Sie Ihre Grenzen

Bei der Verwaltung Ihrer Zeit ist es wichtig, das zu tun, was Sie tun können. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihrem Vorgesetzten mitteilen, dass Sie im Moment bereits viele Aufgaben zu erledigen haben, und ihn fragen, ob er diese beiseite legen kann, oder ihn bitten, Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben zu helfen.

11. Lassen Sie Ihren Tag noch einmal Revue passieren

Bewerten Sie am Ende des Arbeitstages, was passiert ist. Wenn Sie einige Aufgaben nicht erledigt haben, sollten Sie darüber nachdenken, sie in Ihren Zeitplan für den nächsten Tag aufzunehmen. Überlegen Sie, was möglicherweise dazu geführt hat, dass Sie in Verzug geraten sind, damit Sie die Situation in Zukunft korrigieren können. Erstellen Sie außerdem eine Liste der Hauptaufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten.

12. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Erwägen Sie beispielsweise die Einrichtung einer Automatisierung, um die Tagesordnung und Notizen nach jeder wöchentlichen Projektbesprechung per E-Mail zu versenden. Mithilfe von Automatisierungsfunktionen können Sie in der Regel zwischen wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Wiederholungsoptionen wählen.

13. Erweiterungen herunterladen

Erwägen Sie den Download von Erweiterungen, die dabei helfen können, einfache, alltägliche Aufgaben zu eliminieren, die Ihren größeren Projekten im Weg stehen können. Zu den Aufgaben, für die Sie die Verwendung von Erweiterungen in Betracht ziehen sollten, gehören das Sortieren von E-Mails, das Korrekturlesen, das Versenden relevanter Nachrichtenclips an sich selbst und das Erstellen von Terminen.

14. Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben

Da der Wechsel zwischen Aufgaben wechselnde Gedanken beinhalten kann, weisen Sie derselben Person ähnliche Aufgaben zu. Dies trägt dazu bei, die Zeit zu verkürzen, die eine Person benötigt, um sich wieder zu konzentrieren. Kategorisieren Sie dazu die Art der Aufgabe unter einer Bezeichnung, damit Sie wissen, wie Sie sie anderen ähnlichen Aufgaben zuordnen können.