14 Tipps für das Management von Praktikanten • BUOM

22. April 2021

Das Anbieten von Praktika kann für Ihr Unternehmen eine vielversprechende Geschäftsstrategie sein, um Talente und potenzielle Vollzeitmitarbeiter zu identifizieren. Für die Schaffung einer für beide Seiten vorteilhaften Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Praktikanten sind effektive Managementpraktiken erforderlich. Wenn Sie Praktikanten einstellen oder planen, Praktikanten einzustellen, kann es hilfreich sein, sich über einige produktive Möglichkeiten zu informieren, sie zu beaufsichtigen und zu verwalten. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, warum das Management von Praktikanten wichtig ist, und stellen Ihnen eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die Praktikanten dabei helfen, vielversprechende Kandidaten für Ihr Unternehmen zu werden.

Warum ist internes Management wichtig?

Ein durchdachtes Praktikumsmanagement kann jedem Unternehmen zugute kommen, das eine proaktive Personaleinstellung in den Vordergrund stellt. Praktikanten sind in der Regel aktuelle oder junge Studenten, die gerne in einem herausfordernden Umfeld arbeiten und ihre neuen Fähigkeiten und Kenntnisse weitergeben möchten. Manchmal übernehmen Praktikanten eine eher passive Rolle und verbringen ihr Praktikum damit, Arbeitsabläufe zu erlernen, Stellenbeschreibungen zu verstehen und grundlegende Berufsfunktionen zu erlernen. In anderen Fällen haben Praktikanten erhebliche Erwartungen und Verantwortlichkeiten, für deren Erfüllung Ihr Unternehmen sie bezahlt.

Einer der wichtigsten Aspekte des Praktikantenmanagements besteht darin, die Praktikumsstruktur an den Absichten Ihrer Organisation auszurichten. Als Management-Trainee wissen Sie genau, ob Ihr Unternehmen das Praktikum als unbezahlte Ausbildung oder als bezahlte Berufserfahrung ansieht. Ein erfolgreiches Praktikantenmanagement stellt sicher, dass sowohl die Praktikanten als auch Ihr Unternehmen die Art der Arbeitsbeziehung verstehen und dass alle Mitglieder Ihrer Organisation unbezahlte Praktikanten fair behandeln.

Tipps zum Management von Praktikanten

Hier sind einige Tipps für ein produktives Management von Praktikanten:

1. Geben Sie Orientierung

Einige Praktikanten haben wenig Erfahrung in einem Unternehmens- oder Berufsumfeld. Höchstwahrscheinlich möchten sie den besten Eindruck hinterlassen und Verstöße gegen das Berufsverhalten vermeiden. Um sicherzustellen, dass sich Ihre neuen Auszubildenden in ihren Rollen wohl und sicher fühlen, geben Sie Orientierung und klären Sie, was Ihre Organisation von ihnen erwartet und was sie von Ihnen erwarten können. Während des Briefings können Sie Folgendes besprechen:

• Unternehmenskultur: Ihre Organisation hat möglicherweise einen einzigartigen Ansatz zur Unternehmenskultur oder verfügt einfach nur über berufliche Regeln, wie z. B. lockere Freitage, die Praktikanten von Anfang an verstehen sollten. Wenn sich der Praktikant gut in Ihren Arbeitsplatz integriert, kann Ihr Unternehmen besser beurteilen, ob Potenzial für eine zukünftige Beziehung besteht.

• Kommunikationsstandards: Es ist wichtig, dass Kommunikationsstandards mit neuen Fachleuten besprochen werden. Erklären Sie die Protokolle und Standards, die Ihr Unternehmen in E-Mails und Kommunikation einhält, damit Ihre Praktikanten sicher mit anderen in Ihrem Unternehmen interagieren können.

• Wichtiges Personal: Praktikanten sind wahrscheinlich neugierig, an wen sie sich bei Fragen oder Personalangelegenheiten wenden sollen. Durch die Angabe der Namen und Kontaktinformationen wichtiger Mitarbeiter entsteht keine Verwirrung darüber, auf wen sich die Auszubildenden bei der Unterstützung verlassen können.

• Ziele: Die Orientierung ist der ideale Zeitpunkt, um darzulegen, was die Auszubildenden Ihrer Meinung nach am Ende ihrer Erfahrung erreichen werden. Sie können auch fragen, ob es Rollen oder Aspekte Ihrer Organisation gibt, über die Praktikanten während der Zusammenarbeit mit Ihnen gerne etwas lernen würden.

• Programmstruktur: Praktika haben oft eine vorgegebene Struktur, die vorgibt, wie viel Zeit sie in den einzelnen Abteilungen verbringen oder bestimmte Fähigkeiten erlernen. Praktikanten legen Wert darauf, zu wissen, was sie in den verschiedenen Phasen des Praktikums erwartet.

2. Seien Sie flexibel

Während Praktika von einer sorgfältigen Planung profitieren, kann Flexibilität in Bezug auf die genauen Details der Erfahrung Ihren Praktikanten und Ihrer Organisation ermöglichen, Zeit und Mühe besser zu teilen. Fragen Sie Ihre Auszubildenden nach ihren Stärken, akademischen Leistungen und Karrierewünschen, um festzustellen, ob Sie Anpassungen vornehmen können, um Ihr Programm an die individuellen Fähigkeiten Ihrer Auszubildenden anzupassen. Dies bietet dem Praktikanten möglicherweise die Gelegenheit, außergewöhnliche Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich unter Beweis zu stellen, was Ihr Unternehmen möglicherweise dazu verleitet, ihn einzustellen.

3. Bereiten Sie Belege vor

Ihre Organisation überwacht wahrscheinlich Praktikanten, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben verstehen und die erforderliche Unterstützung erhalten. Wenn die Auszubildenden jedoch unabhängig arbeiten, können gut vorbereitete Dokumente jegliche Verwirrung oder Unsicherheit im Zusammenhang mit der Aufgabe weiter beseitigen. Während des Praktikums kann es hilfreich sein, Aufgabenlisten und Schulungsmaterialien zu aktualisieren, damit die Praktikanten ihre kurz- und langfristigen Ziele kennen.

4. Kommunizieren Sie aktiv

Einige Auszubildende benötigen möglicherweise Zeit, um sich in ihrer Rolle wohl zu fühlen. Wenn Sie bemerken, dass ein Praktikant Schwierigkeiten hat oder die Erwartungen nicht erfüllt, wenden Sie sich an ihn, um herauszufinden, wie Sie ihm zum Erfolg verhelfen können. Manchmal verstehen Auszubildende das Problem, wissen aber nicht, wie sie das Gespräch beginnen sollen. Wenn ja, werden sie Ihre Aufmerksamkeit wahrscheinlich zu schätzen wissen. Wenn es keine einfache Lösung gibt, ist es auch wichtig, aktiv mit Ihrer Führungskraft zu kommunizieren. Ihr Vorgesetzter empfiehlt möglicherweise eine Vorgehensweise oder dokumentiert Ihre Bedenken. In jedem Fall zeigen Sie Sorgfalt und Engagement für die ordnungsgemäße Betreuung der Praktikanten.

5. Überprüfen Sie den Zeitplan

Besprechungen sind eine wertvolle Gelegenheit für Sie und Ihre Auszubildenden, Ihre Fortschritte zu besprechen. Während der Registrierung können Sie sich das Feedback der Auszubildenden anhören und ihnen Ihr eigenes anbieten. Wenn Praktikanten zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort den Verlauf des Praktikums überprüfen können, verringert sich die Angst, Bedenken zu äußern, erheblich. Es zeigt auch, dass Ihrer Organisation die Ergebnisse ihres Praktikumsprogramms am Herzen liegen und aktiv daran arbeitet, sicherzustellen, dass sich die Praktikanten beruflich weiterentwickeln können.

6. Bieten Sie Mentoring an

Wenn Sie während eines Praktikums ein Mentoring ermöglichen, bedeutet dies, dass Sie sich für die beruflichen Ambitionen der Praktikanten interessieren und diese unterstützen. Als Management-Trainee können Sie als Mentor fungieren oder die Trainees mit anderen Mitgliedern Ihrer Organisation zusammenbringen, die gut geeignet sind, ihre Erfahrungen zu bereichern. Wenn Sie beispielsweise Praktikanten haben, die sich für gemeinnützige Arbeit interessieren, können Sie sie bitten, jemanden mit einschlägiger Erfahrung in Ihrem Unternehmen zu begleiten. Mentoren, die enge Kontakte zu Praktikanten aufbauen, können deren Talente und Potenziale besser einschätzen und so die Entscheidung Ihres Unternehmens darüber beeinflussen, wen sie letztendlich einstellen.

7. Setzen Sie sich ein globales Ziel

Legen Sie ein Gesamtziel fest, das zur Dauer Ihres Praktikumsprogramms passt. Praktikanten erkunden häufig verschiedene Abteilungen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation. Ein übergeordnetes Ziel kann jedem Bestandteil des Praktikums Struktur und Richtung geben.

Wenn Sie beispielsweise Praktikanten für Ihre Marketingfirma einstellen, können Sie sie mit der Arbeit an einer Kampagne beauftragen, die gegen Ende ihres Programms beginnt. Ihre Praktikanten werden besser verstehen, wie Ihr Unternehmen mit Fristen, Lieferungen und Kundenkommunikation umgeht, um das Endziel rechtzeitig zu erreichen. Ein klar definiertes Ergebnis stärkt auch die Zielstrebigkeit, die die Auszubildenden während ihrer gesamten Erfahrung verspüren, was die Motivation und die Liebe zum Detail steigern kann.

8. Erleichtern Sie das Networking

Ein großer Vorteil von Praktika ist die Vernetzung innerhalb der Organisation und der Branche. Sie können Top-Praktikumskandidaten anziehen und ihr Interesse aufrechterhalten, indem Sie sinnvolle Networking-Möglichkeiten bieten. Stellen Sie Ihre neuen Praktikanten möglichst vielen Mitgliedern Ihrer Organisation vor. Erwägen Sie die Durchführung von Networking-Veranstaltungen, bei denen Ihre Kollegen ihre aktuellen Arbeiten teilen und die Fragen und Ideen der Praktikanten direkt diskutieren. Auch die Teilnahme von Praktikanten an Branchenveranstaltungen oder Kundentreffen kann die Kontakte, die sie während ihres Praktikums knüpfen, bereichern.

9. Verbinden Sie Ziele und Ergebnisse

Erfahrene Mitarbeiter verstehen in der Regel die Zusammenhänge zwischen ihren täglichen Aufgaben und der größeren Organisation. Für Auszubildende ist dieser Zusammenhang möglicherweise weniger klar. Sie können ihnen dabei helfen, zu bewerten, wie die Arbeit, über die sie lernen, zu bewerten ist, und zum Nutzen der Organisation beitragen, indem Sie Arbeitsprozesse und Organigramme überprüfen. Wenn Sie Anweisungen und Aufgabenlisten bereitstellen, denken Sie darüber nach, eine Erklärung zu verfassen, wie jede Aufgabe einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. Sie können auch Daten teilen, die zeigen, wie die Auszubildenden während der Überprüfungen abgeschnitten haben.

10. Kommunizieren Sie die Grundsätze bezahlter und unbezahlter Praktika im Unternehmen

Es ist wichtig, dass die Mitglieder Ihrer Organisation die Klassifizierung von Praktikanten verstehen. Sie können eine Zusammenfassung Ihres Praktikumsprogramms an die Mitarbeiter verteilen. Diese enthält Informationen dazu, ob Praktikanten bezahlt oder unbezahlt sind und was die Mitarbeiter von ihnen erwarten können. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden und die Einhaltung der Bedingungen Ihrer Vereinbarungen mit Praktikanten sicherzustellen. Beispielsweise möchte ein Mitarbeiter möglicherweise einem unbezahlten Praktikanten die Möglichkeit bieten, eine praktische Aufgabe zu erledigen. Ihr Mitarbeiter hat höchstwahrscheinlich gute Absichten und möchte nur Wissen weitergeben, aber wenn der Praktikant nicht bezahlt wird, kann er die Aufgabe möglicherweise nicht erledigen und bleibt es auch.

11. Betonen Sie gute Beispiele

Praktikanten verlassen sich bei der Orientierung am Arbeitsplatz auf das Beispiel, das Sie und Ihre Kollegen geben. Stellen Sie sicher, dass Sie Praktikanten mit Kollegen zusammenbringen, die Ihr Unternehmen und seine Werte am besten repräsentieren. Durch ein stets professionelles und positives Vorbild erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass Praktikanten bereit sind, sich auf eine Festanstellung in Ihrem Unternehmen zu bewerben.

12. Machen Sie Spaß

Junge Berufstätige schätzen Unternehmen, die eine gesunde Work-Life-Balance fördern und ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen. Teilen Sie Ihren Praktikanten mit, wie Ihr Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Wenn in Ihrem Büro Wellness-Ziele oder -Aktivitäten für die Gruppe bestehen, wie etwa Lauf- oder Lesegruppen, informieren Sie die Praktikanten unbedingt darüber. Erwägen Sie gegebenenfalls, Praktikanten zu gesellschaftlichen Veranstaltungen außerhalb des Arbeitsplatzes einzuladen, damit sie Ihr Team besser kennenlernen können.

13. Führen Sie Austrittsgespräche durch.

Genauso wie die Orientierung Ihnen dabei hilft, Ihr Praktikum zu beginnen, helfen Abschlussgespräche Ihnen, es auf dem richtigen Fuß zu beenden. Ein Abschlussgespräch dient dazu, Informationen darüber zu sammeln, was Ihre Auszubildenden an ihrer Erfahrung schätzen und was sie gerne ändern würden. Ermutigen Sie Praktikanten, Ideen für Ihr Unternehmen vorzuschlagen, um das Programm in Zukunft noch nützlicher zu machen, und bedanken Sie sich aufrichtig für ihre Zeit und Energie.

14. Verbesserungen umsetzen

Mit jeder Gruppe von Praktikanten kann Ihr Unternehmen die Fähigkeiten und Kenntnisse besser verstehen, die Berufseinsteiger erlernen möchten, bevor sie eine Vollzeitbeschäftigung anstreben. Indem Sie die Struktur Ihres Praktikums ständig überprüfen, können Sie eine Erfahrung schaffen, die Ihren Praktikanten und Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bietet. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig ehemalige Praktikanten einstellt, bereiten Sie sich auf den zukünftigen Erfolg vor, indem Sie Praktika als Chance nutzen, junge Fachkräfte bestmöglich auf eine Vollzeitbeschäftigung vorzubereiten.