10 einfache Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität bei der Arbeit • BUOM

14. September 2021

Die Fähigkeit, Zeit für bestimmte Aufgaben aufzuwenden, diese zu erledigen und den Arbeitstag mit hochwertigen Ergebnissen zu beenden, kann ein allgemeiner Maßstab für Ihre Produktivität sein. Wenn Sie nicht über Organisations-, Zeitmanagement-, Aufgabenverfolgungs- oder Priorisierungsmethoden verfügen, kann dies Ihre Effizienz und Produktivität beeinträchtigen. Indem Sie nach und nach einfache Anpassungen an Ihrem täglichen Arbeitsablauf vornehmen, können Sie erste Veränderungen in Ihrer Produktivität feststellen. In diesem Artikel bieten wir 10 Möglichkeiten, produktiver zu werden.

So steigern Sie die Produktivität

Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten sind in der Regel mit der allgemeinen Arbeitsleistung verknüpft. Wenn Sie Strategien implementieren, die Ihre Produktivität unterstützen, haben Sie möglicherweise bessere Chancen, Ihre Produktveröffentlichung zu entwickeln und zu verbessern. Zeitmanagementstrategien wie die Pomodoro-Technik, die Zwei-Minuten-Regel und Zeitblockierungen sind nur einige der Strategien, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Darüber hinaus können Sie Organisationsstrategien anwenden, z. B. die Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen, Ihre Produktivität zu verbessern.

1. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Wenn Sie mit Projekten oder Aufgaben jonglieren, schaffen Sie es zwar irgendwann, etwas zu erledigen, doch die Konzentration auf ein Projekt nach dem anderen kann Ihnen tatsächlich dabei helfen, produktiver zu sein. Wenn wir uns auf mehrere Aktivitäten gleichzeitig konzentrieren, nutzen wir tendenziell einen größeren Teil dieser Zeit nur für den Wechsel zwischen Aufgaben. Dies kann dazu führen, dass einige unerledigte Aufgaben mit geringerer Qualität erledigt werden, als wenn jede Aufgabe ein einzelnes Ziel wäre.

Darüber hinaus kann es Ihnen dabei helfen, die Produktivität zu steigern, wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren, bis diese vollständig abgeschlossen ist, denn wenn Sie sich jeweils auf ein Projekt konzentrieren, setzen Sie sich jeweils ein Ziel und nicht viele. Dies wird Sie wahrscheinlich dazu ermutigen, eine Aufgabe zu erledigen, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Wenn Sie ein Befürworter von Multitasking sind, aber feststellen, dass Sie mehr Dinge anfangen, als Sie zu Ende bringen können, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu priorisieren, damit Sie mit den schwierigsten Aufgaben beginnen und Ihren Tag mit einfacheren, weniger zeitaufwändigen Aufgaben beenden können.

2. Machen Sie regelmäßig Pausen

Es kann verlockend sein, sich keine Zeit für eine Pause zu nehmen. Wenn Sie es jedoch versäumen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, kann dies Ihrer Gesamtproduktivität schaden und zu Müdigkeit oder Burnout führen. In diesem Fall fehlt Ihnen möglicherweise die Energie oder Motivation, um weitere Fortschritte zu erzielen. Erwägen Sie, während Ihres Arbeitstages mehrere kurze Pausen einzuplanen. An den meisten Arbeitsplätzen gibt es einen verbindlichen Zeitplan mit festgelegten Pausenzeiten, so dass die Mitarbeiter alle paar Stunden aktiver Arbeit eine Pause von mindestens 5 bis 10 Minuten einlegen können. Diese kurzen Pausen helfen Ihnen, neue Energie zu tanken, den Kopf frei zu bekommen und sich auf die nächste Aufgabe vorzubereiten.

3. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Aufgaben

Wenn Sie sich vor allen anderen Aufgaben auf Ihre größten und zeitaufwändigsten Aufgaben konzentrieren, können Sie tatsächlich konzentrierter bleiben, als zuerst an kleineren, kürzeren Aufgaben zu arbeiten. Erwägen Sie, Ihre To-Do-Liste rund um diese Aufgaben zu planen, denen Sie morgens, wenn Sie zum ersten Mal bei der Arbeit ankommen, oder zu der Tageszeit, wenn Sie am wachsten und energiegeladensten sind, Zeit widmen können.

4. Setzen Sie sich kleine Ziele

Anstatt große Ziele in Angriff zu nehmen, die mehrere Ausflüge und mehr Zeit erfordern, um sie zu erreichen, sollten Sie darüber nachdenken, kleinere Aufgaben über den Tag verteilt zu planen. Dinge wie das Einreichen der erforderlichen Unterlagen, das Beantworten dieser vier Kunden-E-Mails oder das Sammeln aller Ressourcen, die Ihr Team für die Fertigstellung eines zukünftigen Projekts benötigt, sind kleine tägliche Ziele, die Sie sich setzen und in acht Stunden Arbeitszeit erreichen können. Ebenso können Sie diese kurzen Ziele als Meilensteine ​​verwenden, um Ihren Fortschritt in Richtung eines größeren Ziels zu messen.

Mehr Details: 10 Tipps für mehr Zielstrebigkeit bei der Arbeit

5. Nutzen Sie die Zwei-Minuten-Regel

Bei der Zwei-Minuten-Regel geht es darum, Aufgaben zu übernehmen, die zwei Minuten oder weniger dauern, und sich zwei Minuten Zeit zu nehmen, um mit kleinen Aufgaben zu beginnen, die Sie vielleicht aufgeschoben haben. Wenn es in diesen kurzen Zeiträumen eine Aufgabe gibt, die Sie in zwei Minuten oder weniger erledigen können, oder eine Aufgabe, die Sie für den Anfang organisieren können, ist dies die Zeit, die Sie erledigen sollten. Beispielsweise kann es nur zwei Minuten dauern, bereits erledigte Aufgaben zu protokollieren, auf eine kurze E-Mail zu antworten, Ihre nächsten Ziele aufzuschreiben oder eine Gliederung für Ihren bevorstehenden Projektauftrag auszudrucken, aber die zwei Minuten, die Sie dafür benötigen, werden Sie brauchen Wenn Sie diese kleinen Aufgaben erledigen, können Sie am Ende des Tages oft eine vollständige To-Do-Liste erstellen.

Darüber hinaus sind kleine Aufgaben immer noch ein wichtiger Teil Ihrer gesamten Arbeitsproduktivität. Wenn Sie also die Zwei-Minuten-Regel anwenden, können Sie sich auf diese kleinen Aufgaben konzentrieren, während Sie an größeren, komplexeren Aufgaben arbeiten. Denken Sie an die zwei Minuten zwischen einer Pause und dem Beginn der Arbeit an Ihrem nächsten Projekt oder an die zwei Minuten, die Sie brauchen, um sich für das Mittagessen fertig zu machen, und überlegen Sie, diese Zeit zu nutzen, um sich zu notieren, woran Sie als Nächstes arbeiten müssen, also Ihre täglichen Ziele am nächsten Tag oder beantworten Sie die Voicemail, die seit Arbeitsbeginn auf Sie wartet.

6. Die Zeit blockiert Ihren Zeitplan.

Die Verwendung von Zeitblöcken in Ihrem Zeitplan kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Produktivität zu steigern. Bei dieser Strategie müssen Sie für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, ein Zeitlimit festlegen. Erwägen Sie Zeitblöcke von 90 oder 60 Minuten. Sie können Ihren Zeitplan ausdrucken und die Zeitrahmen markieren, in denen Sie die Zeitblöcke platzieren möchten. Wenn Sie sich also 90 Minuten Zeit für die Arbeit an einem Projekt nehmen, vermerken Sie dies in Ihrem ausgedruckten Zeitplan. Sobald dieser Zeitblock abgelaufen ist, blockieren Sie auf die gleiche Weise einen weiteren Abschnitt Ihres Zeitplans.

Der Zweck der Zeitblockierung besteht darin, einen visuellen Zeitplan zu erstellen, der Ihnen hilft, den Überblick über die Zeiträume der Aufgaben zu behalten, an denen Sie arbeiten. Ebenso dient es dazu, sich in jedem Zeitblock nur einer bestimmten Aufgabe zu widmen, sodass Sie eine bessere Chance haben, diese innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitrahmens abzuschließen. Zusätzlich zur Planung Ihrer Arbeitszeit können Sie auch Pausen zwischen den einzelnen Aufgabenblöcken einplanen, damit Sie sich erfrischen können, während Sie neue Projekte abschließen und beginnen.

Mehr Details: Zeitmanagementfähigkeiten: Definition und Beispiele

7. Machen Sie Meetings produktiver

Wenn Sie über den Tag verteilt Besprechungen haben, denken Sie darüber nach, wie Sie diese Besprechungen produktiver gestalten können, was zu Ihrem Gesamtfortschritt bei der Arbeit beiträgt. Erwägen Sie Stehbesprechungen, bei denen Sie und Ihre Kollegen die Besprechung unterstützen. Dies kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit und Konzentration bei der Besprechung wichtiger Themen während eines Meetings zu steigern.

Sie können die Zeiterfassung auch nutzen, um die Zeit zu erfassen, die für die Teilnahme und den Abschluss eines Meetings benötigt wird. Erwägen Sie beispielsweise, sich Notizen zu den wichtigsten Erkenntnissen oder Themen zu machen, die besprochen werden müssen, und jedem Thema eine bestimmte Zeitspanne einzuräumen. Arbeiten Sie dann mit Ihrem Team zusammen, um nur das zu besprechen, was in der Themenliste enthalten ist, und beschränken Sie die Diskussion des Themas auf die ihnen zugeteilte Zeit.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, an einer Besprechung telefonisch oder über eine Webplattform teilzunehmen, erhöhen Sie ebenfalls Ihre Chancen, dass die Besprechung nicht zu viel Zeit von Ihren persönlichen Aufgaben abhält.

8. Aufgaben delegieren

Erwägen Sie den Einsatz von Delegationstechniken, um Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen. Wenn Sie beispielsweise viele Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste haben, sollten Sie erwägen, einige dieser Aufgaben anderen zuzuweisen, wenn sie ohne Ihr Zutun erledigt werden können.

Durch das Delegieren von Aufgaben können Sie auch an anderen Aufgaben arbeiten, die speziell Ihnen allein zugewiesen werden können, während der Rest des Teams seine Zeit Aufgaben widmen kann, die andernfalls Zeit oder Ressourcen anderer wichtigerer Projekte in Anspruch nehmen würden. Wenn Sie beispielsweise E-Mails haben, die beantwortet werden müssen, ein Kollege aber in seinen Antworten genauso auf Details achten kann wie Sie, sollten Sie darüber nachdenken, ihm eine Aufgabe zuzuweisen, während Sie an verwandten Aufgaben arbeiten, die sonst niemand erledigt. ( durchführen oder nicht durchführen darf. ) voll.

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9. Verwenden Sie die Pomodoro-Strategie

Die Steigerung der Produktivität bei der Arbeit kann viel mit Ihrem Zeitmanagement zu tun haben, und die Pomodoro-Methode ist eine Strategie, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Zeit effektiver zu verwalten. Ähnlich wie bei der Planung von Pausen verwendet die Pomodoro-Methode einen Timer, bei dem Sie sich 20 Minuten lang einer Aufgabe widmen (Sie können diese Zeit jedoch auf 30 Minuten verlängern), daran arbeiten, bis der Timer abläuft, und sich dann fünf Stunden Zeit nehmen brechen. Minute Pause. Diese Strategie kann effektiv sein, weil sie mehr Zeit für kontinuierliche, konzentrierte Arbeit und dann die Möglichkeit bietet, für ein paar Minuten von der Aufgabe Abstand zu nehmen, bevor man sie wieder zu Ende bringt.

10. Pausen begrenzen

Unterbrechungen können uns tagsüber wirklich ablenken. Selbst wenn Sie die Beziehungen zu Ihren Kollegen genießen, kann der Zeitverlust aufgrund von Gesprächen, informellen und kurzen Besprechungen oder Diskussionen über ein bestimmtes Thema Ihren Arbeitsablauf behindern und Ihre Gesamtproduktivität verringern. Erwägen Sie die Verwendung einiger Strategien, um Ablenkungen im Laufe des Tages zu begrenzen.

Sie können einen Teil des Tages bei geschlossener Bürotür arbeiten oder, wenn Sie in einem offenen Büro arbeiten, Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung verwenden, um die Geräusche von Bürogesprächen und Kommunikation zu reduzieren. Kopfhörer können auch eine höfliche, aber leise Möglichkeit sein, Ihren Kollegen mitzuteilen, dass Sie sich auf die Projekte konzentrieren müssen, an denen Sie arbeiten.

Es ist wichtig, bei der Umsetzung von Strategien, die Ihnen helfen, produktiver zu werden, so konsequent wie möglich vorzugehen. Erlauben Sie sich, Ihre Fähigkeiten zu erlernen und weiterzuentwickeln, und Sie können sicher sein, dass Ihre Produktivität weiter steigt.