Что такое Vendor Management и как его проводить (с советами)

Поставщик — это внешняя сторона, которая оказывает помощь компании в обмен на оплату. Руководители организаций часто используют управление поставщиками для решения задач коммуникации и оценки при работе с третьими сторонами. Изучение того, как на практике управлять поставщиками, может помочь вам согласовывать договорные соглашения, которые являются взаимовыгодными и способны повысить эффективность работы вашего агентства. В этой статье мы даем определение управлению поставщиками, описываем его отличия от управления проектами, а также объясняем шаги и советы по его применению в интересах вашего рабочего места.

Что такое управление поставщиком?

Управление поставщиками — это процесс выявления и назначения сторонних организаций, которые могут помочь вашей компании работать более гладко. Продавцы поставляют продукты или услуги, такие как фотография, еда и кейтеринг или планирование специальных мероприятий. Они экономят ваше время и ресурсы от оплаты постоянных сотрудников за выполнение задач. Управляя своими поставщиками, вы можете убедиться, что их предложения могут оказать положительное влияние на вашу компанию. Вы также можете заключить финансовое соглашение, выгодное обеим сторонам. Некоторые агентства могут нанимать поставщиков для специальных проектов, в то время как другие могут заключать долгосрочные контракты, что означает, что они могут предоставлять услуги в течение длительного периода.

Управление поставщиками и управление проектами

Управление проектами — это процесс руководства командой профессионалов для завершения проекта для клиента или организации. Он отличается от управления поставщиками следующими способами:

Связь с работодателем

Компания и поставщики, которых они назначают, являются партнерами, и каждая сторона стремится получить выгоду от контракта. Например, компания может стремиться получить услугу, повышающую узнаваемость бренда среди потребителей. Продавец может захотеть повысить свой престиж, работая с авторитетной организацией. Взаимоотношения в управлении проектами различны. Руководители проектов занимают руководящие должности, отвечая за постановку задач членам команды и оценку качества их работы. Это напоминает динамику начальник-сотрудник.

Продолжительность отношений

В управлении проектами сотрудники могут стремиться нанимать и удерживать профессионалов в своей команде, помогая им поддерживать производительность своего рабочего процесса. Например, найм нового менеджера проекта для каждого задания может потребовать от команды адаптации к новым стилям руководства и удовлетворения различных ожиданий, что может повлиять на то, насколько хорошо они справятся со своей работой. Поддержка одной и той же группы людей может быть более выгодной.

В управлении поставщиками сторонние организации часто обмениваются краткими отношениями со своими клиентами в зависимости от потребностей клиентов. Например, после того, как вендор выполнил задачу по спецпроекту, он выполнил договорное соглашение, поэтому связь между ними прекратилась. Компании также часто нанимают разных поставщиков, если они еще не определились с тем, с кем они хотят работать в долгосрочной перспективе.

Как вести вендор-менеджмент

Выполните следующие шаги, чтобы установить продуктивные отношения между вашей компанией и поставщиками:

1. Подумайте о целях вашей компании

Подумайте о том, чего ваша компания хочет достичь и как работа поставщиков может помочь вам в достижении ваших целей. Когда вы определяете организации, с которыми хотите работать, вам может быть важно понять и сообщить о своих целях, чтобы определить, совпадают ли ваши деловые интересы с ожиданиями поставщиков. Укажите веху, которую вы хотите достичь, и дату, когда вы хотели бы, чтобы ваше видение воплотилось в жизнь. Также может быть полезно записать свои цели с точки зрения поставщика. Убедитесь, что они реалистичны в желаемые сроки и достижимы для партнеров, которых вы ищете.

2. Оцените квалификацию поставщиков

Создайте список потенциальных поставщиков, которые предлагают продукты или услуги, которые требуются вашему бизнесу. Попробуйте ранжировать их по средней цене, расположению и разнообразию предложений. Вы также можете провести исследование, чтобы узнать больше об их стандартах и ​​ценностях. Например, их контент в социальных сетях может дать представление о том, как они расставляют приоритеты взаимодействия со своими потребителями. Их веб-сайты могут информировать вас об их отраслевых особенностях и успехах с предыдущими клиентами, помогая вам решить, могут ли они сделать то же самое для вашей компании. Сравните преимущества и недостатки каждого потенциального клиента и выберите поставщиков, которым вы хотите платить.

3. Разработайте план коммуникации

Как только поставщики будут числиться в платежной ведомости вашей организации, установите процедуру общения с ними по мере выполнения ими заданий. Вы можете решить, хотите ли вы внимательно следить за их работой или предоставить им творческую свободу для реализации предпочтительных подходов. Подумайте о частоте встреч с ними, чтобы отслеживать их успехи или обсудить ваши ожидания. Например, для долгосрочных проектов вы можете потребовать, чтобы поставщики связывались с вами раз в две недели, чтобы объяснить последние изменения. Подумайте о своих методах предоставления обратной связи, чтобы гарантировать достижение желаемых результатов.

4. Оцените влияние на вашу компанию

По мере углубления вашей связи с поставщиками оцените влияние их продуктов или услуг на деятельность вашего агентства. Например, если ваш поставщик оказывал услуги по печати информационных бюллетеней вашей компании, вы можете оценить, насколько быстро они выполняли ваши заказы и качество печатных материалов. Подумайте об их готовности связываться с вами на протяжении всего производства и их восприимчивости к вашей конструктивной критике. Ваша оценка также может помочь вам принять решение об улучшении их работы, где вы можете запланировать встречу для обсуждения следующего этапа партнерства.

Советы по управлению поставщиками

Примите во внимание следующие советы по эффективному управлению поставщиками от имени вашей организации:

• Оцените свои финансовые ресурсы: оцените сумму средств, которые у вас есть, чтобы платить сторонним компаниям за работу с вашей компанией. Подумайте о количестве поставщиков, с которыми вы хотите работать одновременно, что может повлиять на то, сколько денег вы можете выделить на внешние операции.

• Определите ключевые показатели эффективности. Ключевой показатель эффективности (KPI) может информировать поставщика о том, когда его работа соответствует стандартам клиента. Создайте список метрик, чтобы помочь поставщику в производстве, где он может отстаивать ваши интересы и легче осуществлять контроль качества.

• Поделитесь хронологией. Установление крайних сроков для вашего поставщика может побудить его представить свою работу заранее и эффективно организовать рабочий процесс. Сообщите дату и время, когда вы хотели бы просмотреть конечный продукт, и расставьте приоритеты для самых срочных задач, чтобы сообщить организации, какое задание выполнить в первую очередь.

• Предоставьте полезные ресурсы. Дополнительные ресурсы могут повысить производительность поставщиков, позволяя им лучше понять вашу компанию и стандарты. Примеры ресурсов включают представителя вашей организации, консультирующегося с ними во время производства, или выделенное место внутри вашей компании для выполнения задания.

• Внедряйте этические принципы. Может быть важно, чтобы ваши поставщики придерживались этических стандартов вашей организации, таких как защита конфиденциальной информации и уважение оригинальной работы других компаний. Продвигайте свои этические приоритеты в начале отношений, чтобы ваши поставщики могли их уважать.

• Расширьте отношения: если работа поставщика превзошла ваши ожидания, то может быть выгодно платить ему за предоставление услуг для вашей компании на постоянной основе. Договаривайтесь о соглашении по цене и частоте, которые положительно повлияют на поставщиков и позволят вашему бизнесу расти.