Что такое проект улучшения процессов? Советы и преимущества

Крупные проекты состоят из более мелких процессов, которые связывают ресурсы проекта вместе и обеспечивают основу для развития проекта. Руководители проектов работают над процессами на этапе планирования, но иногда новые требования или изменения требуют улучшения процессов. Улучшение процессов может помочь повысить эффективность, рентабельность и общую производительность проекта за счет улучшения более мелких процессов по одному. В этой статье мы покажем вам, что такое проект улучшения процесса, преимущества составления этого типа плана и как создать план улучшения процесса.

Что такое проект улучшения процессов?

Проект улучшения процессов — это письменный или цифровой план, в котором описывается, как руководитель проекта и команда могут улучшить процессы проекта в будущем. Когда возникают проблемы или клиенты запрашивают изменение проекта, каждый процесс может потребовать улучшения или обновления. План улучшения процессов помогает наглядно представить, как процессы улучшаются с течением времени, а также преимущества его наличия.

Преимущества использования плана улучшения процессов

Использование плана улучшения процессов может помочь команде повысить эффективность своих процессов и потенциально сэкономить время и деньги. Вот некоторые общие преимущества использования плана улучшения проекта:

Раннее выявление проблем

Такие проблемы, как отсутствие материалов или расходных материалов, запросы клиентов или неправильно рассчитанный бюджет, могут привести к замедлению проекта или увеличению затрат денег и ресурсов, чем первоначально планировалось. План улучшения процесса может помочь команде быстрее решать потенциальные проблемы, анализируя ход выполнения, бюджет и потребности проекта. Выявление проблем на ранней стадии проекта может сэкономить время и деньги и обеспечить большую прозрачность между командой и клиентом.

Повышение эффективности

Эффективность проекта — это измерение количества ресурсов, потребляемых проектом, по отношению к количеству создаваемой им продукции. Эффективный проект создает максимальный результат с минимальными ресурсами. Планы улучшения процессов помогают команде измерить общую эффективность проекта, чтобы увидеть, где необходимы улучшения для управления проектом, распределения ресурсов или производственных процессов.

Исправление ошибок

Иногда даже самые эффективные проекты могут столкнуться с ошибками из-за просчетов или ошибок планирования. План улучшения процессов помогает команде быстро выявлять ошибки и создавать ответные меры для их скорейшего устранения. Это помогает поддерживать эффективность процесса на всех этапах проекта и предотвращает возможные денежные или временные потери в будущем.

Устранение или сокращение технологических потерь

Каждый процесс в проекте может создавать «отходы» в виде избыточных ресурсов, труда или затрат. Чрезмерное количество электронных писем из-за отсутствия программного обеспечения для управления проектами — хороший пример потери процесса. План улучшения процесса может включать в себя приобретение платформы управления проектами, чтобы сократить лишние коммуникационные потери и сделать совместную работу над проектом более эффективной.

Управление временем простоя

Время простоя — это измерение любого времени, которое не было потрачено на работу над проектом. Простои могут привести к денежным потерям и замедлению производства. План улучшения процессов помогает команде определить источники простоев, насколько они влияют на производительность и бюджет каждого процесса, и найти решения для уменьшения потерь.

Отслеживание запасов

Наличие правильных материалов и инструментов для проекта может помочь повысить эффективность и производительность. План улучшения процесса помогает команде определить правильные материалы или инструменты для работы и определить их использование в проекте. Затем команда может планировать более качественные инструменты или материалы, если оригинальные варианты окажутся менее эффективными или слишком дорогими.

Как создать план улучшения процесса

Создание плана улучшения процесса требует выполнения нескольких важных шагов, в которых рассматривается первоначальный план проекта, каждый процесс в проекте и вклад каждого члена команды. Типичный план улучшения процесса включает в себя:

1. Проанализируйте свои текущие процессы

Первым шагом в создании плана улучшения процесса является анализ текущего проекта на предмет следующего:

• Ошибки: определите, какие ошибки возникают в каждом процессе на типичном этапе производства, а также стоимость каждой из них по времени, материалам и заработной плате.

• Производственные потребности: определите потребности в материалах, рабочей силе и финансах для каждого процесса в проекте.

• Потребности клиентов: проанализируйте потребности клиентов и определите, отвечает ли им проект.

• Потребности команды: определите, все ли потребности рабочей группы удовлетворены.

• Потребности лидера: определите, понимает ли менеджер проекта проект и имеет ли он все необходимое для обеспечения хорошего лидерства.

2. Создайте схему

Когда потребности каждого процесса полностью задокументированы и учтены, команда может создать общую схему проекта. Этот план включает подробную информацию о каждом процессе, включая финансовые, трудовые, материальные, временные, лидерские и клиентские требования. Он дает общий обзор проекта и позволяет команде определить проблемы в текущем проекте и процессах. Схема может быть напечатана, нарисована или оформлена в виде презентации. Отправьте копию каждому члену команды для проверки, так как это может учесть вклад каждого и изучить все аспекты проекта.

3. Перепроектируйте каждый процесс

После того, как команда соберет исходные данные, они переходят к этапу редизайна. На этом этапе планирования улучшения процесса команда использует всю информацию для создания нового дизайна для каждой части проекта. Обычно это начинается с мозгового штурма для выявления распространенных ошибок или проблем и переходит к более продвинутым этапам планирования, где необходимы экспертные знания. Например, команда разработчиков может определить, какие инструменты ей необходимы для разработки определенного программного обеспечения, но может не иметь опыта в маркетинге или финансовом планировании и ей требуется консультация эксперта.

4. Распределите роли и реализуйте план

Команда проводит мозговой штурм и перерабатывает каждый процесс с учетом эффективности и производительности, продвигая фазу внедрения. Здесь менеджер проекта обычно назначает новые роли или расширяет старые роли, чтобы удовлетворить новые потребности проекта. Команда назначает каждому процессу временную шкалу и ставит цели, которых команда должна достичь до определенных дат. Реализация плана требует, чтобы каждый понимал свою роль, потребности проекта и потребности клиента.

5. Проверяйте через равные промежутки времени

Практически всегда процесс можно улучшить, поэтому важно периодически пересматривать даже самые эффективные процессы, чтобы увидеть, где могут произойти положительные изменения. Обзоры могут быть короткими, быстрыми взглядами на производственные требования, такие как стоимость и потребности в рабочей силе, или углубленным анализом каждого процесса каждый месяц, чтобы найти постоянное улучшение.

Советы по использованию плана улучшения процесса

Планы улучшения проекта можно улучшить за счет частого пересмотра и совместной работы, но есть несколько других советов, позволяющих максимально повысить эффективность плана. Эти советы включают в себя:

• Сделайте общение проще. Менеджер проекта может предоставить команде стабильную и удобную платформу для общения. Это может быть программное обеспечение для управления проектами, программное обеспечение для чатов и конференций или специальные цепочки электронной почты. Хорошая коммуникация способствует продвижению плана улучшений, гарантируя, что все понимают ожидания и роли.

• Следить за выполнением. Хорошо организованные команды все равно могут сталкиваться с неудачами на этапе реализации, поэтому руководителям проектов важно отслеживать каждый процесс и при необходимости обеспечивать поддержку или обратную связь.

• Инвестируйте в инструменты и сотрудников. Хороший план улучшения процесса включает в себя инвестиции в качественные инструменты, лучшие материалы и навыки сотрудников, поскольку каждый из них может повысить эффективность и производительность.