Что такое приостановочный счет? (Плюс советы по использованию)
Бухгалтеры управляют повседневными финансами компаний, помогая им отслеживать расходы и доходы для более точных расходов и отчетности. Когда бухгалтеры сталкиваются с незнакомыми или неоднозначными транзакциями для компании, им необходимо отметить транзакцию в резервном счете, пока они не смогут найти о ней больше информации. Узнав о временных счетах, вы сможете поддерживать организованность и точность финансов компании. В этой статье мы определяем учетные записи ожидания и рассмотрим, когда их использовать, советы по их успешному использованию и пример, который поможет вам лучше понять.
Что такое саспенс-счет?
Счет ожидания — это раздел главной бухгалтерской книги, в котором отслеживаются финансы компании или отдельного лица, где бухгалтеры могут временно регистрировать неоднозначные транзакции для своих клиентов. Счет ожидания удерживает транзакцию или приостанавливает ее отдельно от доходов и расходов компании или физического лица до тех пор, пока вы не получите дополнительную информацию и не поместите ее в соответствующую часть главной книги. Это позволяет легко отслеживать транзакции, в которых могут быть ошибки, что делает главную книгу более точной.
Когда следует использовать временный аккаунт?
Вы можете использовать временный счет для любой ситуации, в которой вам нужно больше информации для точной регистрации транзакции в бухгалтерской книге вашего клиента. Как правило, главные бухгалтерские книги для предприятий с большим количеством транзакций всегда должны иметь резервный счет, готовый для транзакций без четких деталей, чтобы сделать учет более эффективным и точным. Вот подробнее, когда вы можете поместить транзакцию в учетную запись ожидания:
Когда отправитель неясен
При ведении учетных записей для ваших клиентов важно понимать, кто отправил счет или совершил покупку, поэтому рассмотрите возможность помещения транзакций в учетную запись ожидания, если отправитель неясен. Это позволяет вам выяснить, кто отправлял платежи или счета, и отслеживать эти доходы и расходы в соответствующих частях бухгалтерской книги вашего клиента. Использование временной учетной записи для транзакций без очевидных отправителей также позволяет вам и вашему клиенту гарантировать, что все платежи отправляются и получаются нужными людьми.
Когда получатель неясен
Иногда вы можете получать платежи или счета для своего клиента, не обращаясь к явному получателю. Например, вашим клиентом может быть компания, которая наняла клининговую службу, но клининговая служба не указала конкретный отдел или лицо для оплаты счета, поэтому вы можете поместить сумму на счет ожидания до тех пор, пока ваш клиент не решит, кто оплатит счет. выставленный счет. В этой ситуации полезен учетная запись ожидания, чтобы гарантировать, что вы отслеживаете все расходы и доходы в надлежащих местах, чтобы хранить бюджеты для всех отделов.
Когда причина неясна
Вы также можете поместить транзакцию на временный счет, если причина расхода или дохода неясна. Это может произойти, если есть квитанция или счет на сумму без описания продукта или услуги, которые понесли затраты или привели к оплате. Когда нет четкой причины для суммы, помещение ее в учетную запись ожидания, пока ваш клиент не поможет вам понять, позволяет главной бухгалтерской книге оставаться без ошибок.
При получении частичных платежей
Еще одна причина использовать временную учетную запись для вашего клиента, если они получают частичные платежи или платежи в рассрочку за продукт или услугу. Это часто происходит с компаниями, которые предлагают планы платежей или требуют авансовых платежей или депозитов для определенных продуктов и услуг. Часто рекомендуется записывать эти частичные платежи в учетную запись ожидания компании до тех пор, пока ваш клиент не получит платеж в полном объеме, и вы можете переместить завершенную транзакцию в главную книгу, чтобы показать общий доход.
Когда ваш клиент не получил покупку
Учетная запись ожидания также может быть полезна, если ваш клиент платит за продукт или услугу, но еще не получил продукт или услугу. Например, ваш клиент может предварительно заказать новую офисную мебель для своего бизнеса, но он не получит мебель в течение нескольких месяцев после того, как она будет доступна. Вы можете записать расходы в учетную запись ожидания, чтобы отделить их от общих расходов на случай, если ваш клиент отменит заказ или не получит его, что упрощает изменение или удаление из учетной записи.
Советы по использованию учетной записи ожидания
Воспользуйтесь следующими советами, чтобы узнать, как использовать временную учетную запись для успешного удовлетворения потребностей ваших клиентов:
Пересматривайте его ежедневно. Ежедневный просмотр учетной записи ожидания вашего клиента позволяет вам понять, какие транзакции все еще неоднозначны, и напоминает вам о необходимости более тщательного изучения их. Это позволяет контролировать финансы вашего клиента и предотвращает переполнение счета ожидания неясными транзакциями, которые могут повлиять на общие доходы и расходы вашего клиента.
Обратите внимание на шаблоны. Попытайтесь заметить закономерности в учетных записях ожидания, с которыми вы работаете, например, регулярно ли определенный тип транзакции или счета от определенного отправителя поступает в учетную запись ожидания. Это может помочь вам и вашему клиенту отслеживать ошибки в этих транзакциях или решить проблему, связавшись с отправителем напрямую.
Записывать. Может быть полезно делать заметки о том, почему вы помещаете определенные транзакции на временный счет, а не на другую часть главной бухгалтерской книги. Упоминание причины может помочь вам вспомнить, какая информация вам нужна для раскрытия таинственной транзакции и поддержания финансов вашего клиента в нужном русле, особенно если транзакция некоторое время находилась на счете ожидания.
Попросите разъяснений. Хотя вы можете отвечать за бухгалтерский учет вашего клиента, важно попросить его прояснить неоднозначные операции, чтобы вы могли точно их записать. У вашего клиента может быть ценная информация об источнике или причине платежа или счета, и он может помочь вам более эффективно решать эти транзакции.
Перепроверьте все. Точность имеет жизненно важное значение для бухгалтерского учета, поэтому рассмотрите возможность перепроверки своей работы, когда вы вводите транзакции в учетные записи ожидания, чтобы просмотреть их позже. Убедитесь, что ваши цифры и данные верны, чтобы избежать ошибок в будущем, и сохраняйте точность главной книги при переводе транзакций с промежуточного счета.
Регулярно очищайте его. Поскольку временный счет для вашего клиента является временным, регулярно очищайте его, чтобы помещать транзакции на свои места и создавать точное представление доходов и расходов вашего клиента для отчетности. Особенно важно иметь четкий резервный счет в конце финансового года, чтобы ваш клиент понимал свои истинные прибыли и убытки.
Примеры саспенс-аккаунта
Существуют небольшие различия в том, как вы можете использовать учетную запись ожидания, в зависимости от того, оплачивается ли неоднозначная транзакция вашему клиенту или ваш клиент платит кому-то другому. Чтобы углубить свое понимание того, как использовать учетные записи ожидания в таких ситуациях, рассмотрите следующие примеры:
На расходы
Ваш клиент нанимает подрядчика для ремонта нескольких частей своего офисного здания. Позже подрядчик отправляет счет с просьбой оплатить 2000 долларов, но не уточняет, предназначена ли эта сумма для всех ремонтных работ или только для их части. Вы дебетуете сумму со счета ожидания, чтобы спросить своего клиента об этом позже, и кредитуете счета к оплате с тем же номером, чтобы спросить своего клиента об этом позже.
ДебетКредитПриостановить счет$2,000
Кредиторская задолженность
$2,000### Для дохода
Ваш клиент недавно продал несколько продуктов другой компании. Компания отправляет вашему клиенту 50 долларов в качестве оплаты, но вы понимаете, что сумма может быть неточной и должна быть ближе к 500 долларам. Вы дебетуете 50 долларов с денежного счета и зачисляете 50 долларов на резервный счет до тех пор, пока не получите дополнительную информацию.
Списание средств
Кредит
Денежные средства
50 долларов
Учетная запись ожидания
50 долларов