Что такое предварительная встреча? (Плюс преимущества и как разместить один)

14 апреля 2022 г.

Успешная встреча привлекает участников, достигает организационных целей и позволяет профессионалам принимать обоснованные решения в отведенные сроки. Перед тем, как произойдет фактическое событие, сотрудники могут собраться на предварительную встречу, чтобы помочь им подготовиться. Зарезервировав время для предварительной встречи, вы и ваши товарищи по команде сможете разработать стратегию официальной встречи, отвечая на вопросы, разрабатывая контрольные списки и подготавливая места для презентаций. В этой статье мы даем определение предварительному совещанию, описываем преимущества его проведения и перечисляем шаги по его организации.

Что такое предварительная встреча?

Предварительная встреча — это сессия, которая проводится перед официальной встречей, и ее цель — завершить план действий, чтобы обеспечить успех основного мероприятия. Профессионалы, которые участвуют в предварительном собрании, могут быть сотрудниками, которые планируют организовать официальное собрание. Они могут пересмотреть свои цели и спланировать, что произойдет, когда они встретятся с заинтересованными сторонами и клиентами в ближайшем будущем.

Преимущества предварительной встречи

Успешное проведение предварительной встречи может оказать положительное влияние на последующую официальную встречу. Вот преимущества, которые следует учитывать при организации сеанса мозгового штурма:

Организует маршрут для официальной встречи

Проведение предварительной встречи может позволить вам составить список мероприятий для фактического мероприятия. Вы можете выделить важные темы для обсуждения и сделать пометку, чтобы у заинтересованных сторон было достаточно времени, чтобы задать вопросы в конце презентации. Повестка дня может помочь привлечь участников и сообщить им, чего ожидать, когда они войдут в конференц-зал. Это также поможет провести мероприятие гладко, заставив гостей почувствовать, что встреча была необходимой и эффективной.

Например, вы хотите провести совещание по бюджету компании на второй квартал. Благодаря предварительной встрече у вас есть маршрут, который показывает, что вы собираетесь сначала обсудить, насколько хорошо компания выполнила бюджет в первом бюджете. Затем вы перейдете к разговору о том, сколько денег отдел должен выделить на инициативы в течение следующих нескольких месяцев. Вы можете быть уверены, что слушателям будет легко следовать вашему маршруту, а сотрудничество, имевшее место во время предварительной встречи, позволило вам заранее прояснить идеи.

Делегирует задачи совещаний сотрудникам

Предварительное собрание дает возможность поставить задачи сотрудникам, чтобы обеспечить успешное официальное собрание. После организации маршрута вы можете решить, кто отвечает за каждый пункт контрольного списка. Также может быть полезно отрепетировать действия на собрании, чтобы члены команды поняли значение своих ролей.

Например, если функция может выполняться в аудитории, вы можете поручить одному сотруднику заранее устранить неполадки с микрофоном, аудиосистемой и экраном презентации, чтобы убедиться, что они работают правильно. Вы также можете назначить ведущего, который будет представлять спикеров и переходить между темами маршрута. Другим участником может быть сотрудник, который распространяет программы встреч или прохладительные напитки. Делегирование задач может стимулировать совместную работу на рабочем месте и дать сотрудникам уверенность в том, что они учли все необходимое, чтобы собрание прошло гладко.

Упрощает процесс принятия решений

На официальной встрече ваша цель может состоять в том, чтобы сделать выбор, который повлияет на организацию, в которой вы работаете. Проведение предварительной встречи может помочь вам подготовиться к процессу принятия решения. Вы можете обсудить, чего вы хотите достичь во время официального собрания, и определить заинтересованные стороны, которые могут присутствовать на собрании и заявить о своей поддержке ваших решений. Установив график проведения мероприятия, вы можете решить, может ли встреча начаться достаточно долго, чтобы прийти к соглашению.

Например, цель официальной встречи — определить влиятельного человека, с которым можно сотрудничать для предстоящей маркетинговой кампании. Во время предварительной встречи вы излагаете информацию о влиятельном лице, которая может убедить руководителей отдела маркетинга следовать вашим предложениям по кампании. Поскольку вы знаете, что фактическая встреча длится два часа, вы выясняете, как изложить свое дело в рамках временных ограничений. Ваша организация помогает вам и вашим коллегам принимать обоснованные решения, когда придет время.

Как провести предварительную встречу

Выполните следующие действия, чтобы провести предварительную встречу с вами и вашими товарищами по команде:

1. Проверить наличие участников

Определите сотрудников, ответственных за проведение официального собрания. Проверьте их расписание, чтобы убедиться, что у них есть время пообщаться с вами перед главным событием. Может быть полезно назначить дату предварительной встречи, которая даст вам дополнительное время для применения обратной связи. Например, если фактическое событие происходит в конце месяца, вы можете собраться на предварительную встречу за неделю до этого, что даст вам несколько дней, чтобы изменить повестку дня и реорганизовать свои процессы.

2. Разработайте повестку дня

Как и в случае с официальной встречей, повестка дня важна для предварительной встречи. Составьте план тем, которые вы хотите обсудить на встрече с коллегами. Расставьте темы по приоритетам, чтобы вы могли задавать проницательные вопросы, пока ключевые фигуры находятся в вашем присутствии. Вы можете зарезервировать время для открытого обсуждения, которое дает сотрудникам возможность высказать свое мнение и опасения. Подумайте о том, чтобы попросить своих коллег подготовить свои собственные повестки дня, чтобы помочь провести комплексную предварительную встречу.

3. Проясните идеи

Как только вы и ваши коллеги окажетесь в одном месте, пришло время объяснить пункты вашей повестки дня. Обеспечьте контекст целей официальной встречи и ваших стратегий их достижения. Вы можете предложить маршрут, который сможет привлечь внимание посетителей, отвечая на их вопросы и оправдывая их ожидания. Поощряйте своих товарищей по команде высказывать идеи о том, как, по их мнению, может начаться встреча. Убедитесь, что вы и группа согласовали повестку дня, чтобы вы чувствовали себя готовыми к предстоящему событию.