Как успешно вести обсуждение на работе

Большая часть эффективного сотрудничества на рабочем месте — это открытое обсуждение. Когда члены команды имеют свободу и готовность делиться своими идеями, они могут многому научиться друг у друга. И менеджеры, и сотрудники играют решающую роль в организации качественных дискуссий на работе. В этой статье мы объясняем, как облегчить обсуждение в профессиональной среде, и предлагаем несколько советов для достижения успеха.

Почему важно способствовать обсуждению на работе?

Содействие обсуждению на работе важно по следующим причинам:

Обмен идеями

Активное обсуждение может привести к большему мозговому штурму и сотрудничеству на рабочем месте. Когда каждый может поделиться своими идеями и мнениями, появляется гораздо больше информации для работы. Точно так же, когда разнородная группа людей ведет успешную дискуссию, можно многому научиться на уникальном опыте друг друга.

Инклюзивная рабочая среда

Вместо того, чтобы позволить одному человеку вести дискуссию, менеджеры и сотрудники могут дать возможность высказаться всем остальным. Установив приоритет, когда каждый должен прийти на встречу или обсуждение, готовый поделиться чем-то, люди могут чувствовать себя более комфортно, высказываясь. Это открывает возможности для гораздо более инклюзивной и сплоченной атмосферы на работе.

Продуманные инновации

Когда в обсуждении участвует всего несколько человек, они могут упустить из виду некоторые аспекты проекта. Включая больше голосов в разговор, компании могут быть более социально осведомленными и культурно чувствительными.

Значимые встречи

Несмотря на то, что на встречах полезно делать паузы для молчания, также важно, чтобы разговор продолжался. Имея стратегии, способствующие обсуждению, люди могут с большей готовностью дополнять идеи друг друга.

Улучшенные связи

Когда сотрудники могут обсуждать идеи и сотрудничать, они, как правило, формируют более тесные связи друг с другом. Это важная часть повышения морального духа сотрудников и приверженности успеху компании.

Как облегчить обсуждение

Выполните следующие действия, чтобы облегчить обсуждение:

1. Действуйте как проводник

Когда вы ведете дискуссию, важно предложить своей команде поддержку и руководство. Вместо того, чтобы полностью контролировать разговор, постарайтесь поддерживать разговор и поощряйте участие. Если вы заметили паузы в разговоре, дайте вашей команде время все обдумать. Если разговор зашел в тупик, поднимите новую тему или задайте вдумчивые открытые вопросы.

2. Обеспечьте четкую структуру

Перед групповым собранием установите некоторые принципы для обсуждения. Если вы хотите, чтобы все участвовали, попросите их потратить некоторое время на обдумывание идей перед собранием. Вы даже можете сообщить им, какие вещи вы планируете обсудить на встрече.

Наряду с установлением ожиданий решите, какую структуру обсуждения вы хотите. Вот несколько идей, которые вы можете выбрать:

• Секционные группы: разделите членов вашей команды на более мелкие группы. Это позволяет им делиться своими идеями в более интимной обстановке. Через некоторое время все группы могут снова собраться вместе, чтобы поделиться тем, что они обсуждали.

• Круговая система: обойдите вокруг стола и дайте всем возможность высказаться. Такая структура идеальна для совещаний, на которых вы дали своей команде время на подготовку нескольких идей.

• Бесплатно для всех: любой может высказаться, когда захочет. Это идеально подходит для начальных сеансов мозгового штурма.

3. Начните с ледоколов

В то время как некоторым людям нравится делиться своими идеями с другими, некоторые люди могут быть более опасливыми. Помогая членам вашей команды лучше узнать друг друга, вы можете помочь застенчивым сотрудникам чувствовать себя более комфортно, говоря во время обсуждений.

Подумайте о том, чтобы начать обсуждение с нескольких ледокольных вопросов. Обсуждение забавных или глупых тем может помочь каждому расслабиться и почувствовать себя готовым к серьезному разговору. Вот несколько вопросов, которые помогут вам начать:

• Что все делали в эти выходные?

• Чего вы все с нетерпением ждете?

• Где находится место отдыха вашей мечты?

• Поделитесь одним хобби, которое вам нравится.

• Какой ваш самый любимый фильм?

• Если бы вы могли внезапно развить какой-либо навык, что бы это было?

• Что является главным пунктом в вашем списке желаний?

• Каковы ваши текущие цели?

4. Придумайте несколько моментов, чтобы поделиться

Как руководитель обсуждения, вы должны иметь подготовленный общий план обсуждения. Таким образом, вы можете гарантировать, что разговор продолжится. Если никто не хочет говорить первым, предложите несколько идей, которыми вы можете поделиться со своей командой.

5. Хвалите позитивное поведение

Когда вы заметите, что ваша команда плавно делится своими идеями и опирается на мнение друг друга, не забудьте похвалить их в конце обсуждения. Определив, что вам понравилось в обсуждении, члены вашей команды могут узнать, что им следует делать во время следующего обсуждения.

6. Делайте заметки

Пока люди говорят, обязательно запишите некоторые основные идеи, которыми они поделились. Выделите, какие идеи привели к дальнейшему разговору, а какие не продвинулись вперед. Отслеживание обсуждения может оказаться полезным, когда вы снова встретитесь со своей командой. Таким образом, вы сможете вернуться к тому, на чем остановились, и избежать повторного обсуждения одних и тех же вещей.

7. Поделитесь основными идеями

Поделитесь кратким изложением того, что вы все обсудили в конце разговора. Резюме может помочь всем вспомнить, что вы обсуждали и о чем вам еще нужно поговорить в будущем. В конце обсуждения поработайте в группе, чтобы решить, что вам нужно делать дальше.

Подумайте о том, чтобы напечатать документ, которым вы сможете поделиться с остальными членами вашей команды после встречи. Включите в документ план действий на следующую встречу. Вы даже можете включить несколько вопросов, на которые команда не ответила.

Советы по организации обсуждения

Используйте эти советы, когда вы отвечаете за ведение дискуссии:

Уважайте других

Даже если вы не обязательно согласны с чьими-то идеями, важно относиться к ним с уважением. Постарайтесь быть профессиональным и вежливым образцом для подражания на протяжении всего обсуждения. Если вы заметили, что кто-то слишком много внимания уделяет одной теме, незаметно переключите разговор на другую тему.

Поощряйте всех говорить

Ведя дискуссию, убедитесь, что у всех достаточно времени, чтобы поделиться своими идеями. Дайте понять, что все должны уделять говорящему все свое внимание. Прежде чем начать говорить, убедитесь, что собеседник полностью закончил свою мысль.

Задавать вопросы

Одним из важных аспектов активного слушания является задавание уточняющих вопросов после того, как кто-то закончил говорить. Постарайтесь придумать вопросы, которые помогут вашей команде расширить свои идеи. Кроме того, вопросы — отличный способ узнать больше деталей и определить, имеет ли идея смысл для вашей компании.

Разрешить молчание

Моменты молчания могут быть полезны для эффективного разговора. Когда в разговоре возникают паузы, дайте вашей команде возможность обдумать вопрос или проблему. Если тишина продолжается какое-то время, подумайте над тем, чтобы задать своей команде дополнительные вопросы или перефразировать то, что вы уже сказали.

Разрешите конфликт с помощью логики

Если между участниками возникает спор, попытайтесь решить проблему, сославшись на доступную информацию и данные. Точно так же вы можете проконсультироваться с другим человеком, который может быть экспертом в этом вопросе. Если кто-то находится на проигравшей стороне в споре, сосредоточьтесь на продвижении разговора вперед, а не зацикливайтесь на его ошибке.

Знайте, когда несогласие полезно

Еще одна вещь, которую следует иметь в виду, это то, что разногласия не всегда должны приводить к конфликту. Когда коллеги не согласны с идеями друг друга, это может привести к более тщательному анализу определенной темы. Если кто-то говорит, что не согласен с идеей, позвольте ему объяснить свою точку зрения. В целом, обязательно помогите своей команде прийти к какому-то взаимопониманию, даже если они не полностью согласны с чем-то.

Ограничьте отвлекающие факторы

Когда все обсуждают, попросите всех отключить мобильные телефоны и другие уведомления. Вы также можете создать свободную от отвлекающих факторов среду, выбрав тихий конференц-зал вдали от других сотрудников.