Что такое PDF? Полное руководство (с преимуществами)
2 апреля 2022 г.
Adobe Systems представила PDF-файлы для создания формата файлов, который сделал отправку и открытие файлов более доступными для бизнеса. Сегодня многие специалисты используют PDF-файлы на рабочем месте, чтобы делиться документами со своими клиентами, коллегами или руководителями. Изучив основную информацию об этом типе файлов, вы сможете научиться эффективно создавать, редактировать и сохранять PDF-файлы. В этой статье мы обсудим, что такое этот тип файла, объясним преимущества его использования, а затем предоставим шаги по его созданию, открытию, сохранению и редактированию.
Что такое PDF?
Переносимый файл документа, или PDF, — это адаптируемый документ, который позволяет людям быстро сохранять, совместно использовать, просматривать и редактировать документы. Если вы сохраняете текстовый файл или файл изображения в формате PDF, его формат обычно остается неизменным в любом программном обеспечении или аппаратной системе. Внутри файлов вы также можете включать аудио, видео, документы, ссылки и кнопки, в зависимости от ваших потребностей.
PDF-файлы часто популярны среди профессионалов, поскольку их можно просматривать на большинстве устройств, включая планшет, мобильный телефон, ноутбук или настольный компьютер. Вы можете открывать их как в операционных системах Windows, так и в Mac и сохранять одинаковые элементы форматирования, такие как размер шрифта, макет страницы или ширина полей. Вы также можете добавить пустые текстовые поля в PDF-файлы для других пользователей, что означает, что они могут помочь вам отправлять цифровые формы или контракты.
Преимущества использования PDF на рабочем месте
Существует множество преимуществ использования PDF-файлов на рабочем месте, в том числе:
Универсальное форматирование. Многие люди считают, что PDF-файлами легче делиться, а это означает, что вы можете более эффективно отправлять документы людям в любом месте. Это может быть особенно полезно для компаний, сотрудники которых находятся в разных странах, или персонал, который часто работает дома и может иметь разные компьютерные системы.
Небольшой размер файла: PDF-файлы сжимают большие файлы и делают их намного меньше, что может сэкономить место на жестком диске компьютера. Это может быть особенно полезно для профессионалов, которые распространяют PDF-файлы, содержащие несколько страниц, например, профессора, просматривающие полные книги, или юристы, делящиеся краткими описаниями дел.
Защита паролем. Компании часто имеют дело с конфиденциальной информацией о клиентах, и важно, чтобы эти данные были видны только нужным участникам. PDF-файлы позволяют пользователям создавать пароли, чтобы только необходимые заинтересованные лица могли просматривать документы.
Электронные подписи: PDF-файлы упрощают электронную подпись, которая имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись. Электронные подписи могут обеспечить более быстрый оборот, когда предприятия требуют подписи от своих клиентов, потому что они могут сделать это в электронном виде.
Прозрачность редактирования: PDF-файлы обычно предназначены только для чтения, поэтому, если у кого-то есть редактор PDF и он изменяет документ, он часто оставляет цифровой след. Это позволяет отслеживать каждое изменение, внесенное другими пользователями в документ.
Как создать PDF
Независимо от того, используете ли вы компьютерную систему Windows или Mac, вы можете выполнить ряд шагов, чтобы успешно создать PDF-файл. Рассмотрим следующие шаги:
Как создать PDF на компьютере с Windows
При использовании системы Windows выполните следующие действия для создания PDF-файла:
Создайте и отредактируйте документ «.docx» с помощью Microsoft Word.
Когда вы закончите свой документ, нажмите на логотип Microsoft Office в верхнем левом углу экрана.
Когда появится раскрывающееся меню, выберите «Сохранить как».
Найдите и щелкните вариант «Сохранить как» с надписью «PDF или XPS».
Создайте заголовок для вашего документа.
Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить файл в формате PDF.
Как создать PDF на компьютере Mac
Если вы используете Mac, вы можете выполнить следующие действия:
Создайте документ с помощью Microsoft Office для Mac.
Закончив работу с документом, щелкните меню «Файл» в левом верхнем углу экрана.
Выберите «Печать» в меню.
В левом нижнем углу всплывающего окна выберите «PDF» в качестве типа файла, который вы хотите создать.
Введите имя для вашего файла.
Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить файл.
Как открыть PDF
Многие пользователи обычно загружают программу для открытия и просмотра своих PDF-файлов, но вы также можете использовать встроенную программу операционной системы. Рассмотрим следующие шаги:
Как открыть PDF на компьютере с Windows
На компьютере с Windows выполните следующие действия, чтобы открыть PDF-файл:
Установите программу просмотра PDF-файлов, например Adobe Reader, или откройте Microsoft Edge — предустановленный интернет-браузер, позволяющий редактировать PDF-файлы.
Найдите PDF-файл, который вы пытаетесь просмотреть, в папке с документами.
Дважды щелкните PDF-файл, чтобы открыть его содержимое в Microsoft Edge или стороннем приложении.
Введите пароль документа в окно, которое появляется при необходимости.
Как открыть PDF на Mac
Вот инструкции по открытию PDF на Mac:
Загрузите программу просмотра PDF, например Adobe Reader.
В левом нижнем углу вашего Mac щелкните значок «Finder».
Найдите PDF-файл, который хотите открыть.
Щелкните файл правой кнопкой мыши. Затем появляется всплывающее меню.
Выберите «Открыть с помощью» во всплывающем меню и выберите загруженную стороннюю программу.
При необходимости введите пароль файла.
Как сохранить PDF с помощью функции «Печать»
Вы можете использовать функцию «Печать» в Microsoft Word или интернет-браузере, чтобы сохранить старый файл в формате PDF. Вы также можете использовать эту функцию для сохранения определенных страниц в формате PDF, опуская остальные. Вот общие шаги для сохранения PDF-файла с помощью функции «Печать» на компьютере с Windows или Mac:
Откройте Microsoft Word или предпочитаемый вами интернет-браузер.
Нажмите на меню «Файл» в верхнем левом углу экрана.
В этом раскрывающемся меню нажмите «Печать».
Когда появится всплывающее окно, найдите слово «Принтер».
Щелкните раскрывающееся меню и выберите «Печать в формате PDF».
Нажмите «Печать», и откроется окно, в котором вас попросят указать название для вашего нового файла.
Как только вы введете имя, нажмите «Сохранить», и ваш файл станет PDF.
Как редактировать PDF
Если кто-то отправит вам электронное письмо с документом, который вы должны отредактировать, есть несколько способов внести эти изменения. Они одинаковы на компьютерах с Windows и Mac и включают в себя:
Как редактировать PDF с помощью Microsoft Word
Многие профессионалы используют Microsoft Word для изменения основных текстовых элементов PDF. Рассмотрите возможность использования следующих направлений:
Откройте Microsoft Word на своем компьютере.
Нажмите на меню «Файл» и выберите «Открыть», чтобы найти PDF-файл.
Когда появится всплывающее окно, найдите файл PDF.
Нажмите на файл, который хотите открыть.
Выберите «ОК» в появившемся сообщении, информирующем пользователей о том, как программа собирается преобразовать PDF в редактируемый документ.
При необходимости отредактируйте информацию в документе Word.
Снова сохраните документ в формате PDF, выбрав «Файл» и «Сохранить», а затем нажав «PDF» в диалоговом окне, содержащем различные форматы файлов.
Как редактировать PDF с помощью Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat DC обычно представляет собой бесплатное программное обеспечение, которое помогает создавать, редактировать и управлять PDF-файлами. Вы можете загрузить его на свой компьютер и использовать программу для редактирования любых входящих или исходящих PDF-файлов. Ниже приведены инструкции по редактированию PDF-файла после загрузки программного обеспечения:
Откройте Adobe Acrobat DC на своем компьютере.
Перейдите в меню «Файл» и выберите «Открыть».
Найдите имя нужного файла и нажмите «Открыть», чтобы просмотреть файл.
Выберите «Редактировать PDF» в правой части экрана.
Измените его элементы, например, добавьте новый текст, отредактируйте существующий текст, измените шрифты или измените размер изображений.
Когда закончите, вернитесь в меню «Файл» и нажмите «Сохранить», чтобы обновить документ.
Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.