Что такое отказ в работе по электронной почте? Как написать один и примеры

31 марта 2021 г.

Работая менеджером по найму или занимая другую руководящую должность, вы обязаны взаимодействовать с кандидатами на работу и принимать правильные решения о найме для вашей компании. Во время поиска кандидатов и во время общения с кандидатами вы, скорее всего, будете отправлять письма с отказом в приеме на работу по электронной почте. Изучив, как написать письмо с отказом в различных ситуациях, вы сможете профессионально представлять свою компанию и поддерживать позитивное общение с кандидатами на работу.

В этой статье мы определяем, что такое отказ в приеме на работу по электронной почте, подчеркиваем, почему важно его написать, предоставляем пошаговый список шагов о том, как написать письмо с отказом по электронной почте, а также рассматриваем примеры шаблонов и образцы писем об отказе для кандидатов на работу.

Что такое отказ в работе по электронной почте?

Отказ в приеме на работу по электронной почте — это профессиональное письмо, которое менеджеры по найму и другие специалисты в области лидерства отправляют кандидатам после того, как они решили закрыть свою кандидатуру на конкретную вакансию в своей компании. Менеджеры по найму обычно рассылают отказы в приеме на работу по электронной почте после проведения одного или нескольких собеседований с кандидатом для оценки его квалификации. Они также могут отправить эти письма кандидатам после получения их первоначального заявления о приеме на работу.

Почему важно написать отказ в приеме на работу по электронной почте?

Важно написать письмо с отказом от работы по электронной почте, потому что оно демонстрирует ваши ценности как компании и предоставляет множество других преимуществ как вам, так и получателю. Вот несколько примеров того, почему важно написать электронное письмо об отказе в приеме на работу кандидату, которого вы решили не преследовать:

Демонстрирует ваше уважение к кандидату и его времени

Не все работодатели и менеджеры по найму уведомляют кандидатов о принятии решения о прекращении их кандидатуры. По этой причине важно писать электронное письмо с отказом в приеме на работу каждому кандидату, который не соответствует вашим критериям. Ваша способность общаться с отвергнутыми кандидатами помогает представить вашу компанию в положительном свете. Это также позволяет кандидатам использовать другие возможности или предложения о работе, не беспокоясь о своей кандидатуре.

Помогает кандидатам понять, почему вы преследуете других кандидатов

Письма об отказе в приеме на работу по электронной почте — идеальное место, чтобы выделить одну или несколько причин, по которым вы решили снять их кандидатуру. Это предоставляет кандидатам полезную информацию для улучшения их навыков прохождения собеседования, профессиональной квалификации или других критериев, если они планируют пройти собеседование на дополнительные вакансии в вашей компании в будущем.

Позволяет поддерживать связи с квалифицированными кандидатами для будущих вакансий

Как менеджер по найму, вам, возможно, придется отклонить квалифицированных кандидатов из-за большого количества получаемых вами заявок. Таким образом, письма с отказом по электронной почте — отличный способ показать кандидату, насколько он вас впечатлил, и как вы хотели бы связаться с ним по поводу других вакансий в будущем.

Как написать отказ в приеме на работу по электронной почте

Вот как написать электронное письмо с отказом в приеме на работу, чтобы продемонстрировать, что вы цените время кандидата, а также предоставить ему полезную информацию об его навыках прохождения собеседования:

1. Выделите должность и название компании в строке темы

Это полезно для кандидатов, которые подали заявку и прошли собеседование на несколько вакансий в разных компаниях. Примером темы может быть «Корпоративный рекрутер — компания XYZ». Вы также можете указать «Статус кандидата на вакансию» или «Статус заявки», чтобы дать им дополнительную ясность в том, что включает в себя электронное письмо.

2. Начните с формального приветствия, обращаясь к кандидату по имени.

Как и любое электронное письмо или письменный документ, вы должны начать с приветствия получателя. Важно, чтобы вы использовали имя и фамилию кандидата вместо слова «кандидат». Это помогает передать ваше уважение кандидату и помогает ему подтвердить, что он является предполагаемым получателем. Вот несколько примеров: «Дорогой Кейси Бервик», «Привет, Кейси Бервик» или «Привет, Кейси Бервик».

3. Представить тему с выражением благодарности за проявленный интерес к компании

Вы можете начать текст письма с выражения благодарности, но вы также можете начать его с заявления, в котором говорится о прекращении их кандидатуры, а затем о вашей признательности за их усилия. Вот пример выражения благодарности, которое можно включить в письмо с отказом по электронной почте: «Спасибо за ваше терпение, когда мы завершили наш процесс оценки». Другой пример: «Я хотел бы поблагодарить вас за ваше время и интерес к нашей компании».

4. Сообщите о своем решении преследовать других кандидатов

Вы можете поместить это утверждение прямо под приветствием в качестве вводного абзаца, но вы также можете включить его после выражения благодарности, в зависимости от того, где вы хотите обсудить основную тему.

Некоторые примеры этого утверждения включают: «В настоящее время мы решили искать других кандидатов», «Мы решили, что лучшим решением для продвижения вперед будет найм внутренних сотрудников». или «После оценки кандидатов мы приняли трудное решение нанять другого кандидата».

5. Подтвердите их квалификацию и свое впечатление о них как о кандидате.

Вам нужно включить этот шаг только в том случае, если вы считаете, что кандидат обладает высокой квалификацией или если вы хотите потенциально восстановить с ним связь по поводу других вакансий.

В любом случае, включение одного или нескольких качеств, которые вам понравились в кандидате, помогает поощрить их в будущих занятиях и признает их профессионализм. Например: «Я хочу еще раз подчеркнуть, насколько нас впечатлила ваша заявка и ваша страсть к маркетингу».

6. Предоставьте обратную связь по результатам интервью, если это необходимо

Если во время вашего собеседования с кандидатом произошло одно или несколько событий, которые в конечном итоге привели к вашему решению снять его кандидатуру, вы можете включить краткое заявление с указанием этих причин. Обязательно поддерживайте позитивный и профессиональный тон, чтобы показать свое уважение к человеку.

Одним из примеров этого может быть: «При подготовке к будущим собеседованиям с работодателями мы настоятельно рекомендуем приходить на место собеседования примерно за 10–15 минут до назначенного времени. Сделайте это, и мы знаем, что вы только еще больше улучшите свои трудоспособные качества. “

7. Включите свою надежду поддерживать с ними контакт (только если вы хотите преследовать их для других вакансий)

Если вы были впечатлены кандидатом, но вам пришлось пойти с другим наймом, электронное письмо с отказом от работы — идеальный формат, чтобы подтвердить свой интерес к ним как к потенциальному сотруднику и к продолжению ваших профессиональных отношений в будущем.

Например: «Несмотря на наш выбор кандидатов, мы по-прежнему считаем, что вы могли бы быть ценным членом нашей команды, и мы хотели бы поддерживать с вами связь по поводу будущих вакансий в нашем офисе».

8. Используйте заключительное утверждение, чтобы пожелать кандидату удачи в его поиске.

У вас есть возможность завершить письмо с отказом по электронной почте в положительном ключе, включив прогнозное заявление. Вот некоторые примеры: «Желаю вам удачи в ваших будущих начинаниях», «Надеюсь, вам повезет в поиске работы» или «Удачи вам в поиске работы и будущих возможностей».

9. Закончите заключительным приветствием, указав свое имя и профессиональную должность.

Заключительные приветствия включают такие слова и фразы, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего». Непосредственно под заключительным приветствием укажите свое имя и фамилию. Если у вас есть подпись электронной почты, вы можете указать ее здесь, а затем ввести имя. Примером этого может быть:

Искренне,

Джордан Бэйлор

Менеджер по найму

Шаблон и примеры отказа от работы по электронной почте

Существует множество различных способов написать письмо с отказом от работы по электронной почте. Ознакомьтесь с этим шаблоном и примерами электронных писем, чтобы составить профессиональное электронное письмо, в котором кандидатам предоставляется информация, необходимая им для понимания причин прекращения их кандидатуры:

Шаблон электронной почты

дорогая [Candidate’s full name here],

[Statement of gratitude for applying or interviewing].

[Decision to pursue other candidates].

[Closing statement].

[Closing salutation],

[Your full name here]
[Your job title here]

Пример первый: письмо с отказом в подаче заявки

Уважаемый Кеннеди Майер,

Спасибо за вашу заявку и за то, что приняли нас во внимание при поиске работы.

К сожалению, ваш профессиональный опыт не охватил сроки, которые мы искали, поскольку мы требуем, чтобы все кандидаты имели опыт работы не менее пяти лет. Поэтому мы должны преследовать других кандидатов.

Желаю вам всего наилучшего в ваших профессиональных начинаниях.

Искренне,

Сэм Маркофф
Менеджер по найму

Пример второй: электронное письмо с отказом (если вы хотите продолжить профессиональные отношения)

Уважаемый Алекс Уэйнор,

Мы с сожалением сообщаем вам, что в настоящее время мы не можем продолжить выдвижение вашей кандидатуры и сделали выбор из нашего существующего списка кандидатов.

Мы хотим поблагодарить вас за ваш энтузиазм по поводу этой должности, и мы хотели бы уведомить вас о других вакансиях в будущем.

Желаем вам дальнейших успехов в поиске работы.

Всего наилучшего,

Бейли Коринт
Менеджер по найму

Пример третий: письмо с отказом по электронной почте (когда вы хотите оставить отзыв)

Дорогой Блейк Колтон,

Я ценю, что вы нашли время, чтобы подать заявку и пройти собеседование с нами на должность программиста среднего уровня.

Мы решили рассмотреть другого кандидата, но ваши предыдущие проекты нас очень впечатлили. Я предлагаю вам расширить свои знания в области кодирования с помощью сертификаций, так как это действительно может помочь повысить ваши возможности трудоустройства в ИТ-фирмах в будущем.

Я желаю вам всего наилучшего в вашей карьере.

Спасибо,

Пейтон Хартер
Менеджер по найму