Что такое офис управления проектами? (Плюс преимущества)

Управление проектами — это процесс управления трудом, материалами и процессами для обеспечения эффективности и завершения проекта. Некоторые команды используют офис управления проектами или PMO, чтобы передать эти навыки на аутсорсинг и обеспечить правильное руководство проектом. Дополнительные сведения об офисах управления проектами помогут вам понять их роль. В этой статье мы рассмотрим, что такое офис управления проектами, его функции и преимущества, доступные типы PMO и характеристики хорошего менеджера PMO.

Что такое офис управления проектами?

Офис управления проектами — это группа или организация, которая сосредоточена на централизации, координации и управлении проектами, чтобы взять на себя часть ответственности от менеджеров проектов и других руководителей. PMO сосредотачивают усилия на повышении качества результатов и соблюдении сроков.

Функции офиса управления проектами

Офис управления проектами выполняет множество функций в рамках организации или проекта:

Приоритизация и организация проектов: PMO помогают командам организовать проектные материалы, процессы и сроки, чтобы обеспечить согласованность и качество на всех этапах проекта. PMO также составляют списки приоритетов, чтобы проект оставался в рамках своих параметров, включая сроки, спецификации проекта и стоимость.
Содействие потоку информации: PMO помогают облегчить поток информации между членами команды, менеджерами или руководителями и заинтересованными сторонами. Этот информационный поток необходим для информирования команды о текущих спецификациях и ожиданиях проекта.
Предоставление административной поддержки: PMO обеспечивают офисную поддержку и контактную точку для команды и клиентов. PMO выступает в качестве операционного лидера в проекте, создавая и сообщая графики, обрабатывая документы и общаясь с клиентами.
Создание планов или предложений: PMO могут помочь создать планы или предложения по проектам для повышения эффективности или рентабельности. PMO готовит их для рассмотрения руководством группы и представляет их до, во время или после начала проекта.
Управление ресурсами**:** PMO помогают командам управлять ресурсами проекта для обеспечения качества, согласованности и эффективности. PMO могут вносить предложения по изменению, удалению или добавлению ресурсов, чтобы сделать проект более рентабельным или повысить качество результатов.

Преимущества офиса управления проектами

Наличие PMO для вашего проекта или бизнеса дает множество преимуществ как для отдельных проектов, так и для команды в целом. PMO — это доступные инструменты, которые предлагают такие преимущества, как:

Повышенная эффективность

Использование PMO может помочь повысить эффективность проекта за счет лучшей административной поддержки, управления ресурсами и потоком информации. PMO могут измерять эффективность проекта, сравнивая, сколько результатов команда создает на единицу входных данных. Например, офис может подсчитать, сколько строк кода создаст команда за восемь часов работы с новым программным обеспечением. Это может помочь гарантировать, что команда производит максимальное количество единиц продукции за рабочий час, что может увеличить доход компании и моральный дух сотрудников.

Экономия на издержках

PMO могут помочь сделать проекты более рентабельными, предоставляя решения для распространенных причин перерасхода средств, таких как пробелы в коммуникации, изменения проекта и дорогостоящие материалы или процессы. PMO используют опытных специалистов для решения проблем со связью, помогают сделать команды и проекты более адаптируемыми и проводят мозговой штурм. В конечном итоге сокращение затрат может помочь команде работать более эффективно, позволить бизнесу расширить операции и создать новые возможности для получения дополнительных потоков доходов.

Лучшее общение

Использование PMO может улучшить взаимодействие команды, поскольку оно укрепляет ожидания проекта, передает роли команды и помогает выявлять проблемы на раннем этапе. PMO могут помочь улучшить отношения в команде для более прозрачных и эффективных проектов. Лучшая коммуникация также помогает команде уменьшить количество ошибок и, в конечном итоге, создать более качественный конечный продукт.

Большая адаптивность

PMO обеспечивают лидерство, помогая командам адаптироваться к внезапным вызовам или изменениям проекта. Например, если объем проекта внезапно меняется, PMO помогает команде адаптироваться к изменениям проекта, увеличивая их ежедневные производственные цели. Поддержка адаптивности важна для команды, поскольку она позволяет им расти и меняться в ответ на внешние или внутренние изменения без потери импульса проекта.

Типы офисов управления проектами

Офисы управления проектами могут быть ценным дополнением к проектам, и существует несколько типов PMO на выбор. Каждый тип PMO различается по своим обязанностям, типу контроля и поддержки. Сюда могут входить:

Поддерживающий PMO

Поддерживающий PMO оказывает поддержку командам и организациям и берет на себя меньший контроль над проектом. Поддержка может включать в себя экспертные знания по процессам, материалам или управлению проектами по запросу, шаблоны для проектов, доступ к отраслевой информации или рекомендации по передовому опыту. Поддерживающий PMO — отличный вариант для команд, которые имеют опыт, но нуждаются в дополнительной поддержке, чтобы максимизировать эффективность проекта и постоянно соблюдать сроки и требования к качеству.

Контроль PMO

Контролирующий PMO обеспечивает поддержку и ожидает, что команда использует инструменты и советы, которые он предоставляет. PMO могут потребовать от команды принятия определенных методов или процессов, использования определенных инструментов или соблюдения определенных требований к качеству. Контролирующий PMO может предложить частые обзоры производительности команды, чтобы определить прогресс проекта и то, что команда может улучшить. PMO также предоставляют исполнительную и административную поддержку организации или команде, чтобы установить хорошее лидерство.

Директива ОУП

Директивные PMO, по сути, берут под свой контроль проект, чтобы повысить его эффективность и подать пример команде. Директивный PMO назначает своих собственных менеджеров проектов для каждого отдельного проекта, чтобы гарантировать, что каждый проект и команда последовательно соответствуют вновь установленным ожиданиям PMO. Цели состоят в том, чтобы создать стандартную методологию для организации, стандартизировать терминологию между командами, создать и укрепить лучшие методы управления проектами и предоставить инструменты поддержки команды.

Характеристики эффективного менеджера PMO

Менеджеры PMO привносят в организацию определенные навыки, чтобы способствовать росту и успеху каждого проекта. Вот некоторые типичные характеристики эффективного менеджера PMO:

Эффективное общение

Хорошая коммуникация помогает менеджеру PMO связаться со всеми, кто участвует в проекте, включая членов команды, менеджеров и заинтересованных лиц проекта. Менеджер PMO несет ответственность за четкое выражение ожиданий и разделение обязанностей. Менеджеры PMO обеспечивают хорошее устное и письменное общение и могут использовать такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами, чтобы повысить эффективность общения команды.

Представительная командная работа

Менеджер PMO, который соответствует ценностям или целям бизнеса, помогает избежать трений, путаницы и задержек во время проектов или исполнительных обязанностей. PMO узнают ценности бизнеса и согласовывают свой стиль руководства с ними, что укрепляет стабильность и последовательность в процессе управления проектами.

Адаптивность

Менеджеры PMO — это адаптируемые лидеры, которые могут реагировать и приспосабливаться к внезапным изменениям в проектах. Менеджеры PMO помогают обеспечить лидерство перед лицом уникальных проблем. Эффективное руководство во время изменений помогает команде оставаться в соответствии с целями и требованиями проекта и укрепляет уверенность команды в завершении проекта.

Тренерское лидерство

Менеджер PMO также выступает в качестве тренера или наставника для сотрудников и менеджеров проекта. Это включает в себя обучение альтернативным методам производства, содействие хорошему общению и уважению, а также помощь лидерам в развитии важных управленческих навыков. Это может помочь команде заложить прочную основу лидерства для будущих проектов и поощрить независимость.