Что такое система управления заказами и почему это важно?

Системы управления заказами являются ценным инструментом для компании, которая обрабатывает заказы от клиентов. Добавление системы управления заказами в вашу компанию может помочь ей стать более эффективной и прибыльной. Полезно узнать, как работает система управления заказами и какие функции она предоставляет, чтобы определить, принесет ли она пользу вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое система управления заказами, что она делает, чем она может быть полезна для вашей компании, и приведем примеры использования системы управления заказами.

Что такое система управления заказами?

Система управления заказами обеспечивает структуру и автоматизацию обработки заказов компании. Это электронная система, которая получает информацию от клиента, размещающего заказ через онлайн-ресурс, сотрудника, вводящего продажу в систему обработки или другие формы размещения заказа в организации. Система обрабатывает информацию в соответствии с набором предопределенных правил, запускает задачи или оповещает соответствующих сотрудников по мере необходимости.

Эти системы могут выполнять различные функции внутри организации для повышения эффективности и производительности при получении и обработке заказов. Компания может приобрести полностью сформированную систему управления заказами, заказать индивидуальную или разработать собственную систему самостоятельно. Несколько отделов внутри организации могут использовать систему управления заказами для улучшения совместной работы и оптимизации процесса выполнения заказов.

Функции системы управления заказами

Системы управления заказами автоматизируют и помогают выполнять множество функций в рамках процедур обработки заказов компании. Общие функции системы управления заказами включают в себя:

Отслеживание заказа

Отслеживание заказов по мере того, как компания их получает и перемещает в процессе доставки, является ключевым компонентом эффективного управления заказами. Система управления заказами создает структуру для получения новых заказов, чтобы уведомить любые соответствующие стороны о заказе, и они должны сделать это для своевременной его обработки. Это помогает гарантировать, что компания учитывает все заказы, чтобы избежать упущений.

Выполнение заказа

Выполнение заказа — это процесс обработки заказа и доставки его клиентам. Система управления заказами может использовать автоматически сгенерированный механизированный поиск товаров для подготовки товаров к отправке. Он также может предоставить уведомление сотруднику, занимающемуся поиском, например, персоналу склада, чтобы предупредить их о покупке, чтобы они могли получить и обработать заказ.

Управление запасами

Организация, которую обеспечивает система управления заказами, может помочь компании управлять запасами и поддерживать уровень запасов. Система может автоматизировать заказы на покупку при заданном уровне запасов или инициировать уведомления сотрудников, когда компании требуются новые покупки. Эффективное складирование гарантирует, что у компании есть доступные продукты для доставки клиентам, когда они размещают заказы, при этом минимизируя количество запасов, остающихся на складе, для снижения накладных расходов.

Возвратное распределение

Система управления заказами может включать возможности управления возвратами для повышения эффективности обработки возвратов. Это может уведомить персонал, контролирующий любые возвраты клиентов, о возврате и предупредить их о любых шагах, необходимых для выполнения возврата для клиента. Это может сэкономить рабочее время персонала и повысить качество обслуживания клиентов в процессе возврата. Система обработки заказов также может предоставлять данные о возврате, что позволяет компании анализировать и определять области для улучшения.

Интеграция с электронной коммерцией

Многие системы управления заказами интегрируются в платформы интернет-магазинов компании. Это позволяет покупателям совершать покупки в интернет-магазине, а их заказ автоматически вводится в систему управления заказами. Интеграция с интернет-магазином может позволить компании расширить свою потенциальную клиентскую базу, включив в нее тех, кто не живет поблизости, но все же желает приобретать товары у компании.

Создание счета

Счета-фактуры являются важным документом для выставления счетов клиентам, и система управления заказами может генерировать счета-фактуры для каждого заказа. Организация, предоставляемая системой, упрощает для компании поиск заказа и создание счета-фактуры, или она может автоматически генерировать счет-фактуру для каждой покупки. Это может помочь упорядочить учетные записи компании и платежную информацию, чтобы обеспечить получение платежей от всех клиентов.

Генерация отчета

Создание и анализ отчетов о производительности внутри организации может быть эффективным способом повышения производительности. Системы управления заказами, которые отслеживают заказы на каждом этапе процесса, могут помочь быстро создавать более подробные отчеты. Многие системы управления заказами могут создавать отчеты и диаграммы на основе параметров, которые вводит пользователь, таких как среднее время обработки или общее количество обработанных заказов, отсортированных по дням, получая доступ к уже имеющейся в системе информации из каждого обработанного заказа для создания точного отчета.

Преимущества системы управления заказами

Если вы планируете использовать систему управления заказами в своей компании, полезно понять, какую пользу она может принести вашей компании. К основным преимуществам использования системы управления заказами относятся:

Эффективное складирование

Информация, предоставляемая системой управления заказами, и повышенная эффективность, которую она обеспечивает, могут сочетаться для повышения эффективности использования вашего склада. Система управления заказами может помочь понять скорость продаж и обработки различных продуктов, которую вы можете использовать для корректировки уровня запасов. Находя минимально возможные уровни запасов для каждого продукта без распродажи и невозможности обработать заказ, вы уменьшаете пространство для хранения, которое требуется для каждого продукта, и складские затраты на хранение этих продуктов.

Улучшенное обслуживание клиентов

Делая вашу систему обработки заказов более эффективной, вы можете улучшить качество обслуживания клиентов. Эффективное управление заказами может помочь увеличить время выполнения заказов и уменьшить количество ошибок при выполнении заказов. Это может привести к тому, что клиенты получат свои товары быстрее, что может сделать их более приятными для клиентов и повысить вероятность того, что они снова совершат покупку в вашей компании.

Повышенная производительность

Системы управления заказами могут помочь сделать сотрудников, выполняющих заказы, более продуктивными. Информация, предоставляемая системой управления заказами, может внести ясность для сотрудников. Например, оповещение, когда у сотрудника появляется новая обязанность по заказу, может помочь ему выполнить свои задачи вовремя, чтобы другие работники могли сосредоточиться на своих обязанностях. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении своей работы, а не на управлении несколькими обязанностями одновременно.

Повышенная отзывчивость

Поскольку системы управления заказами упрощают отслеживание показателей в процессе выполнения заказов, они также могут помочь вам быстрее реагировать. Анализ метрик позволяет определить области, в которых ваша система управления заказами работает правильно, и области, в которых есть возможности для улучшения. Это может помочь вам сделать обработку ваших заказов более эффективной, чтобы лучше обслуживать клиентов.

Пример внедрения системы управления заказами

В школе профессиональных участников боевых искусств есть коллекция товаров, от оборудования до футболок и толстовок, которые учащиеся могут купить. Из-за популярности владельца они решают открыть интернет-магазин, чтобы продавать снаряжение фанатам, которые не живут в этом районе. Они увеличивают количество продаж каждый месяц, а также методы продаж, что заставляет их применять новый подход. Для управления онлайн-продажами школа также внедряет систему управления заказами и интегрирует ее в продажи на месте.

Система управления заказами генерирует уведомления, когда клиент размещает заказ онлайн, чтобы сотрудники могли начать его обработку. Это включает в себя отслеживание статуса, позволяющее персоналу тренажерного зала следить за обновлениями по мере прохождения процесса выполнения. Благодаря интеграции с продажами в тренажерном зале система также улучшает отслеживание запасов. Школа устанавливает порог пополнения запасов, при этом система управления заказами предупреждает их, когда продукт падает ниже уровня пополнения запасов, чтобы они могли разместить заказ. Показатели отслеживания продаж также позволяют компании выявлять более распространенные заказы, что позволяет осуществлять целевой маркетинг товаров, которые с наибольшей вероятностью окупятся.