Что такое объем проекта? 7 шагов для определения успеха проекта

12 сентября 2021 г.

Объем проекта влияет на каждый шаг процесса его выполнения. Чтобы эффективно завершить проект, важно знать, как его масштаб повлияет на ваш график и, в конечном счете, на результат. Когда вы начнете определять объем проекта и определять, за какие обязанности отвечает каждый член вашей команды, становится виден полный план работы. В этой статье мы объясним, что влечет за собой определение содержания проекта, обсудим отдельные элементы, участвующие в процессе, и наметим некоторые шаги, как это сделать.

Что такое объем проекта?

Масштаб проекта — это подробный процесс планирования, который состоит из времени, которое займет проект, ресурсов, необходимых для его завершения, и конкретных задач, за которые будет нести ответственность каждый член команды. Прежде чем приступить к работе над проектом, его объем должен быть оценен руководитель проекта, утверждается высшим руководством и доводится до сведения остальных членов команды. На протяжении всего проекта необходимо будет консультироваться с областью действия, чтобы команда не отвлекалась от задачи. Масштаб также будет информировать менеджера проекта о том, как решать любые проблемы или препятствия, которые могут возникнуть.

Ключевые элементы для определения масштаба проекта

Несколько отдельных элементов способствуют определению масштаба проекта. В то время как общие документы обычно следуют прецеденту, особенности будут варьироваться в зависимости от характера проекта, графика и культуры вашей компании. Вот элементы определения содержания проекта:

Техническое задание

Первым шагом к определению содержания проекта является создание техническое задание. Техническое задание — это официальный документ, в котором излагаются требования к конкретному проекту. Он включает в себя общее описание требуемой работы, сроки, график, любые необходимые специальные навыки и место работы. Техническое задание содержит необходимую информацию для руководства, чтобы оценить затраты и представить предложение.

Заявление о содержании проекта

А заявление о содержании проекта отвечает на запросы, изложенные в техническом задании, и перечисляет конкретные детали, необходимые для завершения проекта. В заявлении указано, сколько людей требуется для работы, где работа будет выполнена, сколько времени это займет и гарантируется качество конечных результатов. Заявления о содержании определяют границы проекта и гарантируют, что все члены команды будут выполнять задачу на протяжении всего проекта.

Структура разбивки работ

структура разбивки работ это документ, который эффективно распределяет работу между членами команды проекта. Структура распределения работ гарантирует, что каждый отдел, команда или отдельный человек точно понимают, что от них ожидается в течение всего проекта. Структура распределения работы также направляет определенные списки задач соответствующим командам или членам команды, чтобы они не чувствовали себя перегруженными избытком информации.

7 шагов для определения содержания проекта

Шаги, которые вы предпринимаете для успешного управления своим проектом, могут различаться, но вот некоторые общие шаги для определения масштаба проекта:

1. Установите цели бизнеса и проекта

Первым шагом в определении масштаба проекта является знание того, чего он должен достичь. Примите во внимание, какое влияние этот проект окажет на компанию в целом, как он должен быть воспринят руководством или клиентами и какую пользу, по вашему мнению, он принесет всем вовлеченным сторонам. Кроме того, убедитесь, что цели проекта соответствуют политике, миссии и целям компании. В идеале цели должны начинаться с глаголов, таких как «улучшить», «увеличить» или «производить». Слова действия помогут заинтересованным сторонам понять цель вашего проекта.

Хороший способ поставить достижимые цели — иметь УМНАЯ цель. SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени. Ваша цель должна быть сформулирована четко, с показателями, которые можно поддерживать и поддерживать, чтобы заинтересованные стороны могли видеть, когда цель достигнута. Команда должна вместе решить, является ли их цель реалистичной или нет, и цель должна соответствовать стратегическому плану организации. Наконец, цель должна быть достигнута к предполагаемому и согласованному сроку.

2. Контурные параметры и ограничения

Не менее важно знать, что проект будет делать, и знать, что проект не будет делать. Чтобы эффективно использовать время и ресурсы, убедитесь, что члены вашей команды будут работать только над необходимыми задачами. Заранее определите, какие именно задачи необходимы для завершения проекта и какие люди необходимы для обеспечения их качественного выполнения. Знайте, какие вопросы или проблемы, связанные с проектом, вы будете решать немедленно, а какие могут отложиться на более поздний срок.

Крайне важно документ что будет и не будет сделано. Когда вы не записываете нужные задачи, может возникнуть путаница. Некоторые сотрудники могут предположить, что будут выполнены конкретные действия, которые не были включены в первоначальный график проекта или не были предусмотрены в бюджете. Вот почему так важно четко определить масштаб проекта, чтобы каждый знал, каковы конкретные и общие цели проекта.

3. Установите требования к процессу

Прежде чем вы сможете начать проект, вам необходимо знать порядок шагов, которые будут предприняты для его завершения. Определите уровни приоритета всех шагов, определите порядок, в котором они будут назначены, и убедитесь, что команды или члены команды способны выполнять поставленные перед ними задачи. Оцените необходимое бюджет и решить, когда будет необходим каждый конкретный тип и качество ресурса.

4. Привлекайте нужных стейкхолдеров

Чтобы проект был успешно реализован, необходимо заинтересованные стороны от компании, вводящей в эксплуатацию проект, должны быть хорошо информированы в определенных ключевых моментах. Если заинтересованные стороны не включены должным образом, это может привести к пересечению целей и ошибочным предположениям. Когда нужные люди участвуют и получают информацию на протяжении всего процесса, проект будет проходить более гладко.

5. Установите четкие сроки

Чтобы убедиться, что ваш проект идет по плану, начните с создания исходный уровень. Затем этот базовый план можно использовать для сопоставления запланированных сроков с фактическими датами расписания. Сверьтесь с каждым отделом, чтобы убедиться, что у них нет проблем с выполнением следующего срока — даже один или два человека, которые отстают, могут значительно замедлить весь проект.

Если кто-то отстает, а другой человек ждет, пока он закончит, посмотрите, можно ли в это время выполнить другие задачи, чтобы он мог продуктивно использовать свое время. Напомните всем об их сроках либо по электронной почте, либо назначив встречи один на один с основными людьми в команде. Если кто-то отстает, вам может потребоваться изменить сроки выполнения проекта и сообщить заинтересованным сторонам, почему будут задержки.

6. Обучите команду

Как только вы обсудите со своей командой, что управление содержанием проекта Похоже, их нужно будет обучить, чтобы выполнять поставленные перед ними задачи. В идеале команде будут даваться задания в соответствии с их существующими навыками и опытом, но может потребоваться специализированное обучение или дополнительные образовательные ресурсы, если соответствующий эксперт недоступен.

Важным качеством, которым должны обладать члены вашей проектной команды, является приспособляемость. Если ваша команда может оценивать проблемы, предлагать решения и вносить соответствующие коррективы, проект может продолжаться в непрерывном темпе. Когда команда знает, как искать изменения, а затем действовать в соответствии с ними, проект в целом будет более продуктивным и эффективным.

7. Хорошо общайтесь

Одной из наиболее важных частей определения содержания проекта и управления им является то, насколько хорошо все общаются. Общение предполагает не только разговор, но и активное слушание. Обе стороны должны быть услышаны, чтобы вести продуктивный разговор. Это важно, являетесь ли вы менеджером или одним из новых сотрудников в команде. Если каждый понимает свою роль и чувствует, что его слышат и ценят, члены команды с большей вероятностью сохранят мотивацию и будут выполнять задачу во время проекта.

Общение является постоянным фактором в течение жизненного цикла проекта, будь то с клиентами вашего бизнеса, командой или заинтересованными сторонами. Если во время проекта возникают какие-либо проблемы, важно, чтобы все участники чувствовали себя комфортно, задавая вопросы о них. Последнее, чего вы хотите, — это чтобы кто-то сделал неверное предположение и отложил жизненно важную часть своей задачи. Пусть каждый почувствует уважение, выслушав его мысли и идеи и приняв во внимание их, если нужно что-то изменить в проекте.