Что такое контроль стоимости проекта? (с советами и этапами процесса)

20 мая 2021 г.

Чтобы заказчик был удовлетворен проектом, а бизнес получил прибыль, выполняя его за него, важно, чтобы затраты на проект оставались под контролем. Менеджер проекта играет важную роль в этом, от создания бюджета до отслеживания расходов. Если вы изучаете роль менеджера проекта в качестве возможности карьерного роста или берете на себя надзорные обязанности на своей работе, вам может быть полезно узнать о контроле стоимости проекта. В этой статье мы обсудим, что такое контроль стоимости проекта, чем он отличается от управления стоимостью проекта, необходимые шаги и советы по успешному контролю затрат в проекте.

Что такое контроль стоимости проекта?

Контроль стоимости проекта является одним из компонентов управления стоимостью проекта и включает в себя отслеживание того, как расходы проекта отличаются от базовых ожиданий на протяжении всего жизненного цикла проекта, и создание планов корректировок, если это необходимо. Менеджер проекта обычно отвечает за контроль затрат проекта, включая программное обеспечение для мониторинга эксплуатации и расследование любых различий в стоимости. Хороший контроль стоимости проекта требует детальных знаний о планировании и выполнении проекта, поскольку менеджер проекта должен быть в состоянии определить, когда проект превышает прогнозы, и понять, почему.

Почему важно контролировать стоимость проекта?

Контроль стоимости проекта важен, потому что он может помочь удержать проект в рамках его бюджета, что является важным элементом успешного проекта. Контроль затрат позволяет более ранним шагам управления затратами быть эффективными и точными на протяжении всего проекта. Когда компания последовательно завершает проекты в рамках бюджета, она может получать большую прибыль, укреплять свой бренд и репутацию за счет надежности и более точного бюджета для будущих проектов.

Сравнение стоимости проекта и управления стоимостью проекта

Контроль затрат и управление затратами в области управления проектами имеют некоторое сходство: оба они выполняются менеджером проекта, оба требуют обширных финансовых данных, и оба помогают проекту оставаться в рамках бюджета. Есть также несколько важных различий между контролем стоимости проекта и управлением стоимостью проекта, в том числе:

• Область применения: управление стоимостью проекта описывает долгосрочный процесс управления бюджетом и финансами проекта на протяжении всего проекта и включает в себя контроль затрат, в то время как контроль затрат представляет собой особый процесс оценки и корректировки расходов в ходе выполнения проекта.

• Период времени: управление стоимостью проекта начинается с этапа планирования и продолжается на протяжении всего проекта, тогда как контроль стоимости проекта происходит только после начала проекта.

• Требования: Чтобы завершить управление стоимостью проекта, менеджер проекта исследует многие элементы проекта, включая затраты на рабочую силу и оборудование, объем, требования и детали каждого этапа процесса. Чтобы завершить контроль стоимости проекта, менеджеру проекта требуется бюджет проекта и прогнозируемые затраты, а также текущие данные о текущих расходах проекта и достаточное понимание проекта, чтобы понять, почему затраты отличаются от прогнозов.

Каковы этапы контроля стоимости проекта?

Вот четыре основных процесса контроля стоимости проекта:

1. Измерьте отличия от базового бюджета

Во-первых, менеджер проекта понимает базовые бюджетные ожидания, просматривая первоначальный бюджет и любые разбивки по отделам или этапам. Затем они внедряют процедуры отслеживания, чтобы увидеть, как расходы проекта соотносятся с прогнозируемыми затратами, и, если они отличаются, они измеряют, насколько велика разница. Такие инструменты, как специализированное программное обеспечение и электронные таблицы, могут помочь руководителям проектов в этом процессе отслеживания. Важно, чтобы руководитель проекта позаботился о том, чтобы его информация была максимально точной на этом этапе, чтобы прогнозы затрат были точными на следующем этапе.

2. Прогнозируйте окончательные затраты

Как только менеджер проекта понимает отличия от первоначального бюджета, он использует эту информацию для прогнозирования конечной стоимости проекта, если расходы будут продолжаться в соответствии с текущими направлениями. Если проект превысил бюджет на стадии, которая в настоящее время завершена, менеджер проекта рассчитывает любые затраты, добавленные за это время, или более поздние задержки, которые могут быть вызваны этим событием. Если проект превышает бюджет для процесса, который все еще продолжается, менеджер проекта рассчитывает, насколько больше бюджета, что текущий процесс добавит к окончательным затратам.

3. Определите возможные корректирующие действия

Получив всю эту информацию, руководитель проекта может просмотреть свой план проекта и определить, какие потенциальные корректирующие действия могут вернуть проект в рамки бюджетных спецификаций. В зависимости от проекта это может включать корректировку расписания, штатного расписания или сроков проекта для снижения затрат.

4. Внедрение и оценка корректирующих действий

Затем руководитель проекта реализует эти корректирующие действия, ведя переговоры с товарищами по команде, поставщиками или подрядчиками. Они также могут общаться с клиентом, чтобы объяснить изменения и их причины. Затем руководитель проекта использует новые данные и методы отслеживания бюджета, чтобы оценить эффективность корректирующих действий. Если нет, менеджер проекта создает и реализует новые корректирующие действия до тех пор, пока они не приведут к желаемым результатам.

Советы по контролю стоимости проекта

Вот несколько советов по реализации контроля затрат в ваших проектах:

• Чаще пересматривайте бюджет. Чтобы понять, приемлемы ли расходы на проект или пришло время принять корректирующие меры, важно часто, по крайней мере, каждую неделю пересматривать свой бюджет. Таким образом, вы сможете сразу же выявить любые перерасходы и сразу же сократить дополнительные расходы.

• Общайтесь со всеми членами команды. Вы можете узнать, как члены вашей команды проводят свое время или какие средства им нужны, если вы часто общаетесь с ними. Если вы работаете над крупномасштабным проектом, вы также можете подумать о новых корректирующих мерах, поговорив с другими руководителями отделов или поставщиками.

• Контролируйте объем проекта. Вы можете обнаружить, что ваш проект превышает затраты на рабочую силу, если ваши товарищи по команде не знают, сколько проект или контракт включает в себя. Сохранение вашего проекта в рамках исходного контракта или соглашения может помешать вашей команде выполнять бесплатную работу для клиента и выйти за рамки бюджета с затратами на оплату труда и отсрочить график.

• Отслеживание отдельных компонентов. Чтобы было легче понять, где происходит перерасход, отслеживайте как бюджет, так и расходы по отдельным компонентам более крупных проектов. Это может означать отслеживание расходов подрядчика, отслеживание труда в разных отделах или отдельное отслеживание затрат на оплату труда и материалов.

• При необходимости пересмотреть бюджет. Если ваши корректирующие меры не полностью укладываются в стоимость проекта в рамках сметной стоимости, просмотрите первоначальную оценку и бюджетный процесс. Если во время этого процесса были расхождения или пропущенные расходы, поработайте с клиентом, чтобы пересмотреть бюджет и использовать эту информацию для более точной оценки будущих проектов.