Бухгалтерская книга и журнал: в чем разница?

10 мая 2021 г.

Компании используют журнальные записи и бухгалтерские книги для записи финансовой информации. Они могут использовать эту информацию для принятия решений о том, как они работают и тратят свои деньги. Изучение различий между журналом и бухгалтерской книгой может помочь вам решить, что лучше всего использовать в вашей собственной работе. В этой статье мы даем определение журналам и бухгалтерским книгам в бухгалтерском учете, проводим их сравнение и предлагаем примеры каждого из них.

Что такое журнал в бухгалтерии?

Бухгалтерский журнал — это документ, часто в виде электронной таблицы, который финансовые специалисты используют для записи транзакций. Журнал может помочь организации отслеживать и корректировать свое поведение для своего финансового благополучия. Финансовый специалист может записывать в журнал три типа записей:

• Составные записи. Составные записи в журнале включают информацию из более чем двух учетных записей.

• Корректирующие записи: Вы можете использовать корректирующую запись журнала для обновления предыдущих записей в журнале. Примеры корректирующих проводок включают расходы предоплаты и начисленный доход.

• Обратная запись: обратная запись — это запись в журнале, которая упрощает операции журнала, нейтрализуя последствия корректирующих записей. Эти записи являются необязательными и помогают в организации финансовых документов компании.

Есть несколько типов журналов, которые распространены среди компаний:

• Общий журнал: Бухгалтеры могут записывать основные бизнес-операции в общий журнал, который иногда называют собственно журналом.

• Журнал продаж: Вы можете регистрировать продажи товаров компании в журнале продаж.

• Журнал покупок: журнал покупок — это запись о покупках компании.

• Журнал платежей наличными: вы можете использовать журнал платежей наличными для записи и отслеживания оплаченных расходов и долгов организации.

Что такое регистр в бухгалтерском учете?

Бухгалтерская книга — это расширение журнала. Он включает более подробную информацию о финансовом состоянии компании. Как и журналы, бухгалтерские книги помогают организациям отслеживать и контролировать свои финансы. Информация в бухгалтерской книге может дать компаниям более конкретное представление об их финансовом состоянии, чем журнал. Вот элементы, которые отслеживает бухгалтерская книга:

• Активы: компании могут записывать в свои бухгалтерские книги принадлежащие им предметы, которые имеют ценность. Примеры активов включают товарно-материальные запасы, денежные средства и инвестиции, такие как офисные помещения.

• Обязательства: вы также можете записывать обязательства или деньги, которые компания должна, в бухгалтерской книге. Примеры обязательств для компаний включают кредиты, ипотечные кредиты и налоги.

• Доходы: Доходы компании – это доход, который она получает от продаж, информация, которую она может записывать в бухгалтерскую книгу.

• Расходы: Вы можете регистрировать операционные расходы компании, такие как коммунальные услуги, амортизация и реклама, в бухгалтерской книге.

• Капитал владельца. Наконец, вы можете зарегистрировать капитал владельца, также называемый «акционерным капиталом», как статью в бухгалтерской книге. Собственный капитал представляет собой сумму инвестиций в компанию.

Компании могут использовать элементы своей бухгалтерской книги для создания баланса и другой финансовой документации для внутренней и внешней отчетности. Существует несколько типов реестров:

• Главная книга: Главная книга представляет собой свод финансовых операций компании, включая ее долги, расходы, доходы и кредиты, а также акционерный капитал.

• Книга покупок: в книге покупок регистрируются покупки, которые компания делает в кредит, например, товарно-материальные запасы. Другое название книги покупок — кредиторская задолженность.

• Книга продаж: Книга продаж — это запись о продажах клиентам в кредит. Эта книга может показать, сколько денег клиенты должны бизнесу.

Бухгалтерская книга против журнала

Ниже приведено сравнение между бухгалтерской книгой и журналом бухгалтерского учета:

Формат

Формат записи финансовой информации в журнале отличается от формата бухгалтерской книги. Однако обе формы финансовой отчетности могут существовать в физической книге или программном обеспечении.

В журнале вы можете записывать записи в три столбца. Первая колонка для кредитов, вторая колонка для дебетов и третья колонка для баланса. Вы можете включить дополнительные столбцы для дат и описания транзакций.

Вы можете записывать записи, используя формат «Т» в главной книге. Формат «Т» представляет собой макет с долгами в левой части журнала и кредитами в правой части. На каждой стороне бухгалтерской книги есть четыре столбца: дата, описание, лист журнала (ссылка на место, где существует запись в журнале) и сумма.

Записи

Еще одно различие между бухгалтерской книгой и бухгалтерским журналом заключается в том, как они отображают записи. Транзакции имеют хронологический порядок в журнале. В бухгалтерской книге финансовые специалисты упорядочивают записи по своему счету.

Важность

Одним из отличий бухгалтерской книги от бухгалтерского журнала является ее важность. Журнал более важен, чем бухгалтерская книга, потому что он содержит первую запись транзакций. Информация в записях журнала обеспечивает основу для записей в бухгалтерской книге.

Требования

У бухгалтерских книг и журналов разные требования к записи и балансировке. В журнале запись повествования или описания транзакции является обязательным требованием, поскольку повествование помогает финансовым специалистам понять тип записи. Повествование не является обязательным требованием для записи в бухгалтерской книге, хотя некоторые профессионалы все еще включают его.

Важно, чтобы финансовый профессионал уравновешивал транзакции в бухгалтерской книге. Однако балансировка не является обязательным требованием для записей журнала.

Необходимость

Есть несколько различий между бухгалтерской книгой и журналом в бухгалтерском учете, но одно их общее сходство заключается в их необходимости. Хотя журнал и бухгалтерская книга имеют разные цели и содержание, большинство организаций используют и то, и другое для отслеживания своих финансов. Эта практика называется двойной бухгалтерской записью.

Пример журнала и главной книги в бухгалтерии

Ниже приведены примеры записи в общем журнале и записи в главной книге:

Пример общей записи в журнале

Общая запись в журнале включает информацию о записи и о том, как компания планирует оплачивать расходы или отражать свои доходы. Вот пример записи в общем бухгалтерском журнале:

Дата Описание Кредиты Дебеты 21.03.2021 Запасы $5000 Наличные $5000

Пример записи в Главной книге

Макет главной бухгалтерской книги имеет долги слева и кредиты справа. Вот пример записи в Главной бухгалтерской книге:

Денежный счет Дата Описание Сумма Дата Описание Сумма 27.12.2020 Покупки $5000 13.12.2020 Продажи $15000 28.12.2020 Заработная плата $10000 Всего $15000 Всего $15000 Остаток $15000