Анализ затрат и результатов: определение и преимущества
Анализ затрат и результатов — важный инструмент, который менеджеры проектов и руководители компаний используют для принятия решений, способных повлиять на успех их бизнеса. Если вы надеетесь использовать анализ затрат и результатов для предстоящего проекта, важно понимать его преимущества для компании и то, как ориентироваться в процессе анализа. В этой статье мы обсудим, что такое анализ затрат и результатов, почему он важен, а также плюсы и минусы использования анализа затрат и результатов для крупного проекта или решения компании.
Что такое анализ затрат и результатов?
Анализ затрат и результатов — это процесс, который менеджеры проектов и руководители предприятий используют для определения расходов и стимулов для крупного проекта компании. Когда компании проводят анализ затрат и результатов, они рассчитывают затраты и выгоды для проекта или решения и определяют, какой расчет важнее. Если выгоды превышают затраты, проект или решение, как правило, являются положительными для компании. Однако, если затраты превышают выгоды, компания часто оценивает план этого проекта и определяет, есть ли способ его скорректировать или сэкономить деньги.
Почему компания может проводить анализ затрат и результатов?
Компании и предприятия часто используют анализ затрат и результатов для определения и оценки всех расходов и доходов, которые может принести проект. Анализ помогает компаниям изучить осуществимость проекта с точки зрения финансов и других важных факторов, таких как альтернативные издержки. Альтернативные издержки учитывают альтернативные выгоды, от которых компания может отказаться, если продолжит реализацию проекта или проектного решения. Как только компания поймет все свои основные затраты и выгоды, она сможет лучше понять плюсы и минусы решения. Однако это не всегда делает решение совершенно ясным.
Например, если руководитель проекта определяет, что результат проекта может иметь лишь немного более высокие выгоды, чем затраты, ему, возможно, придется дополнительно проконсультироваться с руководителями компании и коллегами, чтобы узнать, стоит ли проект по-прежнему вложенных ресурсов. Вполне возможно, что немного более высокие выгоды по-прежнему помогают компании в будущих проектах, или компания может надеяться, что потенциальные затраты на самом деле снизятся после завершения проекта. Использование анализа затрат и результатов может предоставить компаниям полезные данные, которые помогут немного облегчить принятие решения и понять его возможные результаты.
Процесс проведения анализа затрат и результатов
При проведении анализа затрат и результатов вашего проекта важно проанализировать полный список расходов и положительных результатов, которые создаст проект. Затраты или расходы, создаваемые проектом, могут включать:
Прямые затраты: Прямые затраты — это покупки, которые компания делает и которые непосредственно связаны с созданием ее товаров и услуг. Эти расходы могут включать в себя закупку материалов, заработную плату сотрудников и аренду оборудования или инструментов.
Косвенные расходы: Косвенные расходы — это другие расходы, которые помогают поддерживать бизнес или компанию в рабочем состоянии, включая страхование, аренду помещений и коммунальные платежи.
Нематериальные затраты: Нематериальные затраты — это затраты, которые компании не могут легко определить количественно. Эти затраты могут включать удовлетворенность клиентов, моральный дух сотрудников или общую производительность.
Потенциальные риски. Потенциальные риски — это любые проблемы или проблемы, с которыми компания может столкнуться в ходе проекта или после его завершения. Они могут включать в себя другие прямые или косвенные затраты, такие как расходы, превышающие ожидаемые компанией, и нематериальные затраты, такие как потеря бизнеса или прибыли.
Альтернативные издержки: Альтернативные издержки — это потеря потенциальных выгод или прибыли от принятия одного решения вместо другого. Например, если компания решает продать какое-либо имущество, она может упустить потенциальную прибыль от ежемесячной сдачи имущества в аренду.
Как только компания осознает основные затраты на проект или решение, она может сравнить эти затраты с выгодами от проекта. Выгоды от проекта часто довольно схожи с затратами и могут включать прямые выгоды, такие как увеличение прибыли, а также нематериальные выгоды, такие как повышение удовлетворенности клиентов или сотрудников. После сравнения выгод и затрат компания может затем решить, перевешивают ли выгоды затраты и будет ли проект или решение положительным для бизнеса в целом.
Преимущества анализа затрат и результатов
Наиболее распространенные преимущества анализа затрат и результатов включают:
Ориентирован на принятие решений на основе данных
Анализ затрат и выгод часто фокусируется на фактах и данных, чтобы помочь компаниям и предприятиям легче принимать решения и освободить их от личных предубеждений или предпочтений. Изучение точных расходов, которые понесет бизнес, и того, приведут ли эти расходы к положительным результатам, может помочь предприятиям четко определить, подходит ли им выбор. Он также может предоставить менеджерам проектов основанные на фактах доказательства для поддержки их новых проектных идей и эффективного представления их руководителям компании.
Обнаруживает скрытые расходы
Анализ общей стоимости проекта может помочь компаниям обнаружить любые скрытые затраты или расходы, о которых они могли не знать ранее. Эти виды затрат могут включать альтернативные издержки, такие как потенциальная потеря прибыли из-за выбора одного проекта над другим, и нематериальные затраты, такие как временная потеря удовлетворенности клиентов из-за сосредоточения дополнительных ресурсов на самом проекте. Однако анализ затрат и результатов может также помочь компаниям обнаружить скрытые выгоды, такие как повышение удовлетворенности сотрудников, что может повысить производительность и качество работы.
Облегчает некоторые решения
Хотя некоторые решения, принимаемые с помощью анализа затрат и результатов, могут потребовать тщательного рассмотрения, этот процесс часто упрощает многие решения для компаний и предприятий, поскольку они могут четко видеть корреляцию между расходами и результатами проекта. Если вы знаете, что проект принесет больше затрат, чем выгод, вы можете быстро определить, что проект может не стоить времени и ресурсов вашей компании. В качестве альтернативы, если вы видите, что выгоды превышают затраты, вы можете более эффективно определить, как эти выгоды повлияют на вашу компанию в долгосрочной перспективе.
Обеспечивает конкурентное преимущество
Анализ затрат и выгод может помочь компаниям развить преимущество перед конкурирующими предприятиями, поскольку он может помочь им быстро создавать инновационные идеи и определять, как они могут оставаться актуальными на текущем рынке. Непрерывное генерирование новых идей и их анализ затрат и результатов могут помочь компаниям оставаться конкурентоспособными и создавать продукты и услуги, более привлекательные для потенциальных клиентов. Использование анализа затрат и выгод также может помочь им избежать любых проектов, которые могут создать для них различные проблемы или проблемы, что приведет к потере прибыли или конкурентоспособности.
Недостатки анализа затрат и результатов
Вот некоторые из недостатков анализа затрат и результатов и способы их преодоления:
Непредсказуемые переменные
Хотя анализ затрат и выгод может помочь компаниям принимать более обоснованные решения, иногда им бывает сложно предсказать определенные переменные, такие как потребительский спрос и цены на материалы. При проведении анализа затрат и результатов важно учитывать непредсказуемые переменные и понимать, как результаты вашего проекта могут измениться в зависимости от различных исходов. Например, компаниям полезно увидеть, какие преимущества могут быть у них для проекта, если потребительский спрос высок, низок или неизменен.
Не так эффективен для долгосрочных проектов
Анализ «затраты-выгода» — отличный инструмент, который компании могут использовать для более коротких проектов, но он может стать немного рискованным при использовании его для долгосрочных проектов из-за непредсказуемых переменных, которые с большей вероятностью могут измениться с течением времени. При использовании анализа затрат и результатов для более длительных проектов важно понимать, что потенциальные риски для проекта могут быть выше, чем для краткосрочного проекта. Рассмотрите возможность составления списка всех рисков или переменных изменений, с которыми может столкнуться проект, а затем разработайте стратегии, которые помогут преодолеть эти проблемы, если они возникнут.
Требуются обширные данные
При проведении анализа затрат и выгод компаниям полезно иметь обширный объем данных, чтобы гарантировать, что они делают наиболее точные прогнозы. Если у компании недостаточно данных для анализа, это может привести к ложной информации и, возможно, создать дополнительные проблемы для бизнеса в будущем. Когда вы выполняете анализ затрат и результатов, важно общаться с различными отделами компании и разговаривать с официальными лицами, которые могут помочь вам найти всю необходимую информацию и понять, действительно ли преимущества превышают затраты.