6 шагов для проведения выходного интервью

22 февраля 2021 г.

Может быть много причин, по которым сотрудник покидает организацию, от поиска другой роли, которая ему больше подходит, до попадания в враждебную рабочую среду. Многие компании стремятся понять, почему сотрудник выбирает работу в другом месте, и собеседование при увольнении может раскрыть эти детали. Выходное интервью также может принести пользу сотруднику, дав ему возможность открыто рассказать о своем опыте.

В этой статье мы опишем, что такое выходное интервью, предоставим пошаговые инструкции по его проведению, поделимся некоторыми эффективными вопросами для выходного интервью, рассмотрим, что можно и чего нельзя делать при проведении выходного интервью, и углубимся в то, как вы можете обрабатывать отзывы сотрудников, которые вы получаете. .

Что такое выходное интервью?

Выходное интервью — это встреча сотрудника, покидающего компанию, и (обычно) сотрудника отдела кадров. Выходное собеседование дает вам возможность узнать больше о причинах ухода сотрудника из компании, что может дать вам важную обратную связь, которую вы можете использовать для улучшения рабочего места для других членов команды и будущих новых сотрудников.

Подробнее: 8 советов, как уйти с долгосрочной работы на хороших условиях

Как провести выходное интервью

Выполните следующие действия, чтобы провести выходное собеседование с сотрудником, увольняющимся из организации:

1. Выберите интервьюера

Сотрудник отдела кадров часто проводит выходное собеседование, потому что он может создать непредвзятую атмосферу, в которой сотрудник может поделиться своими мыслями. Они также могут предпринять уникальные действия в результате обратной связи, которую они получают во время заключительного собеседования. Вы также можете выбрать внешнюю компанию, которая может провести собеседование, чтобы сотрудники не чувствовали никакого давления во время встречи. Однако, особенно для сотрудников, которые хорошо провели время в организации, это может показаться более безличным.

Подробнее: 12 распространенных типов работы с персоналом

2. Подготовьтесь заранее

Все сотрудники разные, поэтому, даже если вы уже проводили выходные интервью с другими сотрудниками, важно подготовиться к каждому индивидуально. Знайте, о чем вы спросите, ознакомьтесь с ролью и обязанностями сотрудника и подготовьтесь к встрече. Вы можете сделать что-нибудь, например, поставить удобное кресло для сотрудника и обязательно заблокировать свой календарь, чтобы никто не прерывал ваш разговор. Выходное собеседование должно проводиться наедине.

Подробнее: Как подготовиться к 9 типам собеседований

3. Попросите сотрудника заполнить письменный опрос

Подумайте о том, чтобы попросить увольняющегося сотрудника заполнить письменный опрос перед вашей встречей. Это даст им возможность заранее обдумать свои ответы. Вы можете обнаружить, что сотрудник на самом деле более открыт в письменном опросе, потому что он чувствует себя более комфортно. Кроме того, когда вы сможете прочитать их мысли до встречи, вы сможете разработать вопросы, которые направят разговор.

4. Назначьте собеседование в нужное время

Большинство сотрудников предупредят об увольнении за две недели, поэтому подумайте о том, чтобы запланировать выходное собеседование примерно на то время, когда у сотрудника останется примерно неделя. На этом этапе своего отъезда они все еще должны быть заинтересованы в своей роли и открыты для обмена мыслями. Тем не менее, некоторые организации решают провести выходное интервью после того, как сотрудник уволился из компании, что приводит к более непринужденной беседе, которая дает сотруднику достаточно места для ответов на ваши вопросы.

5. Слушайте внимательно

Важно активно слушать сотрудника, чтобы вы могли понять, что он говорит. Часть этого состоит в том, чтобы задавать им необходимые вопросы, чтобы избежать предположений об обратной связи, которую они предоставляют. Когда вы слушаете, вы создаете у сотрудника впечатление, что то, что он говорит, важно для вас и организации.

Подробнее: Навыки активного слушания: определение и примеры

6. Спросите, можете ли вы поделиться их ответами с руководством

Убедитесь, что сотрудник знает, что выходное собеседование является конфиденциальным, но вы можете спросить, готов ли сотрудник поделиться своими конкретными отзывами с другими на рабочем месте, например, с его непосредственным руководителем или руководителем, отвечающим за его отдел. Несмотря ни на что, вы должны заверить сотрудника, что все, что он захочет, останется конфиденциальным. Многие сотрудники хотят убедиться, что их репутация не пострадала, и рассчитывают на то, что вы их заверите.

Эффективные вопросы на выходе из интервью

Важно провести продуктивную встречу с сотрудником, результатом которой станет открытый и честный разговор, в ходе которого сотрудник сможет поделиться с вами своими мыслями о времени, проведенном в компании. Вот несколько вопросов, которые стоит задать:

• Почему вы решили покинуть нашу организацию?

• Что вы думаете о работе здесь?

• Что компания делает правильно?

• Что, по вашему мнению, плохо работает в компании?

• Как мы можем улучшить как организация?

• Есть ли у вас какие-то конкретные мысли о вашем руководителе или отделе, в котором вы работаете?

• Есть ли сотрудники, которые чувствуют то же, что и вы?

• Как другие сотрудники относятся к своей работе или компании в целом?

• Что тебе больше всего нравится в работе здесь?

• У вас есть идеи, которые вы хотели бы реализовать за время пребывания здесь?

• Что вам больше всего нравится в вашем непосредственном начальнике?

• Не могли бы вы дать совет человеку, которого мы наняли на вашу должность?

• Кто из сотрудников, менеджеров или руководителей оказали положительное влияние на ваше пребывание здесь и почему?

• Есть ли что-то, что мы должны сделать по-другому во время ориентации сотрудников?

Что нужно и чего нельзя делать при выходе из интервью

Ознакомьтесь с этими рекомендациями и запретами при проведении выездных интервью, чтобы вы могли подготовиться к эффективной встрече:

Лучшие практики для выездных интервью

• Встречайтесь лично. Лучше всего встретиться лично при завершении выходного интервью, чтобы сотрудник знал о важности встречи. Однако, если сотруднику будет удобнее разговаривать по телефону, вы можете предоставить ему такой выбор.

• Сообщите сотруднику, почему вы проводите выходное собеседование. Сотрудник должен знать, почему вы проводите выходное собеседование, чтобы он мог ответить надлежащим образом и знал, что его ответы могут иметь значение.

• Задавайте одинаковые вопросы каждому сотруднику. Одна из причин задавать сотрудникам одни и те же вопросы — выявить закономерности. Например, если в отделе маркетинга работает несколько сотрудников, которые увольняются в течение года, вы можете увидеть, есть ли тенденция, которую компания или отдел должны учитывать.

• Сообщите сотруднику, что он не обязан отвечать на все вопросы. Выходное интервью — это возможность для сотрудников поделиться подробностями об опыте своей работы. Сотрудники должны знать, что они могут отказаться отвечать, если захотят.

• Соблюдайте протокол в отношении любых обвинений в домогательствах или дискриминации. Даже если сотрудник уходит, важно, чтобы вы расследовали любые жалобы, как если бы сотрудник остался работать в организации.

Чего следует избегать на выездном собеседовании

• Не спрашивайте о конкретных людях. Вы же не хотите, чтобы у вас сложилось впечатление, что вы спрашиваете о ком-то по определенной причине. Конкретный вопрос о ком-то может создать у сотрудника неправильное впечатление, что вы пытаетесь возбудить дело об увольнении против человека. Исключение, если вы задаете обобщенный вопрос об управлении.

• Не отвечайте на офисные сплетни. Если сотрудник решает обсудить служебную клевету или сплетни, не вступайте в диалог. Возможно, вы захотите сообщить сотруднику, что он может поделиться своими чувствами, но что вы не можете и не имеете мнения по этому вопросу.

• Не высказывайте свое мнение. Это шанс сотрудника высказаться, и важно, чтобы вы слушали, задавали вопросы, чтобы убедиться, что вы понимаете, о чем они говорят, поощряли их на протяжении всего процесса и предоставляли им безопасное пространство, чтобы они чувствовали себя комфортно, будучи открытыми с вами.

• Не просите сотрудника передумать. Менеджер может попросить сотрудника пересмотреть свое решение после того, как он получит двухнедельное уведомление от сотрудника, но воздержится от этого вопроса во время выходного собеседования. Цель собеседования — узнать больше об опыте сотрудника.

Как обрабатывать отзывы сотрудников

Любое выходное интервью, которое вы проходите, должно предоставить вам некоторую полезную информацию об организации и опыте сотрудников. Вот как вы можете обрабатывать отзывы сотрудников:

1. Делитесь соответствующей информацией с соответствующими людьми

Независимо от того, поделился ли увольняющийся сотрудник положительным или отрицательным отзывом, важно поделиться соответствующей информацией с нужными людьми в организации, если у вас есть одобрение от сотрудника. Положительные отзывы — это возможность сообщить другим, что они делают правильно, чтобы они могли продолжать делать это для всех оставшихся сотрудников и, возможно, повысить лояльность к компании. Вы захотите поделиться отрицательным отзывом с менеджером или вышестоящим уровнем, если это необходимо, чтобы руководство или организация могли работать над улучшением и, следовательно, предотвращать высокую текучесть кадров.

2. Создайте электронную таблицу

Крайне важно, чтобы вы делали заметки по выходному интервью. Документация может помочь вам и другим вернуться к интервью, чтобы почерпнуть из него важную информацию. С его помощью вы можете упорядочивать свои заметки и искать сходства, чтобы упростить поиск трендов.

3. Ищите тренды

Отслеживая тенденции в отзывах сотрудников, вы сможете решать проблемы до того, как потеряете важных людей. Например, некоторые отзывы, которые вы можете получить от нескольких увольняющихся сотрудников, заключаются в том, что работа оказалась не такой, как они ожидали. В этом случае вы можете посмотреть описания работы для определенных ролей, чтобы убедиться, что они соответствуют фактическим задачам для этой должности. Если сотрудники сообщают, что чувствуют себя немотивированными в своей роли, вы можете внедрить программы удержания или предоставить больше возможностей для продвижения по службе.