18 советов, как уложиться в сроки

Независимо от того, работаете ли вы полный рабочий день в офисе или работаете фрилансером дома, профессионалы регулярно имеют дело с дедлайнами. Крайние сроки — это необходимый инструмент для обеспечения своевременного завершения проектных задач и бесперебойной работы. Знание методов, используемых для соблюдения сроков, дает вам практические инструменты, которые вы можете использовать для выполнения своей работы к установленному сроку. В этой статье мы обсудим, почему соблюдение сроков важно, и дадим советы, которые помогут вам достичь поставленных целей вовремя.

Что такое крайний срок?

Крайний срок — это дата и время, к которым должен быть выполнен проект или его часть. Срок, назначаемый в начале вашего проекта, представляет собой самое позднее возможное время, к которому либо ваш менеджер, либо клиент ожидает, что работа будет завершена и сдана. Соблюдение срока означает завершение и отправку вашей работы к или до назначенного вам времени и даты.

Почему важно соблюдать сроки?

Когда установлен крайний срок, вы несете ответственность за выполнение порученной вам работы к сроку, указанному либо вашим начальником, либо клиентом. Они выбрали этот крайний срок, исходя из конкретных задач проекта, поэтому его соблюдение важно для достижения этих целей. Причины, по которым ваш срок важен, включают:

• Обеспечение выполнения работы. Большинство проектов требуют выполнения нескольких задач. Установка крайнего срока — это способ убедиться, что вы выполнили каждую задачу, прежде чем переходить к дальнейшим шагам.

• Не сбиться с пути: у ваших менеджеров проектов и клиентов есть определенный график, которому они следуют. Установка крайних сроков позволяет им отслеживать выполненные задачи, а соблюдение крайних сроков отслеживает прогресс для завершения до установленного времени.

• Постановка четких целей: сроки часто являются результатом разбиения более крупного проекта на более мелкие конкретные цели. Установив крайний срок, те, кто отвечает за этот проект, определяют каждый шаг, необходимый для достижения их целей.

• Предотвращение отставания в работе: установка крайнего срока и его соблюдение позволяют выполнять задачи одну за другой, чтобы каждая задача могла получить необходимый фокус.

• Обнаружение проблем на ранней стадии: Работа в срок помогает найти потенциальные проблемы и решить их до того, как они станут проблемой для проекта.

Советы, как уложиться в сроки

Каждый проект с установленным сроком требует собственных процессов для его выполнения, но есть общие методы, которые вы можете использовать, чтобы не сбиться с пути.

Вот 18 способов закончить работу вовремя:

Поймите свою цель

Есть два ключевых компонента соблюдения сроков: своевременное завершение работы и правильное ее завершение. Чтобы убедиться, что вы предоставляете именно то, что хочет клиент, вы должны понимать конкретную цель, которую пытаетесь достичь. Четко объясните, чего ожидает от вас ваш руководитель проекта или клиент. Задавайте вопросы, пока не поймете специфику того, о чем вас спрашивают.

Развивайте позитивный настрой

Отношение, которое вы приносите с собой, задает тон вашей рабочей среде, поэтому сделайте его позитивным. Воспринимайте крайний срок как вызов, который вам нужно выполнить, чтобы вы могли еще больше отточить свои навыки и стать лучшим активом для своей компании. Позитивный взгляд на вещи создает мотивацию, которая помогает вам продолжать работать и достигать своей цели.

Составьте контрольный список

Создайте контрольный список всех шагов, которые вы должны предпринять, чтобы завершить свой проект. Будьте конкретны и отметьте функцию каждой задачи в вашем списке. Это постоянно держит вас в курсе того, чего вы пытаетесь достичь. Почаще сверяйтесь со своим контрольным списком и отмечайте шаги, которые вы успешно выполнили, чтобы отслеживать свой прогресс. Видеть, как вы приближаетесь к своей цели, — это еще один способ сохранить мотивацию, пока вы выполняете свою работу.

Планируйте свое время

Чтобы убедиться, что вы сможете закончить свой проект до установленного срока, полезно составить план. Эта информация информирует вас о том, что осталось сделать, как долго вам нужно это делать и когда вам нужно это сделать. Придерживайтесь своего расписания, чтобы ваш прогресс был постоянным. Внесите коррективы в план на протяжении всего проекта, чтобы обеспечить его точность.

Для своего плана определите:

• Конкретные задачи, которые вы должны выполнить.

• Оценки того, сколько времени займет каждая задача.

• Сроки выполнения каждой из этих задач.

Прогнозировать возможные неудачи

Используйте свой опыт, чтобы предсказать типичные проблемы, с которыми вы можете столкнуться в проекте. Это предотвратит неожиданное появление потенциальных неудач и позволит вам подготовить решения до того, как возникнут проблемы, чтобы ваша работа могла беспрепятственно продолжаться.

Дайте себе более ранний срок

Хороший способ убедиться, что вы уложитесь в срок, — закончить раньше. Выберите время незадолго до назначенного срока и установите его в качестве новой цели. Добавление дополнительного времени поможет вам закончить раньше и даст вам возможность проверить правильность своей работы, прежде чем сдать ее.

Соберите свои инструменты

Прежде чем начать, убедитесь, что у вас есть все необходимое для завершения работы. Знание того, что у вас есть и как получить к этому доступ, дает вам уверенность в том, что вы готовы двигаться вперед. Это также сэкономит ваше время позже, поскольку все, что вам нужно, всегда будет у вас под рукой.

Убедитесь, что у вас есть готовые инструменты, такие как:

• Компьютерные программы и приложения

• Соответствующие данные

• Wi-Fi пароли

• Доступ к вашим коллегам

• Адреса электронной почты клиентов

Начать как можно скорее

Лучший способ уложиться в срок — начать как можно скорее. Закончив приготовления, приступайте к работе. Как только вы начнете, больше шансов, что вы продолжите его. Сделайте свою первую задачу первым черновиком, чтобы она не была идеальной, и проработайте ее. Если вы запланировали дополнительное время для себя, вы всегда можете вернуться позже, чтобы улучшить его.

Сначала используйте свои сильные стороны

Выберите задачи из контрольного списка, которые вы можете выполнить быстро и легко, исходя из ваших сильных сторон. Это дает вам возможность выполнить несколько задач в начале, приближая вас к достижению цели. Выполнение самых простых задач в первую очередь дает вам достаточно времени для работы над задачами, выполнение которых, как вы знаете, займет больше времени.

Расставляйте приоритеты в своих проектах

Если вы работаете над несколькими проектами одновременно, создайте расписание, включающее их все. Это помогает дифференцировать задачи по их соответствующему проекту. Вы можете пометить их цветом или использовать любой метод, который вам больше подходит. Назначайте крайние сроки для каждой задачи в каждом проекте, чтобы всегда быть в курсе того, над чем нужно срочно поработать. Вы можете обнаружить, что другая задача требует вашего внимания, прежде чем перейти к следующему шагу в текущем проекте.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Когда вы знаете, над какой задачей вам нужно работать дальше, сосредоточьте свое внимание только на ней. Хотя у вас есть и другие задачи, требующие внимания, сосредоточение внимания на каждой из них позволит вам убедиться, что вы полностью выполнили один шаг, прежде чем переходить к следующему. Проверка точности теперь экономит ваше время позже.

Работайте тогда, когда вы наиболее продуктивны

У всех разное время, когда они работают лучше всего. Если вы обнаружите, что вы наиболее эффективны утром, перед обедом или в середине дня, запланируйте на этот период как можно большую часть своей работы в срок. Это может повлиять на общее качество вашей последней работы и помочь вам быстрее достичь большего количества целей.

Используйте свое время с умом

Знайте, как максимально использовать свое время. Как только вы оцените, сколько времени должно занять каждое задание в вашем проекте, и обнаружите, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить даже незначительную задачу, используйте это время, чтобы выполнить ее. Чем чаще вы выполняете даже небольшой объем работы, тем больше вероятность, что вы уложитесь в срок.

Незначительные задачи, которые вы можете выполнить за короткое время, включают:

• Написание абзаца

• Изучение краткой темы

• Отправка электронного письма

• Проверка вашей работы

Избегайте отвлекающих факторов

Нет ничего плохого в том, чтобы проверять электронную почту посреди рабочего дня. Но если вы чувствуете, что многие из этих незначительных отвлекающих факторов в течение дня складываются в нечто большее, выясните, какие изменения окажут наибольшее положительное влияние на вашу продуктивность, и внедрите их. Чтобы избежать таких отвлекающих факторов, вы можете:

• Выключите телефон или положите его в другом конце комнаты.

• Назначьте определенное время суток для чтения электронных писем.

• Отложите покупки в Интернете на обеденный перерыв.

• Отключите оповещения в социальных сетях.

Разработайте систему вознаграждений

Если вы хотите создать дополнительную мотивацию для достижения своих целей, связанных с работой, создайте для себя систему вознаграждений. Если вы с нетерпением ждете чашечку горячего кофе или шоколадку, которую спрятали в ящике стола, дополнительное позитивное подкрепление является полезным инструментом для достижения вех проекта на пути к соблюдению сроков.

Используйте своих коллег

У каждого члена команды есть свой набор сильных сторон. Если в какой-то части вашего проекта вам нужна помощь, обратитесь за советом к одному из своих коллег. Это может избавить вас от необходимости искать ответ на свой вопрос, и вы можете узнать от своего коллеги, чтобы вы знали, что делать в следующий раз, не спрашивая. Вы должны обращаться за помощью к своим коллегам только в случае необходимости, потому что они, вероятно, работают в свои собственные сроки.

Свяжитесь с вашим менеджером

Держите вашего менеджера проекта или клиента в курсе вашего прогресса. Если произошло что-то непредвиденное, сообщите им конкретное решение, которое вы разработали, чтобы исправить это. Если вы должны пропустить крайний срок, ваш клиент или менеджер должны знать, что произошло и как вы с этим справились. Это предотвратит их удивление и покажет, что вы пытаетесь не сбиться с пути. Если вы все еще в состоянии уложиться в срок, это показывает, что вы смогли справиться с задачей и все же выполнить ее вовремя.

Восстановите свою энергию

Важный шаг в соблюдении сроков — дать себе передышку. Иногда вам просто нужно отойти на несколько минут и собраться с мыслями, прежде чем вернуться к работе. Найдите тот метод, который лучше всего восстанавливает вашу энергию, и периодически используйте его, чтобы омолодить себя и свою работу. Всего пять минут, отведенных для себя, могут иметь большое значение для выполнения задачи и приближения к сроку.

Вот несколько вещей, которые стоит попробовать:

• Получение стакана воды.

• Перекусить.

• Растяжка рук, ног и спины.

• Короткая прогулка.

• Использование приложения для медитации.