Как измерить успех проекта за 6 шагов (плюс советы)
10 сентября 2021 г.
Есть много способов, которыми руководитель проекта может измерить успех проекта. Анализ успехов и неудач проекта может побудить компании определить, что они могут улучшить при управлении проектами, например, создание новых процессов, разработка новых продуктов или предоставление услуг. Изучение того, как измерять успех проекта различными способами, может помочь вам решить, какие показатели вы могли бы использовать для повышения производительности вашего проекта. В этой статье мы обсудим способы измерения успеха проекта, а также советы и навыки, которые могут помочь вам при управлении показателями успеха проекта.
Как измерить успех проекта
Проекты часто имеют разные критерии успеха. В зависимости от потребностей клиента и ваших внутренних ресурсов вы можете стремиться к успеху в разных областях, например, завершить свой проект в рамках бюджета и в соответствии с графиком. Вот шесть способов измерить успех:
1. Соберите отзывы клиентов
При управлении проектами для других людей получение обратной связи от клиента может быть четким способом измерения успеха проекта. Заказчиками могут быть внешние клиенты, отделы или отдельные лица, чьими проектами вы управляете. Сбор отзывов может позволить вам обсудить с клиентами, что вы улучшили или насколько проект соответствует их ожиданиям. Вы также можете запросить обратную связь через официальный опрос с использованием числовых значений для получения количественных данных. Подумайте о том, чтобы установить минимальный балл, который вы надеетесь получить, и просмотрите опросы и любые комментарии, чтобы определить, успешен ли ваш проект.
2. Просмотрите спецификации проекта
Спецификации проекта — это формальные документы, в которых излагаются детали и цели проекта. Они могут включать такие вещи, как необходимые ресурсы, бюджет или сроки. Чтобы измерить успех проекта, вы можете просмотреть объем проекта, чтобы убедиться, что вы достигли всех ожидаемых результатов. Например, если вашей целью является разработка программного обеспечения для новой компании, одной из целей может быть применение дизайна компании к программному обеспечению. В конце проекта вы и клиент можете просмотреть дизайн программного обеспечения, чтобы определить, достигли ли вы этой цели.
3. Обеспечьте соблюдение бюджета
Одним из важных факторов в управлении проектами является удержание бюджета в рамках или в рамках бюджета. Компании часто выделяют определенные суммы руководителям проектов на ресурсы и инструменты. При составлении бюджета вы можете оценить конкретные расходы, такие как оборудование и заработная плата, чтобы установить общий бюджет для всего проекта. Если вы потратите меньше своего бюджета, вы можете считать проект успешным. Иногда можно установить расширенный бюджет, который превышает целевой бюджет. Вы можете счесть расходы выше целевого бюджета, но меньше растянутого бюджета частичным успехом.
4. Соблюдайте требования графика
Как и в случае с соблюдением бюджета, соответствие требованиям графика может быть показателем успеха проектов. Графики со сроками, исполнителями и вехами часто появляются в брифе проекта вместе с информацией о масштабах и бюджете. Один из способов определить, является ли проект успешным, — посмотреть, завершили ли вы проект к запрошенной дате окончания. Для более подробного анализа соблюдения графика вы можете сравнить прогнозируемое завершение каждой задачи проекта с фактическими датами завершения.
5. Оцените удовлетворенность команды
Помимо удовлетворенности клиентов, вы можете измерить удовлетворенность вашей внутренней команды проектом, чтобы определить его успех. Команды часто знакомы с деталями, проблемами и успехами, с которыми они сталкиваются при управлении конкретным проектом. Например, при непредвиденных расходах или задержке один из членов команды может предложить альтернативные рекомендации, которые могут обеспечить качественное выполнение. Вы можете считать, что способность команды адаптироваться и творчески решать проблемы означает успех проекта.
6. Определите показатели качества
Измерения качества могут показать, насколько хорошо продукт, процесс или услуга работают после доставки. Например, если вы производите новое оборудование вне графика без дефектов, это может быть успешным. Обеспечение качества может проверять доставку, чтобы убедиться, что проект работает так, как задумано, требует нескольких обновлений или исправлений и прост для клиента в использовании или изучении. Рассмотрите возможность установки контрольных показателей качества, таких как показатель успеха 95%, чтобы определить, соответствует ли качество проекта критериям успеха.
Советы по управлению успехом проекта
Вот несколько советов, которые следует учитывать при измерении успеха проекта:
Ставьте четкие цели. В начале проекта важно поставить четкие цели, чтобы вы могли сравнить результаты с объемом проекта. Это может включать в себя определение мер успеха, которые вы могли бы использовать, например соблюдение графика или бюджета, а также принятие решения о том, что вы считаете успешным.
Понимание требований: особенно при работе с клиентами задавайте вопросы, чтобы убедиться, что вы понимаете объем проекта и требования. Например, если вы настраиваете новую программу, изучите требования к дизайну, функциональности и пользовательскому интерфейсу, чтобы обеспечить качество и удовлетворенность клиентов.
Определите конкретные измерения: для каждого измерения попробуйте определить числовые значения, которые помогут вам измерить успех проекта. Продолжительность, соотношения и проценты могут помочь вам определить порог успешного проекта.
Попробуйте разные комбинации: многие проекты требуют нескольких измерений успеха проекта. Рассмотрите возможность объединения нескольких измерений, чтобы определить общую оценку успеха, и найдите конкретные показатели, чтобы узнать, как вы можете улучшить свои будущие проекты.
Навыки управления успехом проекта
При управлении и измерении успеха проекта вы можете использовать определенные навыки. Некоторые из них могут включать:
Управление временем. При управлении проектами знание того, сколько времени может занять выполнение задач и как задержки могут повлиять на расписание, является ключевым навыком. Важно запланировать их как можно быстрее, чтобы получить точные результаты с помощью показателей успеха, таких как показатели качества и опросы удовлетворенности клиентов.
Управление рисками. Управление рисками — это способность прогнозировать потенциальные риски и реагировать на них на протяжении всего проекта. Понимание рисков может помочь вам определить, является ли проект успешным, например превышение бюджета для предоставления более качественных услуг.
Креативность. Для каждого проекта могут потребоваться разные показатели успеха, поэтому творческий подход может помочь вам решить, какой показатель важнее всего зафиксировать. Например, вы можете измерить успех в удовлетворенности или росте команды, если управление новыми аспектами проектов является целью компании.
Коммуникация: общение с командами, а иногда и с клиентами о том, какие критерии успеха вы определяете, может помочь убедиться, что все стремятся к одним и тем же результатам. Рассмотрите возможность обсуждения ожидаемых измерений заранее и четко запишите их в кратком описании проекта.