16 лучших практик электронного этикета на рабочем месте
25 июня 2021 г.
Независимо от того, где вы находитесь в своей карьере, использование лучших практик этикета электронной почты позволяет вам общаться четко и производить положительное впечатление на потенциальных работодателей, деловых контактов и клиентов. В этой статье мы обсудим, почему этикет электронной почты так важен, и поделимся 16 лучшими практиками этикета электронной почты на рабочем месте.
Описание изображения
Профессиональный формат электронной почты
Сюжетная линия
Приветствие
Тело
Закрытие
Подпись
Лучшие практики:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте лаконичны, откорректируйте свою электронную почту, соблюдайте надлежащий этикет и не забывайте о дальнейших действиях.
Что такое этикет электронной почты?
Этикет электронной почты относится к кодексу поведения, который определяет поведение при написании или ответе на электронные письма. Эти принципы поведения могут быть изменены в соответствии с предполагаемой аудиторией и целями и предназначены для проявления профессионализма и уважения.
Почему важен этикет электронной почты?
То, как вы общаетесь, отражает тип вашего сотрудника, включая вашу трудовую этику и внимание к деталям. Компании могут извлечь выгоду из внедрения передовых методов этикета электронной почты по следующим причинам:
Профессионализм: использование надлежащего этикета электронной почты создает профессиональный образ ваших сотрудников и организации в целом.
Эффективность: электронные письма, соответствующие правилам этикета, являются прямыми и краткими, и они быстро передают свое сообщение.
16 рекомендаций по этикету электронной почты на рабочем месте
Отправляя электронные письма или отвечая на них, следует помнить о некоторых рекомендациях по этикету электронной почты:
1. Используйте стандартное форматирование
Стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial, а также стандартные цвета и размеры подходят для деловых писем. Если вы используете жирный шрифт или курсив, никогда не используйте их более чем для одного слова или строки слов в одном электронном письме.
Если вы копируете и вставляете текст, убедитесь, что вы удалили форматирование перед отправкой электронного письма, так как он может отличаться от остального текста. Чтобы очистить форматирование, вы можете использовать «Command + \» на Mac или «Ctrl + Shift + N» на ПК.
2. Включите четкую тему
Назовите свое электронное письмо таким образом, чтобы получатель сразу понял, о чем сообщение. Например, если вы отправляете электронное письмо, чтобы продолжить презентацию, вы можете написать: «Быстрый вопрос о вашей презентации».
3. Электронная почта с профессионального адреса электронной почты
Если возможно, используйте адрес электронной почты вашей компании. Однако, если вы работаете не по найму или используете личный адрес электронной почты для переписки по работе, убедитесь, что ваш адрес электронной почты не содержит слов, которые могут быть сочтены непрофессиональными. Если это так, рассмотрите возможность создания рабочего адреса электронной почты.
4. Используйте профессиональные приветствия
Выберите приветствие, соответствующее вашим отношениям с получателем. Если вы отправляете электронное письмо коллеге, уместным может быть простое приветствие, например «Привет». Если вы обращаетесь к кому-то в первый раз или если это профессиональный знакомый, используйте более официальное приветствие, например «Дорогая Сара Аткинс». Рекомендуется использовать имя человека точно так, как оно указано в строке подписи электронной почты. Другими словами, не думайте, что Дженнифер использует имя Джен, если вы не видели, как они так подписывают свои электронные письма.
5. Используйте введение
В зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо, лучше всего представиться по имени и фамилии, а также компании, которую вы представляете, в первых нескольких строках. Это особенно важно при отправке по электронной почте новых контактов, клиентов, потенциальных клиентов или работодателей. Сообщите им, как вы получили их контактную информацию.
Пример: «Меня зовут Джессика Франклин, я работаю в агентстве White Label. Марк Грегстон назвал мне ваше имя и предложил связаться с вами по поводу ваших замечательных полиграфических услуг».
6. Будьте осторожны с «Ответить всем»
Преимущество использования «Ответить всем» заключается в том, что вы можете ответить всем сразу, чтобы сообщить им, что проблема решена. Однако, если вы сомневаетесь, используйте «Ответить», чтобы не перегружать список людей ненужными электронными письмами.
Подробнее: Руководство по этикету ответов на все электронные письма
7. Избегайте использования всех заглавных букв
Используйте регистр предложений, как и для любого официального общения, и избегайте использования всех заглавных букв, поскольку это может выглядеть так, как будто вы кричите о своих намерениях.
Пример: «Энн, было здорово увидеть тебя на собрании. Я с нетерпением жду возможности снова подключиться в ближайшее время».
8. Перепроверьте вложения
Если вы можете копировать и вставлять информацию в электронное письмо, а не прикреплять документ, сделайте это. Если нет, сообщите получателю в теле письма, что вы приложили документ. Также считается хорошим тоном сжимать документы или прикреплять их в виде zip-файла, чтобы он занимал меньше места в почтовом ящике. Кроме того, вы можете захотеть загрузить документы в общий каталог и предоставить получателю ссылку для доступа к ним.
И, наконец, вставка длинного URL-адреса в ваше электронное письмо может выглядеть беспорядочно и занимать драгоценное место. Используйте средство сокращения ссылок, чтобы сократить ссылку или текст гиперссылки в электронном письме.
9. Вычитка
Правильная орфография и грамматика важны при отправке деловой корреспонденции, поэтому всегда проверяйте свою работу, прежде чем нажимать «Отправить». Кроме того, дважды проверьте правильность написания имени и адреса электронной почты получателя. Иногда автозамена меняет имена.
10. Не используйте смайлики
Если получатель не использовал смайлики при общении с вами в прошлом, не поддавайтесь искушению использовать их самостоятельно. Они могут показаться непрофессиональными в определенных корпоративных культурах.
11. Ответ в течение 24 часов
Когда кто-то пишет вам по электронной почте, ответ в течение 24 часов является обычной вежливостью. Если вы непреднамеренно превысили этот срок, принесите свои извинения и вежливо объясните задержку.
12. Сохраняйте профессиональный тон
Тщательно подумайте о выборе слов в электронном письме и о том, как ваше намерение может быть истолковано. Используйте позитивные слова, такие как «возможности» и «вызовы», вместо «препятствий» и «ограничений». Избегайте негатива, сарказма и прилагательных, которые могут сделать вас слишком эмоциональным. Будьте осторожны и с юмором, так как он может быть неверно истолкован.
13. Совершенствуйте свою электронную подпись
Меньше, как правило, больше, где подписи электронной почты обеспокоены. Ваша подпись обычно должна включать только ваше имя, должность, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться.
Описание изображения
Профессиональные советы по приветствию по электронной почте:
Избегайте гендерного языка
Избегайте восклицательных знаков
Избегайте случайных выражений, таких как “Эй,”
Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «сэр» или «мадам».
Избегайте использования фразы «Для кого это может касаться»
Не используйте время суток, например «Доброе утро» или «Добрый вечер».
Избегайте использования «Дорогой [Job Title]” если возможно
14. Используйте скрытую копию правильно
СК означает скрытую копию, которая похожа на копию, за исключением того, что получатели электронной почты, указанные в поле СК, не отображаются в заголовке или для получателей в полях Кому или Копия. Использование скрытой копии является хорошим этикетом, если вы хотите защитить чей-то адрес электронной почты от раскрытия другим. Например, если вы отправляете электронное письмо группе субподрядчиков об изменении политики или процедуры, рекомендуется отправить скрытую копию всем в списке. Это также хорошая идея, если вы отправляете еженедельный информационный бюллетень клиентам, которые не знают друг друга и хотели бы сохранить свои адреса в тайне.
**Подробнее: Часто задаваемые вопросы о том, когда использовать CC и BCC
15. Подумайте, прежде чем пересылать
Лучшей практикой для пересылки является краткое изложение того, что обсуждается, чтобы получатель быстро понял, что вам от него нужно. Также важно помнить, что некоторые электронные письма не предназначены для пересылки и могут содержать личную или конфиденциальную информацию. Будьте осторожны при пересылке.
16. Установите информативные ответы об отсутствии на работе
Если вы планируете отсутствовать в офисе в течение длительного периода времени, настройте автоматический ответ об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы не сможете отвечать на их электронные письма до определенной даты. Включите контактное имя, если есть срочный вопрос. Включите «Нет на месте» и дату в строке темы, чтобы получатели могли быстро узнать, что они получили автоматический ответ. Также полезно включить первую строку в сообщение: «Это автоматическое сообщение, пока меня нет в офисе».
Подробнее: 15 сообщений Out of Office для профессионалов