12 стратегий управления проектами для повышения эффективности

20 мая 2021 г.

Руководители проектов — это руководящий персонал, который наблюдает за проектами, определяя объем, бюджет и детали производства. Стратегии управления проектами помогают менеджеру проекта адаптироваться к изменениям в ходе проекта, улучшать этап планирования и объединять команду для достижения общей цели. Выбор правильной стратегии управления проектом может определить общий успех этого проекта. В этой статье мы покажем вам 12 стратегий управления проектами для повышения эффективности проектов.

Что такое стратегии управления проектами?

Стратегии управления проектами — это методы лидерства, которые менеджеры проектов используют для объединения своих команд и решения конкретных задач. Эти стратегии помогают всем понять потребности проекта и то, как менеджер хочет, чтобы каждый этап развивался.

Зачем использовать стратегии управления проектами?

Стратегии управления проектами помогают командам решать задачи проекта, повышать производительность и достигать конкретных целей. Стратегия управления проектами обеспечивает основу для лучшей командной работы, более высокой производительности и более эффективных проектов. Эффективные проекты могут стоить меньше времени и денег и повысить общую прибыльность проекта.

12 стратегий управления проектами

Вот 12 стратегий управления проектами для повышения эффективности проекта:

1. Определите свои цели заранее и адаптируйте их

Определение целей является частью этапа планирования проекта, который проходит через весь проект по мере изменения ваших потребностей. Четко определенные цели помогают команде сосредоточиться на общем результате и определяют направление проекта. Менеджеры могут заранее ставить цели и использовать следующие методы для поощрения адаптации во время производства:

Определить входящие изменения

Чем раньше вы сможете определить входящие изменения в области проекта или графике, тем легче будет вовремя изменить цели проекта, чтобы максимизировать эффективность. Например, если клиент выбирает между ценами, есть большая вероятность, что цена скоро изменится. Вы можете скорректировать свои цели, чтобы соответствовать потенциальному изменению цены, предоставив план как повышения, так и снижения цены.

Держите команду в курсе

Изменения, которые происходят внезапно, могут повлиять на проект, если все не узнают о них как можно скорее. Поддержание гибкости команды означает опору на частое и четкое информирование об ожиданиях, масштабах проекта и предлагаемых изменениях. Рассмотрите возможность использования профессиональной платформы управления командой для улучшения и поддержания хорошей связи между членами команды и руководством.

Планируйте вызовы

Проекты могут сталкиваться с неудачами и всплесками, поэтому важно заранее планировать изменения целей. Пока команда планирует цели проекта, рассмотрите возможность создания планов на случай возможных изменений. Например, если крайний срок проекта может измениться из-за наличия материалов, учет этого в вашем первоначальном плане может помочь вам быстро адаптироваться после начала проекта.

2. Понимание масштаба проекта

Масштаб проекта — это размер проекта, который может повлиять на бюджет, потребность в рабочей силе и общую эффективность проекта. Более крупные проекты требуют больше труда и материалов, что может увеличить бюджет и потребовать более сильного руководства. Понимание масштаба проекта помогает руководителям проектов распределять ресурсы в нужных местах и ​​обеспечивает более реалистичное представление о сроках проекта. Изучите потребности проекта, потребности клиента и потребности команды, чтобы достичь целей проекта.

3. Общайтесь с клиентами и членами команды

Коммуникация необходима для продвижения проекта, поскольку помогает всем понять потребности проекта и потенциальные проблемы, с которыми они могут столкнуться. Коммуникация также важна для понимания ожиданий клиентов и адаптации по мере изменения проекта. Хорошее общение включает в себя четкий, лаконичный разговор, честную обратную связь и позитивный язык тела. Язык тела может улучшить словесное общение, подкрепляя слова, которые вы говорите, позитивными жестами.

4. Поощряйте командную работу

Командная работа важна для проекта, потому что многие проекты требуют совместной работы нескольких людей или отделов. Поощрение командной работы помогает сотрудникам сосредоточиться на силе совместной работы. Как лидер, вы можете поощрять командную работу, участвуя в проекте, чтобы показать пример, предоставляя правильные инструменты для проекта и общаясь с членами команды об изменениях, прогрессе и расширении масштабов.

5. Установите четкие ожидания

Четкие ожидания сводят к минимуму возможность ошибки, потому что они объединяют всех в соответствии с одними и теми же принципами. Например, ожидание того, что проект завершится в ближайшие две недели, заставляет всех сосредоточиться на сроках и обеспечивает взаимопонимание для клиента, команды и руководства. Установление четких ожиданий означает частое общение с командами и клиентами, отправку напоминаний об ожиданиях и получение отзывов.

6. Управляйте рисками проекта

Некоторые проекты сопряжены с рисками или финансовыми последствиями, которые могут повлиять на общий результат проекта. Рассмотрите возможность проведения анализа рисков до начала проекта, чтобы определить риски, создать потенциальные решения и понять потенциальный ущерб, который могут нанести риски. Чем лучше менеджер проекта понимает риски проекта, тем меньше они вызывают удивления на каждом этапе проекта.

7. Используйте структуру разбивки работы

Структура разбивки работ, или WBS, — это инструмент, который менеджеры проектов используют для разбивки проектов на управляемые задачи для команды. Это помогает разбивать большие проекты на более мелкие цели, которые иногда легче достичь. Модель WSB обычно состоит из трех уровней:

• Первый уровень WSB: основная цель проекта. Например, команде нужно выполнить 800 заказов к пятому числу месяца.

• Второй уровень WSB: вы разбиваете основную цель на 5-10 частей. Менеджер проекта назначает ресурсы и сроки для каждой части и принимает решение о допустимом риске.

• Третий уровень WSB: вы разбиваете каждую из пяти-десяти частей на более мелкие части, чтобы определить конкретные потребности или цели.

8. Документируйте свой процесс

Одной из наиболее важных частей успешного проекта является этап документирования, поскольку он предоставляет команде письменное руководство о том, как продвигался проект. После успешного проекта руководитель проекта может просмотреть документы вместе с командой, чтобы определить, где они достигли целей, где они преуспели и какие проблемы они столкнулись. Это отличный ресурс для планирования будущих проектов, поскольку он обеспечивает шаблон успеха и письменную проверку способностей команды.

9. Разрешить обратную связь

Обратная связь от команд и заинтересованных сторон может помочь менеджеру проекта определить ключевые факторы проекта, которые они могли упустить во время проекта. Команда и заинтересованные стороны часто придерживаются точки зрения, отличной от точки зрения менеджера проекта, что помогает вам лучше понять, как продвигается проект. Вы можете облегчить обратную связь, спросив напрямую или отправив дополнительные электронные письма и опросы.

10. Отмечайте вехи

Вехи — это важные цели, которых команда достигает в ходе проекта. Вехи могут выступать в качестве объединяющей точки для членов команды и вдохновлять мотивацию. Руководители проектов отмечают вехи вместе с членами команды, чтобы поощрять командную работу и общение. Поощряйте сотрудников положительными отзывами за достижение важных вех. Вы можете сказать что-то вроде: «Я очень горжусь вашим прогрессом» или «Ваша тяжелая работа вдохновила меня, так держать».

11. Реинвестируйте сбережения

Когда проект эффективен, он экономит деньги и время, которые вы можете реинвестировать в команду или бизнес. Подумайте о перераспределении средств или ресурсов на новые проекты, которые помогут развить навыки команды или расширить бизнес. Например, если вы завершаете проект в рамках бюджета, вы можете реинвестировать эти средства в программу развития сотрудников, такую ​​как общение или обучение работе с программным обеспечением.

12. Нанимайте лучших кандидатов

Навыки команды могут оказать положительное влияние на эффективность проекта, поэтому процесс найма имеет решающее значение для ваших проектов. Поиск подходящих кандидатов может дать команде ценные навыки и помочь быстрому развитию проектов. Рассмотрите возможность использования службы подбора персонала или веб-сайта подачи заявлений о приеме на работу, чтобы пересмотреть процесс найма и задать более сложные вопросы на собеседовании, например:

• Каково ваше самое большое умение?

• Как вы ведете себя под давлением?

• Как вы сообщаете о проблемах руководству?

• Как вы справляетесь с внезапными изменениями в проекте?