10 типов артефактов проекта и когда их внедрять (плюс часто задаваемые вопросы)

Есть много элементов проекта, которые важно учитывать командам при успешном завершении проекта. Эти компоненты, в том числе артефакты проекта, гарантируют, что проект работает в рамках установленного бюджета, и обеспечивают общее понимание его цели, задач и деталей. Если вы хотите повысить эффективность и результативность, с которой вы и ваша команда выполняете проекты, может быть полезно узнать больше об артефактах проекта. В этой статье мы обсудим 10 различных артефактов проекта и ответим на некоторые часто задаваемые вопросы о них.

Что такое артефакт проекта?

Артефакт проекта — это создаваемая компанией документация, которая определяет и поддерживает процесс проекта. Артефакты обычно относятся к управлению проектом и включают документы, результаты, конкретные результаты, цели и шаблоны. Они помогают привести проекты в соответствие с целями организации, удовлетворить потребности заинтересованных сторон и определить ожидания команды. Общие артефакты включают уставы проектов, анализ клиентов и бизнес-кейсы. Руководство может часто обновлять артефакты, чтобы отражать изменения в объеме проекта.

10 типов артефактов проекта

Вот десять видов артефактов проекта, которые полезно учитывать при планировании проекта:

1. Артефакты стратегии

Артефакты стратегии влекут за собой документацию, относящуюся к началу проекта. Создание этих артефактов обычно является первым шагом проекта, поскольку они помогают команде двигаться вперед. Эти артефакты часто остаются неизменными на протяжении всего проекта. Общие артефакты стратегии включают проектные предложения, уставы проектов, заявления о концепции и дорожные карты. Эти документы определяют ключевые элементы проекта, такие как его описание, объем, ресурсы, график и обязанности.

2. План коммуникаций

Эффективная команда, работающая над проектом, часто создает план коммуникации, чтобы согласовать оптимальные способы передачи важной информации. Например, они могут разработать стратегии для эффективного информирования о встречах, проблемах, обзорах документов, доступе к результатам и статусе проекта. Команда обычно создает свой план коммуникации в начале проекта.

3. Журналы и регистры

Эти артефакты относятся к журналам и регистрам управления проектами, которые члены команды ежедневно анализируют, поскольку они помогают им оценивать процесс проекта и определять свои задачи на конкретный рабочий день. Журналы и реестры включают реестры рисков, журналы предположений, невыполненные работы и реестры заинтересованных сторон. Менеджер проекта может часто обновлять эти документы.

4. Спецификации выпуска

Команда использует спецификации выпуска для тестирования сырья, разрабатываемых модулей и конечных продуктов. Эти спецификации позволяют команде оценить производительность продукта перед его использованием или выпуском. Спецификации выпуска обычно включают заявления о концепции и критерии оценки, тогда как заявления о концепции часто включают контракт между разработчиком и покупателем. Критерии оценки относятся к персоналу по управлению требованиями, который может использоваться для определения того, соответствует ли проект поставленным целям.

5. Общие планы

Другим важным артефактом проекта являются планы, которые менеджеры разрабатывают, чтобы определить, как они могут оптимально обеспечить прогресс и эффективность проекта. Этот артефакт может находиться в одном или нескольких документах и ​​включать как текстовые, так и визуальные элементы. Вы можете столкнуться с общими планами, связанными с логистикой, качеством, релизами, управлением объемом, итерацией и тестами во время работы над проектом.

6. Отчеты

Эффективное управление проектами также часто включает в себя серию отчетов. Некоторые типичные отчеты могут охватывать качество, статус и риски проекта. Еще одна часть документации, которую вы можете включить в эту категорию артефактов проекта, — это формальные записи для использования заинтересованными сторонами.

7. Иерархические диаграммы

Диаграммы иерархии описывают отношения между различными частями проекта в подробных разделах. Они включают разбивку структур рабочих процессов, организации, продуктов и рисков. В зависимости от проекта, который вы завершаете, менеджер может создавать различные версии каждой разбивки в ускоренном или замедленном темпе или опускать определенные диаграммы иерархии. Вы можете рассмотреть возможность частой проработки этих артефактов.

8. Визуальные данные и информация

Эта категория относится ко всему, что менеджер может не считать традиционным документом. Это включает в себя блок-схемы, информационные панели, матрицы прослеживаемости требований и диаграммы скорости. Визуальные источники данных могут облегчить команде понимание информации о проекте. Менеджер проекта может создавать источники визуальной информации после завершения анализа данных и использовать инструменты для их автоматического обновления.

9. Базовые показатели

Базовые планы представляют собой утвержденные версии плана, к которому они относятся. Общие примеры базовых планов включают бюджеты, базовые планы по объему, графики этапов и базовые планы измерения производительности. Менеджер обычно создает и обновляет базовые планы на протяжении всего проекта.

10. Соглашения и контракты

Эта категория относится к любым юридически обязывающим соглашениям, применимым к проекту. Некоторые проекты включают контракты, в то время как другие могут не требовать использования этих типов документов. Контракты с фиксированной ценой, контракты на время и материалы и контракты на возмещение затрат — все это общие соглашения, с которыми вы можете столкнуться во время работы над проектом.

Часто задаваемые вопросы об артефактах проекта

Вот несколько часто задаваемых вопросов об артефактах проекта, на которые можно ссылаться при планировании рабочего процесса:

Почему артефакты проекта важны?

Артефакты проекта важны на каждом этапе проекта, потому что они позволяют команде документировать свои цели и результаты. Без этих артефактов проект может быть трудно завершить эффективным и скоординированным образом. Они также позволяют менеджеру анализировать ход проекта и вносить необходимые изменения в его планы.

Что такое обязательные артефакты?

Обязательные артефакты — это документы, которые менеджер определяет как необходимые для проекта. Обычно это влечет за собой список документов, которые вы можете создать для разных этапов проекта. Обязательные артефакты часто различаются в зависимости от отрасли и масштаба каждого проекта.

Каковы фазы артефактов проекта?

Различные артефакты подходят для каждой фазы временной шкалы проекта. Вот пять этапов проекта и артефакты, которые обычно требуются для каждого из них:

• Создание: этот этап часто включает в себя создание предложения по проекту с оценкой ресурсов, описанием работы и некоторыми альтернативами, которые позволяют членам команды устранять неполадки позже.

• Инициация: Эта фаза включает в себя установление целей проекта. Вы можете определить свой проект с помощью бизнес-кейса, а затем определить потребность в проекте и создать устав с подробным описанием его ограничений, целей, графика, бюджета и обязанностей менеджера проекта. Вы также можете определить заинтересованные стороны проекта и создать реестр с их ролями, влиянием и требованиями к коммуникации.

• Планирование. Основными задачами этапа планирования являются определение технических требований проекта, разработка графика, создание плана коммуникации и постановка дальнейших целей. Вы также можете создать структуру декомпозиции работ и перечислить задачи, необходимые для завершения проекта. Рассмотрите возможность создания графика проекта для каждого результата.

• Контроль, мониторинг и выполнение: на этом этапе команда реализует проект и работает над задачами, изложенными в ее плане. Менеджмент помогает гарантировать, что их команда достигает целей и результатов. На этом этапе вы можете использовать рабочую книгу проекта отслеживания для записи прогресса. Другие артефакты проекта для этого этапа включают журналы решений, формы запросов на изменение проекта и журналы рисков.

• Закрытие: после окончательной сдачи менеджер проекта часто создает подробный отчет, в котором подробно описывается каждый законченный элемент проекта. Они также могут подготовить документ для передачи любых оставшихся задач и готового продукта соответствующим отделам.