10 простых способов повысить продуктивность на работе

14 сентября 2021 г.

Способность посвятить время конкретным задачам, выполнить их и завершить рабочий день качественным результатом может быть общим мерилом вашей продуктивности. Точно так же, если у вас нет методов организации, управления временем, отслеживания задач или расстановки приоритетов, это может повлиять на вашу эффективность и производительность. Внося простые коррективы в свой ежедневный рабочий процесс по одному, вы можете начать видеть изменения в своей производительности. В этой статье мы предлагаем 10 способов стать более продуктивным.

Как повысить производительность труда

Управление временем и организационные навыки обычно связаны с общей производительностью труда, и когда вы реализуете стратегии, которые поддерживают вашу производительность, у вас может быть больше шансов на разработку и улучшение выпуска вашего продукта. Стратегии тайм-менеджмента, такие как метод помидора, правило двух минут и блокировка времени, — это лишь некоторые из стратегий, которые вы можете использовать для повышения своей продуктивности. Кроме того, вы можете применять организационные стратегии, такие как расстановка приоритетов задач по степени важности и срочности. Следующие 10 советов помогут вам повысить производительность труда.

1. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя вы, в конечном счете, сможете добиться цели, когда жонглируете проектами или задачами, сосредоточение внимания на одной за раз может на самом деле помочь вам быть более продуктивным. Когда мы концентрируемся на нескольких видах деятельности одновременно, мы, как правило, используем больше этого времени только для перехода между задачами. Это может привести к тому, что некоторые задачи, оставшиеся незавершенными, будут выполняться с более низким качеством, чем если бы каждая задача была единственной целью.

Кроме того, концентрация на одной задаче за раз, пока она не будет полностью завершена, может помочь вам повысить производительность, потому что, когда вы сосредотачиваетесь на одном проекте за раз, вы ставите одну цель сразу, а не много. Скорее всего, это побудит вас выполнить одно задание, прежде чем переходить к следующему. Если вы приверженец многозадачности, но видите, что начинаете больше дел, чем можете закончить, подумайте о том, чтобы расставить задачи по приоритетности в порядке важности, чтобы вы могли начать с самых сложных заданий и закончить свой день более легкими и менее трудоемкими задачами.

2. Делайте регулярные перерывы

Может возникнуть соблазн не брать время на перерыв, но если вы пренебрегаете перерывом на несколько минут, это может нанести ущерб вашей общей продуктивности, вызвав усталость или выгорание. Если это произойдет, у вас может не хватить энергии или мотивации для дальнейшего прогресса. Подумайте о том, чтобы запланировать несколько коротких перерывов в течение рабочего дня. На большинстве рабочих мест есть обязательный график с выделенным временем перерыва, поэтому сотрудники могут делать перерыв хотя бы на 5–10 минут после каждых нескольких часов активной работы. Эти короткие перерывы помогут вам перезарядиться, очистить разум и подготовиться к следующему заданию.

3. Сначала сосредоточьтесь на самых важных задачах

Сосредоточение внимания на своих самых больших и трудоемких задачах перед любыми другими заданиями на самом деле может помочь вам оставаться более сосредоточенным, чем сначала работать над более мелкими и короткими задачами. Подумайте о том, чтобы спланировать свой список дел в соответствии с этими задачами, которым вы можете посвятить свое время утром, когда вы впервые приходите на работу, или в то время дня, когда вы наиболее бдительны и энергичны.

4. Ставьте маленькие цели

Вместо того, чтобы браться за большие цели, для достижения которых потребуется несколько выходов и больше времени, рассмотрите возможность планирования небольших задач в течение дня. Такие вещи, как подача необходимых документов, ответы на эти четыре электронных письма клиентов или сбор всех ресурсов, которые потребуются вашей команде для завершения будущего проекта, — это небольшие ежедневные цели, которые вы можете ставить и достигать за восемь часов рабочего времени. Точно так же вы можете использовать эти короткие цели в качестве вех для измерения вашего продвижения к более крупной цели.

Подробнее: 10 советов, как стать более целеустремленным на работе

5. Используйте правило двух минут

Правило двух минут включает в себя выполнение задач, которые длятся две минуты или меньше, а также две минуты, чтобы приступить к небольшим задачам, которые вы, возможно, откладывали. В течение этих коротких промежутков времени, если есть задача, которую вы можете выполнить за две минуты или меньше, или задача, которую вы можете организовать, чтобы начать, это время, когда вы должны это сделать. Например, может потребоваться всего две минуты, чтобы зарегистрировать задачи, которые вы уже выполнили, ответить на быстрое электронное письмо, записать свои следующие цели или распечатать план вашего предстоящего проектного задания, но две минуты, которые вам потребуются, чтобы выполнить эти небольшие задачи часто могут составлять полный список дел в конце дня.

Кроме того, небольшие задачи по-прежнему являются важной частью вашей общей производительности труда, поэтому применение правила двух минут может позволить вам сосредоточиться на этих небольших задачах в промежутках между работой над более крупными и сложными задачами. Подумайте об этих двух минутах между перерывом и началом работы над вашим следующим проектом или о двух минутах, которые требуются для подготовки к обеду, и рассмотрите возможность использования этого времени, чтобы отметить, над чем вам нужно поработать дальше, ваши ежедневные цели на следующий день или отвечая на это голосовое сообщение, которое ждало вас с тех пор, как вы приступили к работе.

6. Время блокирует ваш график

Использование временных блоков в вашем расписании также может помочь вам повысить производительность. С помощью этой стратегии вы должны установить ограничение по времени для каждой из задач, над которыми вы работаете. Рассмотрите 90-минутные или 60-минутные временные блоки. Вы можете сделать распечатку своего расписания и выделить временные рамки, в которые вы хотите поместить временные блоки. Поэтому, если вы выделяете 90 минут на работу над проектом, отметьте это в распечатанном расписании. После того, как этот временной блок закончится, аналогичным образом заблокируйте другой раздел вашего расписания.

Цель блокировки времени — создать визуальное расписание, которое поможет вам отслеживать периоды времени задач, над которыми вы работаете. Точно так же это служит способом посвятить себя работе только над определенной задачей в каждый блок времени, поэтому у вас будет больше шансов завершить ее в запланированные для нее сроки. В дополнение к планированию вашего рабочего времени вы также можете включить время перерыва между каждым блоком задач, чтобы вы могли освежиться по мере завершения и начала новых проектов.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

7. Сделайте встречи более продуктивными

Если у вас запланированы встречи в течение дня, подумайте о том, как сделать эти мероприятия более продуктивными, что будет способствовать общему прогрессу в работе. Рассмотрите вариант совещаний стоя, когда вы и ваши коллеги поддерживаете собрание. Это может помочь повысить бдительность и концентрацию при обсуждении важных тем во время встречи.

Вы также можете использовать отслеживание времени, чтобы зафиксировать время, необходимое для посещения и завершения собрания. Например, подумайте о том, чтобы делать заметки о наиболее важных выводах или темах, которые необходимо обсудить, и выделяйте определенное количество времени для каждой темы. Затем поработайте со своей командой, чтобы обсудить только то, что включено в список тем, ограничивая обсуждение темы отведенным им временем.

Точно так же, если вы можете разумно присутствовать на совещании по телефону или через веб-платформу, вы можете увеличить свои шансы на то, что совещание не отнимет слишком много времени от ваших личных задач.

8. Делегируйте задачи

Рассмотрите возможность использования методов делегирования, чтобы разделить задачи между членами вашей команды. Например, если у вас есть множество задач в вашем списке дел, подумайте о том, чтобы поручить некоторые из этих задач другим, если они могут быть выполнены без вашего участия.

Делегирование задач также может позволить вам работать над другими заданиями, которые могут быть специально назначены вам одному, в то время как остальная часть команды может посвятить свое время задачам, которые в противном случае отняли бы время или ресурсы от других более важных проектов. Например, если у вас есть электронные письма, на которые нужно ответить, но коллега может уделять такое же внимание деталям в своих ответах, как и вы, подумайте о том, чтобы поручить ему задачу, пока вы работаете над соответствующими заданиями, которые никто другой не может (или не имеет права выполнять). ) полный.

Связанный: 6 советов для эффективной командной работы

9. Используйте стратегию помидора

Повышение продуктивности на работе может сильно зависеть от вашего тайм-менеджмента, а метод Помидора — это стратегия, которая может оказаться полезной для более эффективного управления своим временем. Подобно планированию перерывов, метод Pomodoro использует таймер, когда вы посвящаете себя задаче в течение 20 минут (хотя вы можете увеличить это время до 30 минут), работаете над ней, пока не сработает таймер, а затем делаете пятичасовой перерыв. минутный перерыв. Эта стратегия может быть эффективной, потому что она дает больше времени для непрерывной, сосредоточенной работы, а затем дает возможность отвлечься от задачи на несколько минут, прежде чем вернуться к ее завершению.

10. Ограничьте перерывы

Прерывания могут действительно отвлечь нас в течение дня. Даже если вам нравятся отношения с коллегами, потеря счета времени из-за разговоров, неформальных и быстрых встреч или тематических обсуждений может помешать вашему рабочему процессу и снизить общую производительность. Подумайте об использовании некоторых стратегий, чтобы ограничить количество отвлекающих факторов в течение дня.

Вы можете работать с закрытой дверью офиса в течение части дня или, если вы работаете в открытом офисе, вы можете использовать наушники с шумоподавлением, чтобы уменьшить звуки офисной болтовни и общения. Наушники также могут быть вежливым, но бесшумным способом сообщить вашим коллегам, что вам нужно сосредоточиться на проектах, над которыми вы работаете.

При реализации стратегий, которые помогут вам повысить производительность труда, важно быть как можно более последовательным. Позвольте себе учиться и развивать свои навыки, и вы можете быть уверены, что ваша продуктивность будет продолжать расти.