Как внедрить прогрессивную дисциплину на рабочем месте

Прогрессивная дисциплина — это структурированный процесс корректирующих действий, предназначенный для решения проблем с производительностью и поведением сотрудников. Он предназначен для того, чтобы помочь руководителям и руководителям применять дисциплинарные меры справедливым и последовательным образом. В этой статье мы обсудим, что такое прогрессивная дисциплина, и лучшие практики для реализации этого дисциплинарного подхода на рабочем месте.

Что такое прогрессивная дисциплина?

Прогрессивная дисциплина — это подход, который использует градуированную систему дисциплины для решения проблем поведения и производительности. Цель прогрессивной дисциплины состоит в том, чтобы предоставить сотрудникам разумную возможность исправлять и улучшать проблемы, а также справедливо уведомлять о последствиях неустранения этих проблем.

Конкретные дисциплинарные меры зависят от серьезности и частоты основных проблем, а также конкретных правил и процедур компании. Хотя процедура определяется как последовательность шагов, каждый менеджер может оставить за собой право предпринимать соответствующие действия в каждом конкретном случае.

Почему важна прогрессивная дисциплина?

Прогрессивная дисциплина важна по нескольким причинам, включая то, что она:

Позволяет менеджерам распознавать и устранять проблемное поведение сотрудников до того, как оно обострится.

Помогает сотрудникам быть более продуктивными и работать на более высоких уровнях
Способствует лучшему общению между сотрудниками и менеджерами
Повышает уровень удержания сотрудников и снижает расходы на замену сотрудников
Гарантирует, что сотрудники понимают, почему их наказывают, где они находятся и что от них ожидается
Предоставляет сотрудникам несколько возможностей для улучшения, прежде чем прибегать к более строгим дисциплинарным взысканиям.

3 шага прогрессивной дисциплины

Хотя каждая организация использует разные шаги при применении прогрессивной дисциплины, наиболее распространены следующие шаги:

1. Устное предупреждение

Устное предупреждение возникает, когда менеджер или руководитель уведомляет работника о необходимости улучшения. Менеджер может запланировать встречу один на один с членом команды, чтобы обсудить волнующий вопрос и то, как сотрудник может улучшить свою работу. Менеджер должен убедиться, что сотрудник полностью понимает обсуждаемую проблему, ожидания относительно того, как исправить проблему, и менеджер должен вести письменную документацию проблемы и беседы для дальнейшего использования.

2. Письменное предупреждение

Письменное предупреждение — это когда руководитель уведомляет работника в письменной форме о том, что его производительность не улучшилась после устного предупреждения. Письменное уведомление включает все соответствующие подробности, связанные с проблемой, а также предыдущие попытки сообщить сотруднику о необходимости изменений. Работодатели могут захотеть выпустить второе письменное предупреждение, прежде чем переходить к окончательным действиям.

План повышения производительности (PIP) — это официальный письменный план, в котором указывается крайний срок, в течение которого сотрудник должен решить проблему и улучшить свою работу. Например, в PIP может быть указано, что у сотрудника есть 60 дней, чтобы соответствовать ожиданиям по производительности, в противном случае сотрудник будет уволен. PIP должен включать конкретные детали относительно того, какие улучшения необходимо сделать и как сотрудник может их сделать. Кроме того, он должен включать любое необходимое обучение и график последующих встреч для контроля прогресса.

3. Окончательный план действий

Окончательный порядок действий имеет место после того, как все вышеперечисленные шаги были выполнены, а проблема не была решена или существенно улучшена. Есть несколько вариантов, которые компания может выбрать для окончательного курса действий, и они включают в себя:

Отстранение работника с сохранением или без сохранения заработной платы
Перевод сотрудника на более подходящую должность
Перевод работника на нижестоящую должность
Расторжение трудового договора с работником

Что такое прогрессивная дисциплинарная политика?

Политика прогрессивной дисциплины — это подход, который информирует сотрудников о действиях, которые менеджеры могут предпринять, когда требуется улучшение или изменение. Политика должна четко показывать сотрудникам шаги, которые они могут ожидать, если они продемонстрируют неудовлетворительную работу. Работодатели обычно включают эту политику в руководство для сотрудников, чтобы обеспечить доступ к ней всех сотрудников.

Ниже приведены шаги, которые вы можете предпринять, чтобы внедрить прогрессивный подход к дисциплине на работе:

1. Четко определите шаги

Убедитесь, что сотрудники четко понимают, какие шаги вы планируете предпринять в случае, когда требуется дисциплинарное взыскание.

2. При возникновении проблем сначала исследуйте

Когда возникает проблема с сотрудником, убедитесь, что вы полностью понимаете ситуацию и ее причину, прежде чем принимать дисциплинарные меры. Это может потребовать, чтобы вы опросили других членов команды, хотя важно сделать это, не раскрывая своих намерений ради конфиденциальности сотрудников. Вы также можете отслеживать производительность сотрудника в течение нескольких дней или недель, чтобы собрать данные, необходимые для принятия дисциплинарных мер.

3. Документируйте все прогрессирующие дисциплинарные взыскания

Когда вы решите применить дисциплинарное взыскание к сотруднику, ведите письменную документацию по каждому этапу прогрессивного дисциплинарного подхода. Включите в свою документацию всю соответствующую информацию, в том числе суть проблемы, даты возникновения поведения, когда вы вынесли предупреждения сотруднику и влияние проблемы на производительность.

4. Используйте одни и те же дисциплинарные меры во всех подобных ситуациях

Важно оставаться справедливым и последовательным в применении дисциплинарных мер. Если два сотрудника демонстрируют одинаковое нежелательное поведение, используйте один и тот же подход для них обоих.

5. Регулярно проверяйте усовершенствование сотрудника

Следите за улучшением состояния сотрудника после вынесения предупреждений или других дисциплинарных взысканий. Если они не дают удовлетворительного результата, переходите к следующему шагу в вашем плане прогрессивной дисциплины.

Советы по доведению дисциплины до членов команды

Вот несколько советов, которые следует иметь в виду, сообщая членам команды о плане постепенного повышения дисциплины:

Документировать беседы

Ведите подробные записи обо всех принятых дисциплинарных мерах и информируйте отдел кадров о статусе реакции сотрудника на эти меры.

Срочно начинайте процесс

Незамедлительно применять прогрессивные дисциплинарные меры после того, как стало известно о проблеме. Назначьте встречу с сотрудником, чтобы обсудить этот вопрос и просмотреть любую документацию, которая выдается в результате правонарушения. Во время обсуждения спросите сотрудника, что ему нужно от вас для достижения успеха.

Последующие действия по электронной почте

Подведите итог своего разговора с сотрудником в электронном письме, чтобы разговор был отмечен временем и задокументирован, а также чтобы подтвердить ваше взаимопонимание в ситуации.

Пригласите представителя отдела кадров в качестве посредника

Подумайте о том, чтобы на встрече присутствовал сторонний свидетель, например, представитель отдела кадров, если вы считаете, что такой шаг будет способствовать открытому общению между вами и сотрудником. Это позволит совещанию быть беспристрастным, и при необходимости можно будет применить разрешение конфликта.

Подтвердите, что сотрудник понимает ситуацию

Тщательно объясните сотруднику проблему, как она влияет на рабочее место и почему она должна измениться, чтобы они были мотивированы на улучшение.

Укажите влияние

Объясните, как долго дисциплинарное взыскание будет действовать в личном деле сотрудника и как это повлияет на возможности внутреннего перевода, повышение заслуг и продвижение по службе.