Золотое покрытие в управлении проектами: определение и способы предотвращения

20 мая 2021 г.

Управление проектами — сложный процесс, поскольку менеджеры проектов часто несут ответственность за то, чтобы клиенты, заинтересованные стороны и члены их команды были довольны каждым завершенным проектом. Одна вещь, которая может произойти в управлении проектами, — это позолота, когда кто-то добавляет в проект функции, о которых клиент не просил. Если вы руководитель проекта или работаете с руководителями проектов, полезно понимать значение позолоты и то, как оно может повлиять на ваши проекты.

В этой статье мы объясняем, что означает позолота в управлении проектами, что вызывает позолоту, в чем разница между позолотой и расширением масштаба, а также способы предотвращения позолоты.

Что означает позолота в управлении проектами?

В управлении проектами «золотое покрытие» означает добавление в проект функции или услуги, о которых руководство или клиент не просили. В золоте руководитель проекта или член команды решает добавить функцию самостоятельно, которая не была запрошена. Золотое покрытие может увеличить стоимость и время, необходимое для завершения проекта, и, поскольку оно не было специально запрошено, ценность добавления дополнительной функции невелика. Обычно это называют убывающей отдачей.

Что вызывает позолоту в управлении проектами?

Позолота в управлении проектами обычно возникает из-за того, что менеджеры проектов или члены команды решают, что хотят предложить клиенту что-то дополнительное по проекту. Хотя их цель обычно состоит в том, чтобы добавить что-то ценное для клиента, если это не то, о чем просил клиент, они могут не захотеть платить больше за эту функцию. Если клиент не платит за дополнительную функцию, то компания менеджера проекта берет на себя эти расходы, что может вызвать другие проблемы.

Руководители проектов, добавляющие золотое покрытие к проекту, часто надеются сделать клиента более довольным проектом в целом, но это не всегда стоит времени, затрат и усилий. В частности, менеджеров проектов, имеющих сертификат, часто учат, что золочение — это то, чего никогда не следует делать. Однако, если появится возможность позолоты, поначалу это может показаться разумным дополнением к проекту.

Разница между позолотой и ползучести прицела

Позолота в некотором роде похожа на расползание масштаба, тем более что оба они включают в себя включение дополнительных функций, которых не было в первоначальном объеме проекта. Однако расширение масштаба — это когда клиент запрашивает дополнительные функции или более крупный проект с той же стоимостью и графиком, что увеличивает масштаб проекта.

Расширение масштаба зависит от клиента, а позолоту обычно добавляет менеджер проекта или член команды. Как при позолоте, так и при расширении масштаба компания руководителя проекта может нести ответственность за покрытие расходов, связанных с дополнительными функциями или услугами, если условия проектного соглашения не обновляются.

Способы предотвратить позолоту

Вот несколько способов предотвратить позолоту ваших проектов:

Общайтесь четко

Один из лучших способов предотвратить позолоту проекта — четко общаться со всеми участниками. Если вы хорошо общаетесь со своим клиентом, вы должны хорошо понимать его ожидания и интерес к дополнительным функциям. Если вы спросите клиента, нужна ли ему функция, которую обсуждает ваша команда, и он ответит «да» и согласится на дополнительную плату или на изменение графика, чтобы приспособиться к этому, то это не позолота, а просто изменение масштаба проекта.

Открытое общение должно помочь вам избежать проблем, связанных с позолотой или расширением масштаба, потому что, если ваша команда или клиент предлагают добавить новую функцию, вы можете быть честными с клиентом о возможных дополнительных затратах или необходимости изменить график. Это позволяет избежать неожиданного аспекта позолоты и гарантирует, что ваша команда получит дополнительное время или деньги для дополнительных функций.

Определить проект

Четкое определение проекта со всеми участниками — один из лучших способов избежать позолоты в вашем проекте. Наличие четко определенного проекта позволяет команде сосредоточиться на точных вещах, которые просит клиент, без добавления позолоты. Если что-то изменится по мере продвижения проекта, вы можете обсудить эти изменения с клиентом, руководством и вашей командой, чтобы определить наилучший способ продолжения. Это может включать переопределение проекта, чтобы вы знали, чего ожидать, прежде чем продолжить. Может быть проще добавить золотое покрытие к проектам, которые не имеют четкого определения.

Если ваш проект четко определен, то одной из ваших задач как менеджера проекта является сфокусировать вашу команду на этом определенном объеме проекта. Это поможет вам избежать любых проблем, связанных с золотым покрытием, а также гарантирует, что вы предоставите клиенту все, что он просил.

Перенаправить ресурсы

Распространенной причиной позолоты является то, что член команды предлагает дополнительную функцию, потому что он выполнил все свои задачи. Если это происходит в ваших проектах, вам может быть полезно перенаправить эти ресурсы, которыми в данном случае являются ваши сотрудники. Вы можете найти другую задачу для члена команды, которая находится в пределах определенной области проекта, или вы даже можете найти для него задачи в другом проекте.

Точно так же, если ваша команда определяет, что клиент заплатил вам за определенное количество часов работы, но вы можете завершить проект за меньшее время, вы можете подумать, что можете добавить функцию в оставшиеся часы. Однако, поскольку это не то, за что ваш клиент платит вам, лучше использовать это время, чтобы усовершенствовать проект, как они его определили. Ваш главный приоритет с вашими ресурсами всегда должен заключаться в том, чтобы дать клиенту то, что он просил, или как можно ближе к этому.