Заметки о встрече и протоколы: в чем разница?

10 сентября 2021 г.

Профессионалы из большинства отраслей знакомы с рабочими собраниями, поскольку они являются ценной формой общения на рабочем месте. Во время этих встреч специалисты могут взять два типа документации: заметки о встрече или протокол встречи. Хотя профессионалы иногда используют эти термины взаимозаменяемо, важно понимать ключевые различия между ними. В этой статье мы определяем заметки и протоколы собраний и делимся их сходствами и различиями, а также советами о том, как улучшить процесс ведения заметок.

Что такое заметки о встрече?

Заметки о собраниях — это документация деловых встреч для личного пользования. Сотрудники могут делать заметки во время встречи, чтобы выделить ключевую информацию, или вести учет обязанностей, которые руководитель возлагает на них во время встречи. Как правило, профессионалы могут выбирать, хотят ли они делать заметки во время рабочего собрания. Поскольку эта документация предназначена для личного использования, профессионалы обычно могут использовать свои собственные сокращения и коды по мере необходимости.

Иногда заметки о встрече становятся частью официального протокола. Они могут быть полезны для сотрудников, которые не могут присутствовать на собрании, менеджеров, которым необходимо вести подробные записи, а также при принятии действенных мер для будущих проектов и собраний. Если менеджер намеревается предоставить заметки о собрании для сотрудника, который не смог присутствовать, он часто просит другого специалиста создать заметки о собрании с учетом этой конкретной цели.

Что такое протокол собрания?

Протоколы совещаний — это официальные деловые записи собраний сотрудников. Запись протокола собрания — это задача, которую менеджер поручает члену команды, присутствовавшему на собрании. Протокол включает в себя основные моменты встречи, отзывы и подробную информацию о беседах сотрудников во время встречи. Эта документация содержит подробную информацию о собрании и является ценным справочным материалом для сотрудников и менеджеров.

Поскольку протоколы совещаний являются официальными отчетами о деловой практике, компании обычно ожидают, как сотрудник их заполнит. Это может включать шаблон компании, чтобы профессионалы могли эффективно и организованно составлять протоколы совещаний.

В чем сходство протокола собрания и заметок?

Как протокол собрания, так и заметки документируют обсуждение, которое происходит на конкретном собрании в офисе. Хотя профессионалы создают их по разным причинам, оба этих типа документации позволяют профессионалам помнить цели встречи, что может быть особенно полезно, если некоторые профессионалы не могут присутствовать на встрече. Протоколы совещаний и заметки также помогают профессионалам записывать любые решения, принятые во время совещаний. В дополнение к этим характеристикам протокол собрания и заметки обычно включают следующую информацию:

• Дата встречи

• Имя ведущего записи

• Основная цель встречи

• Подробная информация о любых решениях, принятых на собрании

Заметки о встрече и протоколы

Хотя заметки и протоколы собраний фиксируют события профессионального собрания, у этих типов документации есть некоторые ключевые отличия:

Обработать

Хотя профессионалы создают как заметки, так и протоколы собраний во время совещаний, процесс их создания отличается. Например, при написании протокола собрания руководитель собрания поручает задачу определенному специалисту, чтобы обеспечить наличие официальной документации обсуждения. Руководители редко поручают писать заметки о встречах, поскольку профессионалы берут на себя инициативу писать их самостоятельно.

Кроме того, при написании заметок о встрече профессионал может документировать только некоторые аспекты встречи, такие как сроки проекта или конкретные задачи, которые им необходимо выполнить. Протоколы собраний обычно представляют собой более подробные документы и включают информацию обо всей презентации и обсуждении. Хотя профессионалы обычно печатают протоколы совещаний, они могут либо печатать, либо писать свои личные заметки о совещании.

Формат

Поскольку заметки о собрании не являются официальными документами, им не обязательно иметь определенный формат. Вместо этого профессионалы могут настраивать свои заметки с помощью сокращений и организации, которые им больше всего подходят. Протоколы собраний являются официальными документами, поэтому они обычно имеют следующий общий формат:

• Дата и время встречи

• Список участников

• Имена людей, не присутствовавших

• Имена всех приглашенных спикеров

• Отчеты о проделанной работе и работе

• Действия встречи

• Примечания к следующей встрече

Хотя заметки о собрании могут включать эту информацию, специалисты могут опустить любую информацию по своему выбору, поскольку заметки предназначены для личного использования. Если профессионал делает заметки для отсутствующего коллеги, он может выбрать более традиционный формат протокола встречи, чтобы обеспечить тщательное документирование.

Цель

Цель протокола собрания – официально зафиксировать ход собрания. Цель заметок на собрании — помочь отдельным специалистам вспомнить важные детали обсуждения. Поскольку эти два типа документации используются по-разному, профессионалы также используют разные протоколы после их создания.

Заметки о собраниях предназначены для личного использования, поэтому каждый специалист может решить, делиться ли своими персонализированными заметками со своими коллегами, поскольку они могут быть полезны не каждому специалисту в компании. После написания протокола встречи специалисты подшивают документ и передают его сотрудникам компании. Хотя они могут поделиться документом только с коллегами, чья работа связана с собранием, большинство специалистов в компании имеют доступ к этому документу.

Как улучшить навыки конспектирования

Независимо от того, пишете ли вы заметки или протоколы совещаний, важно, чтобы у вас были навыки ведения заметок. Это может помочь вам эффективно записывать полезные заметки, что может принести пользу как вам, так и вашей команде. Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании заметок:

1. Выберите тип заметки

Перед началом собрания решите, будете ли вы писать заметки или протокол. Самый простой способ определить это – пообщаться со своим руководителем. Если они специально не просили вас заполнить протокол собрания, то вам, скорее всего, не нужно их писать, а вместо этого можно создавать заметки о собрании. Полезно спросить своего руководителя об этой ответственности до встречи, чтобы убедиться, что вы понимаете, чего он от вас ожидает.

2. Учитывайте формат

После того, как вы определите, какой тип документации вы создаете для собрания, подумайте о том, в каком формате вы пишете. Если вы создаете заметки о собрании, вы можете настроить формат в соответствии со своими потребностями. Это может означать организацию ваших заметок в хронологическом порядке или изменение размера и стиля шрифта в зависимости от важности того, что вы написали.

При составлении протокола встречи спросите своего руководителя, есть ли у него шаблон, которому вы можете следовать. Это может гарантировать, что ваш протокол собрания будет соответствовать формату и стилю профессионала, составившего протокол последнего группового обсуждения на вашем рабочем месте. Наличие шаблона также может помочь вам запомнить всю важную информацию для включения в протокол собрания.

3. Предложите свои услуги

Чтобы улучшить свои навыки ведения заметок, как можно чаще оказывайте свои услуги добровольно. Хотя вам не нужно писать протокол для каждой встречи, вы можете сообщить своему руководителю, что вы в состоянии выполнить эту важную задачу. Это позволит вам продемонстрировать свое желание брать на себя больше ответственности на работе и получить ценный опыт ведения заметок.

4. Поделитесь своей работой

Поделитесь своими заметками с другими коллегами, чтобы помочь им вспомнить важные детали встречи. Часто бывает полезно сравнить записи на случай, если вы или кто-то из ваших коллег упустили информацию. Совместное использование и сравнение ваших заметок также может помочь вам разработать более эффективный и действенный стиль ведения заметок, поскольку вы можете учиться на совете своего коллеги и пробовать новые методы ведения заметок, такие как различные формы стенографии или организации.