Виртуальные встречи: подробное руководство
18 августа 2021 г.
Виртуальные встречи — это инструмент общения, который может сэкономить ваше время и повысить производительность. Независимо от сферы вашей деятельности, проведение виртуальной встречи может оказать прямое влияние на эффективность внутренней коммуникации вашей команды. Научиться организовывать и модерировать виртуальную встречу — ценный навык. В этой статье мы обсудим, что такое виртуальные встречи, как они работают и почему они полезны, а также покажем типы виртуальных встреч и то, как вы можете провести успешную встречу.
Что такое виртуальная встреча?
Виртуальная встреча — это встреча между людьми, находящимися в разных местах, которые общаются друг с другом с помощью технологии обмена видео-, аудио- и текстовыми сообщениями. Информация мгновенно передается через Интернет, что позволяет участникам вести дискуссию в режиме реального времени. Они подключаются через различные специальные приложения, которые устанавливают на свои персональные компьютеры, смартфоны, планшеты или другие подобные устройства.
Как проходят виртуальные встречи?
Большинство виртуальных совещаний проводятся онлайн с использованием приложений, которые работают на нескольких устройствах и платформах, что позволяет всем участникам получить доступ к совещанию независимо от того, какое устройство они выбрали для использования. Встречи обычно планируются заранее, и каждый получает ссылку-приглашение, которая позволяет им войти в виртуальную комнату для собраний.
В виртуальной комнате для совещаний обычно отображаются имена всех участников, а также их живое видеоизображение или неподвижное изображение, область чата, где участники могут обмениваться текстовой информацией, и окно контента, в котором размещается различная информация, например слайды презентации, мультимедийные файлы. , текстовые файлы и другие типы материалов могут быть показаны всем участникам собрания.
В виртуальных собраниях обычно либо есть один докладчик, который ведет собрание, инструктирует других и делится файлами в окне содержимого, либо не имеют основного докладчика, а участники по очереди выражают свои идеи и делятся различной информацией.
Чем полезны виртуальные встречи?
Некоторые из наиболее важных преимуществ виртуальных встреч:
Это позволяет людям со всего мира общаться. По определению, виртуальные встречи не имеют физического местонахождения, что позволяет присоединиться любому, у кого есть работающее устройство и работающее подключение к Интернету. Это устраняет необходимость для всех участников находиться в одном географическом месте.
Они более экономичны. В отличие от физических встреч, для которых требуется место, организация поездки, проживание в гостинице, транспорт и другие расходы, виртуальные встречи обычно требуют относительно небольших затрат. Обычно участники уже используют подключенные к Интернету компьютеры и мобильные устройства, а это означает, что в большинстве ситуаций нет необходимости приобретать специальное оборудование.
Они могут более эффективно распространять информацию. Участники виртуальной встречи могут свободно обмениваться видео-, аудио- и текстовой информацией в режиме реального времени, что облегчает обмен информацией. Кроме того, встречу можно записать, чтобы ее могли просмотреть те, кто на ней присутствовал, или поделиться с теми, кто не смог присутствовать.
Они повышают производительность. Устраняя необходимость физического присутствия и позволяя участникам легко обмениваться информацией, виртуальные встречи обычно более продуктивны, чем личные. Их удобство и простота использования позволяют участникам более эффективно сотрудничать и в результате потенциально принимать более взвешенные решения.
Они избавляют от большинства ненужных разговоров. Люди, которые участвуют в физических встречах, как правило, также ведут личные беседы до, во время или после встречи. Виртуальные собрания обычно имеют более фиксированную повестку дня, и все разговоры могут быть услышаны всеми присутствующими, что значительно сокращает время и пространство для личных разговоров.
Они более экологичны. Устраняя необходимость в поездках и других материальных предметах, таких как листы бумаги, виртуальные встречи имеют гораздо меньший углеродный след, чем личные встречи.
Типы виртуальных встреч
Наиболее распространенные типы виртуальных встреч:
Телеконференция: это виртуальная встреча между двумя или более людьми в разных местах, которая проводится с помощью телекоммуникационного оборудования, такого как телефонные услуги и приложения для обмена сообщениями. Большинство телеконференций предназначены только для аудио и проводятся через телефонную службу, но некоторые используют видеозвонки, чтобы участники могли видеть друг друга, или аудио-графические технологии, которые помогают им обмениваться диаграммами и графиками вместе со звуком. Телеконференции очень популярны среди тех, кто хочет проводить встречи на ходу, практически не требуя подготовки и практически из любого места.
Видеоконференция: видеоконференция — это тип виртуальной встречи, когда участники подключаются через специальные платформы для видеоконференций, используя свои компьютеры или мобильные устройства. Платформы позволяют участникам обмениваться различной информацией, такой как диаграммы, диаграммы, изображения, видео и другие презентационные материалы в режиме реального времени, а также могут видеть и слышать друг друга. Видеоконференции широко используются компаниями любого размера для обмена информацией, проведения интервью, обучения сотрудников и других подобных целей.
Веб-конференция. Веб-конференция похожа на видеоконференцию, за исключением того, что первая не всегда предполагает, что участники видят друг друга. Они проводятся через специальные веб-приложения, а также могут быть только аудио или текстовыми. Веб-конференции используются для вебинаров, виртуальных обучающих программ и презентаций, веб-трансляций, групповых встреч и прочего.
Виртуальное мероприятие. Виртуальные мероприятия — это онлайн-версии личных продаж. Они часто являются частью маркетинговой стратегии при запуске нового продукта или услуги и могут принимать форму виртуальных презентаций, живых демонстраций продукта, сеансов вопросов и ответов с разработчиками продукта и других подобных мероприятий. Компании также могут проводить виртуальные торговые выставки, если у них есть несколько продуктов, которые им нужно показать аудитории, которая физически недоступна в данный конкретный момент.
Как провести успешную виртуальную встречу
Шаги, которые вы можете предпринять для успешной виртуальной встречи:
По возможности старайтесь использовать видео. Хотя технически большинство совещаний можно проводить только с помощью аудио, видео позволяет участникам устанавливать более тесные связи и участвовать в беседах.
Убедитесь, что все видны. Некоторые участники могут не знать о том, что их не видно из-за неправильного размещения веб-камеры, слабого освещения или по другим подобным причинам. Напоминание всем о том, что их лица должны быть видны, может улучшить всю встречу, поскольку возможность видеть лицо человека и язык тела, как правило, улучшает разговор.
Заранее протестируйте приложение и подключение к Интернету. Всем участникам следует рекомендовать проверить оборудование и программное обеспечение для виртуальных совещаний, а также подключение к Интернету как минимум за несколько минут до начала совещания. Это может помочь избежать предотвратимых задержек и сосредоточить внимание всех на содержании собрания.
Иметь доступную опцию только для аудио. Хотя видео предпочтительнее, некоторые участники могут не иметь прямого доступа к веб-камере или быстрому интернет-соединению. Они должны иметь возможность присоединиться к собранию через аудио.
Четко сформулируйте цели и повестку дня встречи. После того, как все подключены и до начала разговоров, важно, чтобы организатор собрания проинформировал всех о темах обсуждения и расписании собрания. Даже если информация была предоставлена заранее, ее повторное повторение может сделать встречу более эффективной.
Презентации должны быть короткими. Если встреча предполагает презентации участников, они, как правило, должны быть как можно короче. Участники виртуальной встречи, как правило, теряют концентрацию быстрее, чем на физической встрече, поэтому сведение к минимуму времени презентации и поощрение активных разговоров между участниками, как правило, являются хорошими способами вовлечь всех.
Модерируйте и облегчайте обсуждение. Виртуальные встречи, как правило, организуются менее естественно, чем физические, и теперь участники знают, когда наступает их очередь выступать, и непреднамеренно переговариваются друг с другом. Выступая в качестве модератора, вы можете поддерживать работу, сообщая всем, когда наступает их время выступить, и следя за тем, чтобы голос каждого был услышан.
Соберите обратную связь после встречи. Единственный надежный способ узнать, насколько хорошо прошла встреча, — это, как правило, попросить участников оставить отзыв после ее окончания. Это позволит вам обнаружить проблемы, которые вы не заметили сами, и исправить их до следующей встречи.
Этикет виртуальной встречи
Рассмотрим эти советы по этикету виртуальных встреч:
Сообщите всем, если вы не будете присутствовать. Хотя может возникнуть соблазн подумать, что ваше отсутствие на виртуальной встрече менее заметно, чем на физической, тем не менее, о нем необходимо заявить.
Всегда имейте четкую повестку дня при проведении встречи. Виртуальные встречи обычно становятся беспокойными и непродуктивными без четкой повестки дня, поэтому, если вы являетесь их организатором, вы должны убедиться, что у вас есть полный график и набор целей, которыми можно поделиться со всеми.
Отключайте микрофон, когда не говорите. Даже когда вы не говорите, шумы, подобные тем, которые возникают при дыхании или кашле, могут сорвать встречу. Все программное обеспечение и устройства для виртуальных собраний имеют функцию отключения звука, поэтому лучше использовать ее, когда вы ничего не говорите.
Всегда быть вовремя. Опоздание на виртуальную встречу обычно не так заметно, как на личной встрече, но участники все же могут это заметить. Пунктуальность поможет вам сохранить имидж надежного и преданного делу человека.
Носите соответствующую одежду. Выбор профессиональной одежды для виртуальных встреч поможет вам выглядеть профессионально на камеру.
Правильное обрамление и свет. Проверьте свою веб-камеру за несколько минут до встречи, чтобы убедиться, что она правильно кадрирует вас, и у вас есть подходящий источник света. Свет должен быть естественным или искусственным и должен исходить сбоку от веб-камеры, а не сзади вас.
Полностью сосредоточьтесь на встрече. Хотя у людей, посещающих виртуальные собрания, может возникнуть соблазн многозадачности, это может значительно снизить вашу способность чему-либо научиться на собрании.