Важность планирования преемственности: преимущества и советы

Создание плана преемственности для руководящих должностей вашей компании является важным шагом в поддержании регулярных операций и высоких уровней производительности. Имея план преемственности, вы гарантируете, что ваша компания будет работать с минимальными перерывами или без них, независимо от того, запланирован уход сотрудника или нет. План преемственности также может быть полезен для улучшения и сохранения вашего нынешнего персонала. В этой статье мы обсудим, почему планирование преемственности важно, и советы по его эффективному выполнению.

Что такое планирование преемственности?

Планирование преемственности — это процесс создания плана на тот момент, когда старший сотрудник или другой важный сотрудник покидает компанию. План преемственности может включать любые кадровые или политические изменения, связанные с уходом сотрудника. Компания может создать несколько планов преемственности для одной и той же должности, предоставляя рекомендации, которым необходимо следовать в зависимости от различных обстоятельств, которые могут возникнуть.

Почему планирование преемственности важно?

Планирование преемственности предоставляет компании курс действий, чтобы избежать неопределенности, когда сотрудник покидает организацию. Это может сделать переходный период более продуктивным и эффективным, чтобы свести к минимуму любые сбои во время смены персонала. Создание планов преемственности для важных должностей в компании направлено на обеспечение наилучших интересов компании при работе с отсутствием сотрудника.

Преимущества планирования преемственности

Создание планов преемственности для важных должностей в вашей компании — эффективный способ повысить производительность во время перехода. Некоторые из ключевых преимуществ использования плана преемственности включают в себя:

Удержание талантов

Создание планов преемственности — отличный способ показать сотрудникам, что они ценны, что может заставить их дольше оставаться в вашей компании. Включая сотрудника в план преемственности, вы даете ему четкое направление в его профессиональном карьерном росте. Это показывает им, что, оставаясь в вашей компании, они потенциально могут получить повышение в будущем. Это может быть особенно эффективно, когда план подготовлен для ухода сотрудника в установленную дату, так как он обеспечивает уверенность для сотрудника.

Поддержание производительности

Предоставляя сотрудникам план, которому они должны следовать во время кадровых изменений, они понимают свои ожидания во время перехода и могут продолжать работать с максимальной отдачей. Это может свести к минимуму количество сотрудников, на которых влияет изменение штатного расписания, а также свести к минимуму влияние на персонал, на которого оно влияет. Это поддерживает стандарты производительности, чтобы поддерживать высокий уровень производства в компании.

Организационная ясность

Предоставление сотрудникам возможности понять, кто находится в очереди на замещение должности, и любые изменения в их собственных ожиданиях из-за перехода, обеспечивает стабильность для сотрудников. Это еще больше сводит к минимуму любое нарушение нормальной работы в результате перехода сотрудника. Стабильность может помочь сотрудникам чувствовать себя комфортно и безопасно, что может привести к повышению морального духа в компании.

Неприятие кризиса

Во время неожиданного отъезда план преемственности обеспечивает дополнительные преимущества. Когда отъезд является незапланированным, он не дает возможности внести изменения до отъезда, чтобы свести к минимуму его последствия. Имея план преемственности, вы можете свести к минимуму это нарушение, начав свое реагирование как можно быстрее, избавив от необходимости вырабатывать стратегию наилучших решений.

Снижение затрат на переход

Внесение изменений в штатное расписание может привести к организационным затратам. Это варьируется от потерянного производства до затрат на поиск нового сотрудника. Имея план преемственности, вы снижаете финансовые последствия сбоев. Если ваш план включает информацию о том, кто займет освободившуюся должность, или краткий список для заполнения этой должности, он может исключить или сократить расходы на поиск замены.

Советы по планированию преемственности

Создание плана преемственности — это эффективный способ защитить вашу компанию и упростить процесс проведения любых кадровых изменений. Следуйте этим советам при создании планов преемственности, чтобы получить максимальную выгоду:

Разработайте четкую политику по созданию планов

Точно так же, как планы преемственности предоставляют ценные рекомендации во время изменений, политики планов преемственности могут указывать персоналу, когда создавать новый план. Отметив в политике компании как должности, для которых всегда требуются планы преемственности, так и условия, при которых необязательная должность может извлечь выгоду из плана, гарантирует, что у вас будет необходимое покрытие плана преемственности. Это может повысить общую ценность планов преемственности в вашей компании.

Поощряйте раннее предупреждение

Чем больше времени у вас есть на подготовку к отъезду, тем эффективнее вы сможете спланировать и смягчить любые последствия его отъезда. Когда сотрудник переходит на должность, требующую плана преемственности, полезно поговорить с ним о важности заблаговременного уведомления о любых изменениях. Вы можете включить пункты в контракты для старших сотрудников, требующие уведомления. Это дает вам время, необходимое для начала любых планов перехода.

Планируйте неожиданное

При создании планов преемственности для должности полезно включать как запланированный переход, так и неожиданный переход. Вы можете обнаружить, что важная должность в вашей организации неожиданно освободилась по ряду причин, и наличие плана на случай неожиданного открытия может значительно уменьшить влияние изменения на вашу организацию. Планы замещения неожиданных вакансий могут включать как долгосрочные планы по поиску следующего специалиста на эту должность, так и краткосрочные планы по минимизации любых немедленных последствий изменений.

Отдавайте предпочтение специализированной работе

При создании плана преемственности самая важная работа, которую выполняет сотрудник, чтобы вы могли решить с помощью плана, — это любая работа, требующая специальных навыков. Это поведение, которое может быть наиболее сложным для покрытия во время перехода. Выявляя в организации лиц, способных выполнять специализированные обязанности во время перехода, вы повышаете производительность компании во время перехода.

Предоставьте персоналу возможности для развития

Найм изнутри часто является наиболее эффективным способом замены увольняющегося сотрудника. Чтобы подготовить план преемственности, который включает внутреннее продвижение по службе, важно убедиться, что у вас есть сотрудники, готовые перейти на должность, которую сотрудник освобождает. Предлагая возможности обучения и наставничества сотрудникам, которые потенциально могут занять эту должность, вы можете сделать переход к новому сотруднику более простым и продуктивным.

Обратите внимание на своих будущих лидеров

Составление списка сотрудников, которые, по вашему мнению, могут перейти на более высокие должности, поможет вам более эффективно составить планы преемственности. Помимо предоставления вам краткого списка при рассмотрении вопроса о том, как заполнить вакантную должность, он также помогает вам определить сотрудников, которые могут извлечь наибольшую выгоду из расширенного обучения и наставничества. Беседа с другими старшими должностными лицами вашей компании — эффективный способ выявить кандидатов, расспросив руководителей об их лучших сотрудниках. Анализ данных о производительности также может помочь вам определить самых сильных потенциальных кандидатов.

Обеспечьте постепенный переход

В случае запланированных увольнений постепенный переход от одного сотрудника к другому может значительно уменьшить или устранить сбои в работе вашей компании. Если новый сотрудник работает вместе с уходящим сотрудником или начинает постепенно передавать обязанности новому сотруднику, в то время как уходящий член команды все еще работает на вас, помогает сделать изменения менее заметными. Это также дает возможность новому сотруднику задавать любые вопросы, которые у него возникают, когда он начинает выполнять свою новую роль и обязанности.

Знайте свои планы на будущее

Переход от одного сотрудника к другому также может быть возможностью внести изменения в организацию. Точно так же, как вы получаете выгоду от наличия планов преемственности, полезно иметь как краткосрочные, так и долгосрочные планы для вашей компании или отдела. Это может позволить вам определить области, в которых вы можете облегчить эти изменения во время перехода персонала, сводя к минимуму общее влияние двух изменений, если они происходят одновременно.