Узнайте о том, как стать офис-менеджером
Чем занимается офис-менеджер?
Офис-менеджер использует организационные и управленческие навыки для облегчения и поддержки работы бизнес-офиса. Они выполняют необходимые административные задачи для обеспечения эффективной работы офиса. Офис-менеджеры также имеют следующие обязанности:
Ведение делопроизводства, включая начисление заработной платы, составление графиков и документооборота
Организация систем ведения учета, включая регистрацию, защиту, доступ и уничтожение документов сотрудников.
Составление и управление бюджетами офиса и бухгалтерской деятельностью
Найм, обучение и контроль других административных сотрудников
Планирование и координация встреч сотрудников и рабочих мероприятий
Типичная зарплата
Оплата может варьироваться в зависимости от местоположения, компании и стажа офис-менеджера, но вот некоторые типичные зарплаты:
Обычная зарплата в США: 41 886 долларов в год
Типичная заработная плата варьируется от 29 971 до 60 611 долларов в год.
Требования к офис-менеджеру
Вы можете стать офис-менеджером, получив образование и опыт, необходимые для достижения успеха на этой должности.
Образование
Для работы офис-менеджером требуется как минимум диплом средней школы или его эквивалент. Однако многие работодатели предпочитают степень бакалавра. Связанные степени включают бизнес-администрирование, управление человеческими ресурсами или управление информацией.
Повышение квалификации
Обычно для того, чтобы стать офис-менеджером, не требуется формального обучения, но эти специалисты, как правило, имеют предыдущий офисный и канцелярский опыт. Поскольку офис-менеджеры отвечают за эффективное управление офисом, навыки работы с компьютером от среднего до продвинутого уровня, а также лидерский или управленческий опыт могут помочь кандидату на эту роль. Многие офис-менеджеры имеют предыдущий опыт работы в роли бухгалтера или офис-менеджера. Офис-менеджеры могут быть из многих отраслей, включая юриспруденцию, недвижимость или финансы.
Некоторые работодатели также могут отдавать предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в конкретной отрасли. Например, офис-менеджер на строительной должности извлечет пользу из предыдущих знаний в строительной отрасли. Предыдущий опыт работы в сфере недвижимости и продаж может принести пользу менеджеру офиса недвижимости. Начинающие офис-менеджеры могут пройти отраслевую подготовку, занимая общие административные и офисные должности в отрасли, в которой они хотят работать.
Сертификаты
Хотя это и не является обязательным требованием, сертификация может помочь кандидату продемонстрировать свои сильные лидерские или административные навыки. Вот несколько полезных сертификатов для начинающих офис-менеджеров:
Специалист по управлению объектами и сертифицированный менеджер объектов
Эти сертификаты выдает Международная ассоциация управления объектами. После выполнения требований к образованию и экзаменам требуется непрерывное образование и профессиональное развитие, и заявитель должен обновляться каждые три года.
Сертифицированный менеджер по записи
Институт сертифицированных менеджеров записей предлагает этот сертификат, который кандидаты получают после прохождения теста из шести частей. Каждая из первых пяти частей содержит 100 вопросов с несколькими вариантами ответов, а шестая часть представляет собой вопрос-эссе. Наличие этого сертификата демонстрирует вашу способность создавать, управлять, хранить и передавать записи.
Сертификация специалиста по управлению информацией
Эта сертификация, доступная через ARMA International, может быть полезна офисным менеджерам, которые занимаются регулированием и управлением данными. Эта сертификация гарантирует, что начинающие офис-менеджеры знакомы с вопросами, связанными с управлением информацией и технологиями, кибербезопасностью, архивированием и многим другим.
Навыки и умения
Офис-менеджеры отвечают за повседневные офисные процессы. Они могут наблюдать за другими административными работниками, отслеживать важные документы и составлять необходимые планы для предстоящего мероприятия для сотрудников. Поскольку офис-менеджер участвует во всех офисных аспектах, часто требуется широкий спектр навыков. Полезные навыки в качестве офис-менеджера включают в себя:
Организация
Офис-менеджер отвечает за координацию нескольких аспектов рабочего места. В этой роли вы можете организовывать персонал для выполнения определенной задачи или компиляции файлов клиента и управления ими.
Коммуникация
Поскольку офис-менеджеры работают с сотрудниками на всех уровнях, необходимы сильные устные и письменные навыки общения. Например, офис-менеджеру может потребоваться передать важную информацию между отделами, чтобы обеспечить соблюдение компанией важных сроков.
аналитический
Ожидается, что в дополнение к поддержанию порядка в офисе офисные менеджеры будут оценивать и улучшать существующие системы для повышения общей эффективности. Аналитика может включать в себя оценку технологического оборудования, чтобы убедиться, что оно соответствует потребностям компании.
Лидерство
Офис-менеджеры часто отвечают за других административных специалистов. Сильные лидерские качества могут помочь офис-менеджеру мотивировать команду и управлять ею. Офис-менеджер может руководить несколькими командами, включая службу поддержки клиентов и информационные технологии.
Бюджетирование
Офис-менеджеры отвечают за бюджет офиса. Навыки составления бюджета могут помочь вам прогнозировать финансовые потребности и анализировать доходы и расходы. Как офис-менеджер, вы можете просматривать отчеты о продажах или счета-фактуры от поставщиков.
Условия работы офис-менеджера
Типичный рабочий день и рабочая среда для офис-менеджера будут меняться изо дня в день, в зависимости от потребностей офиса. Однажды вы можете просмотреть резюме, чтобы нанять нового помощника по административным вопросам. В другой день вы можете провести инвентаризацию текущих канцелярских товаров и разместить заказ на необходимые материалы.
Офис-менеджер будет тесно сотрудничать как с административным персоналом, так и с членами исполнительной команды. Они могут помогать директору, вице-президенту или другим руководителям в выполнении офисных задач.
Как стать офис-менеджером
Офис-менеджер часто начинает как административная поддержка. Они могут работать помощником по административным вопросам, развивая необходимые офисные навыки. Чтобы стать офис-менеджером, выполните следующие действия:
1. Пройти образовательную программу
Хотя степень бакалавра не является обязательным требованием, полезно усилить свое резюме при подаче заявления на должность офис-менеджера. Если вы хотите получить степень, выберите отрасль, которая имеет отношение к вашим целям. Связанные образовательные программы включают управление объектами и деловое администрирование.
2. Пройдите программу сертификации
Некоторые работодатели могут предпочесть сертификацию административных услуг. Вы можете пройти программу сертификации вместо получения степени бакалавра или получить и то, и другое, что еще больше укрепит ваше резюме. Вы можете получить сертификат через Международную ассоциацию управления объектами или Институт сертифицированных менеджеров по записи. Сначала проверьте требования сертификации, а затем начните работу над сертификацией.
3. Подать заявку на административную должность
Работа в качестве административного помощника дает вам необходимый опыт, необходимый для того, чтобы стать офис-менеджером. Обычно выгодно работать на начальном уровне в той же отрасли, в которой вы хотите работать офис-менеджером.
4. Развивайте и демонстрируйте свои лидерские качества
Используйте свою административную должность, чтобы отточить лидерские и управленческие навыки. Возьмите на себя дополнительные обязанности по запросу и используйте эту возможность, чтобы подчеркнуть свои организаторские способности.
5. Подать заявку на работу офис-менеджера
После того, как вы завершили свое образование и получили сертификаты и приобрели достаточный опыт, начните подавать заявки на должности офис-менеджера. Убедитесь, что вы выделили навыки, демонстрирующие ваши управленческие способности, в сопроводительном письме и резюме.
Образец должностной инструкции офис-менеджера
Мы ищем офис-менеджера для контроля и координации наших административных задач. Идеальный кандидат должен иметь опыт работы с системами данных, расчетом заработной платы и управлением запасами. Ожидается, что офис-менеджер возглавит небольшую команду не только для координации офисных задач, но и для определения способа их эффективного улучшения. Предпочтительна степень бакалавра.