Узнайте о работе клерком по вводу данных

Что делает клерк ввода данных?

Клерк по вводу данных – это административный специалист, который выполняет рутинные канцелярские задачи, связанные с вводом или обновлением данных в компьютерной системе. Основная обязанность сотрудника по вводу данных состоит в обеспечении точности и актуальности базы данных организации. Служащие по вводу данных могут также помогать дебиторской задолженности с такими обязанностями, как обработка счетов для выплаты, а также проверка и обработка возвратов заказов. Некоторые дополнительные обязанности могут включать:

• Сбор данных и внесение информации в базы данных

• Проверка записей на точность

• Обновление баз данных новой или исправленной информацией по мере необходимости

• Выполнение регулярных резервных копий информации для обеспечения сохранности данных

• Извлечение записей и электронных файлов из базы данных

• Сортировка и организация бумажных записей или заметок после ввода данных

• Подготовка цифровых материалов или файлов к печати

Средняя зарплата

Заработная плата клерков по вводу данных часто определяется уровнем образования кандидата, опытом, соответствующими сертификатами и набором навыков, а также конкретными должностными обязанностями. Географическое положение также может повлиять на потенциальный доход.

• Типичная зарплата в США: 14,02 доллара в час

• Заработная плата варьируется от 7,25 до 30,65 долларов в час.

Требования к сотруднику по вводу данных

Требуемая подготовка и образование, чтобы стать клерком по вводу данных, будут зависеть от отрасли и обязанностей должности. Стандартные требования включают в себя:

Образование

Требования к образованию для клерков по вводу данных варьируются в зависимости от должности и их обязанностей. Диплома средней школы, как правило, достаточно для должностей начального уровня. Если профессионал хочет перейти на административную должность с большей ответственностью, он может захотеть получить степень младшего специалиста или степень бакалавра в области бизнеса или смежной области. Курсы по компьютерным приложениям, таким как программы для работы с электронными таблицами и обработка текстов, могут быть полезны для тех, кто хочет улучшить свои навыки.

Повышение квалификации

Клерки по вводу данных обычно проходят обучение во время работы. В большинстве отраслей обучение охватывает офисные и канцелярские процедуры, использование компьютерных приложений, использование офисного оборудования, оптимальные процессы для организации и использования базы данных, а также другие технические требования. Это обучение может длиться до одного месяца.

Сертификаты

Большинство должностей клерков по вводу данных не требуют специальной сертификации. Профессионалы, стремящиеся получить навыки перед трудоустройством, могут записаться на программу сертификации в техникуме или колледже. Эти программы сертификации, которые могут служить образовательными учебными программами вместо полных программ на получение степени, учат студентов, как использовать основные компьютерные программы и как эффективно вводить различные типы данных в различные типы баз данных.

Многие программы сертификации клерков по вводу данных также охватывают одну или несколько из следующих тем:

• Обработка текстов

• Компьютерные расчеты

• Канцелярская организация

• Общение на рабочем месте

• Бухгалтерия

Навыки и умения

Клерки по вводу данных должны иметь сочетание навыков, чтобы добиться успеха. Соответствующие и важные навыки, которые они должны развивать, включают:

Внимание к детали

Ввод больших объемов данных в электронные таблицы или онлайн-базы данных и проверка данных на точность требуют точности. По этой причине успешные клерки по вводу данных должны быть ориентированы на детали, чтобы обеспечить точность и свести к минимуму время, затрачиваемое на сверку данных с исходными документами.

Гибкость

Многие специалисты по вводу данных работают в быстро меняющихся условиях, что требует от них гибкости и эффективности при сохранении точности. Обязанности могут потребовать от специалиста приостановить работу по вводу данных, чтобы получить файл или отчет.

Компьютерная грамотность

Ввод данных является основной задачей этих клерков, поэтому они должны быстро и точно печатать, чтобы поддерживать эффективность. Кроме того, клерки по вводу данных работают с различными компьютерными системами и онлайн-базами данных, что требует базовых знаний о компьютерах и способности быстро осваивать новые системы.

Организация

Специалисты по вводу данных должны быстро и эффективно извлекать и обновлять файлы баз данных и другие цифровые документы. В их обязанности может также входить сортировка и систематизация физических документов, которые они оцифровывают или вводят в онлайн-систему. Способность создавать и поддерживать простые в использовании системы хранения и организации документов позволяет этим специалистам добиваться успеха на рабочем месте.

Коммуникация

Этим клеркам часто приходится общаться с отдельными лицами внутри организации, такими как руководство или операционный персонал. Если клерк работает с клиентами, ему, возможно, придется общаться с клиентами для сбора и обновления информации в базе данных. Эти задачи могут потребовать от специалиста адаптации своего стиля общения для получения необходимой информации.

Рабочая среда клерка по вводу данных

Клерки по вводу данных могут работать во многих различных отраслях, включая, помимо прочего:

• Административные и вспомогательные услуги

• гостеприимство

• Местное и федеральное правительство

• Здравоохранение

• Транспорт и складирование

Большинство клерков по вводу данных работают полный рабочий день в офисе и могут иметь возможность работать сверхурочно. Возможна работа на неполный рабочий день, особенно для клерков, работающих в индустрии гостеприимства. В то время как стандартные смены для клерков по вводу данных происходят в обычные рабочие часы, клерки, работающие в транспортных или гостиничных организациях, которые открыты круглосуточно, могут работать по вечерам, в выходные и праздничные дни.

В своей офисной среде эти специалисты обычно проводят большую часть своей смены, сидя за столом, работая на компьютере и используя необходимое офисное оборудование, такое как принтеры и факсимильные аппараты, для выполнения задач по сбору и организации данных.

Как стать клерком по вводу данных

Многие клерки данных выполняют следующие шаги, чтобы продолжить эту карьеру:

1. Получить аттестат об окончании средней школы

Получите аттестат о среднем образовании или его эквивалент, сосредоточившись на факультативных курсах по компьютерам, бизнесу, финансам или бухгалтерскому учету. Зарабатывая диплом, работайте над улучшением соответствующих навыков, таких как скорость и точность набора текста, с помощью практики или игр, которые тренируют этот навык.

2. Пройти программу сертификации клерков по вводу данных

Чтобы изучить основы ввода данных и повысить свои шансы на получение работы, вы можете пройти программу сертификации клерка по вводу данных в техникуме или колледже. Эти программы могут предоставить знания, необходимые для начала работы в этой области, а также могут служить эффективной альтернативой завершению программы на получение степени. Предлагаемые курсы включают обработку текстов, деловое общение, канцелярскую организацию и бухгалтерский учет.

3. Дальнейшее обучение компьютерной грамотности

Прохождение дополнительных компьютерных курсов может повысить ваши шансы на получение работы. Ищите курсы, посвященные обработке текстов и управлению базами данных. Если потенциальному работодателю требуются знания в области бухгалтерского учета или бухгалтерского учета, запишитесь на курсы в этих областях.

4. Пройдите обучение на рабочем месте

Проходя курсы, чтобы освоить навыки, необходимые для того, чтобы стать клерком по вводу данных, ищите возможности пройти обучение без отрыва от работы, занимая должность начального уровня или занимая теневую позицию. Обучение на рабочем месте обычно длится до одного месяца и даст вам базовые знания, необходимые для начала этой карьеры.

5. Структурируйте свое резюме и откликайтесь на вакансии

Независимо от того, решили ли вы продолжить карьеру клерка по вводу данных сразу после окончания средней школы или прошли дополнительные курсы для улучшения своих навыков, вам необходимо составить четкое и исчерпывающее резюме, прежде чем подавать заявку на работу. Ваше резюме должно описывать ваше образование, подготовку, опыт и навыки четким и кратким языком, который согласует вашу квалификацию с ожиданиями работы.

Пример должностной инструкции специалиста по вводу данных

Наша оздоровительная компания ищет надежного сотрудника по вводу данных, который присоединится к нашей команде, чтобы помочь с вводом данных и другими административными задачами. В обязанности входит перенос данных с бумажных носителей в нашу онлайн-систему баз данных путем ввода и сканирования, запись данных от клиентов непосредственно в нашу онлайн-систему, создание точных электронных таблиц, обновление существующих данных, проверка данных путем сравнения исходных документов и получение данных или электронных файлов по запросу.

Кандидаты должны иметь диплом средней школы или GED. Идеальный кандидат должен быть внимательным к деталям, аналитическим и эффективным. Мы ищем человека с отличными навыками набора текста и знакомством с продуктами Microsoft Office, особенно Word и Excel.

Связанные карьеры

Карьера, похожая на карьеру клерка по вводу данных, включает: