Текстовые сообщения и электронная почта в бизнес-настройках: ключевые отличия
29 июля 2021 г.
Деловой этикет — это кодекс поведения, которому следуют профессионалы при выполнении определенных рабочих ситуаций или при использовании определенных платформ обмена сообщениями. Предприятия используют множество форм общения при контакте с клиентами или коллегами, и каждая из них обычно требует уникальной формы этикета. Знание надлежащего текстового и электронного этикета гарантирует, что вы используете правильную форму общения для времени, содержания и получателя. В этой статье мы даем определение текстового и электронного этикета и обсуждаем сходства и различия между ними.
Что такое текстовый этикет в бизнесе?
Текстовый этикет в бизнесе — это кодекс поведения, которому следуют большинство профессионалов при использовании мобильных устройств для отправки сообщений другим людям и осуществления делового общения. Это более новая концепция, поскольку популярность текстовых сообщений в бизнес-среде возросла по мере того, как использование мобильных телефонов стало универсальным. Поскольку люди носят мобильные телефоны с собой в течение дня, использование текстовых сообщений для связи с деловыми партнерами или клиентами часто может быть довольно удобным.
Как правило, для компаний и коллег, использующих текстовые сообщения, важно управлять тем, когда и как часто они отправляют сообщения. Текстовый этикет в бизнесе может включать:
Текстовые сообщения в рабочее время: так же, как вы можете позвонить в компанию, когда она открыта, попробуйте отправить текстовое сообщение своим коллегам или клиентам в рабочее время. Это создает естественную границу между рабочими разговорами и личной жизнью.
Отправка коротких сообщений: не все тарифные планы имеют ограничение на количество символов, но важно отправлять короткие, лаконичные сообщения, которые получатель может легко прочитать и понять. Если вам нужно поделиться более длинным сообщением, рассмотрите возможность использования электронной почты.
Предложите переключиться на телефонный звонок: если быстрый текстовый разговор может перерасти в более продолжительное и подробное обсуждение, предложите договориться о телефонном звонке. Это создает пространство для каждого человека, чтобы подготовиться к разговору и подробно обсудить работу.
Используйте специальный рабочий телефон: некоторые компании предлагают доступ к рабочему телефону или мобильному устройству, предназначенному исключительно для профессиональной связи. Хранение всех ваших текстовых сообщений, связанных с работой, на отдельном устройстве может помочь установить четкую границу между работой и домом.
Что такое электронный этикет в бизнесе?
Этикет электронной почты — это кодекс поведения при отправке длинных сообщений с корпоративных учетных записей электронной почты в качестве средства профессионального общения. Электронная почта в бизнесе принимает различные формы, включая отправку маркетинговых обновлений клиентам, общение с внутренним персоналом или отправку деловых документов в виде вложений. Корпоративная электронная почта может предлагать способ общения в развернутой форме при отправке сообщения непосредственно в папку «Входящие» пользователя. Электронная почта — надежный и давний способ общения в бизнес-среде. Практики этикета электронной почты в бизнесе обычно включают:
Общение со многими людьми одновременно: одна из функций электронной почты позволяет отправлять одно и то же сообщение нескольким людям, что полезно для групп и команд. Вы также можете пересылать сообщения коллегам, которым нужен доступ к важной информации из другого разговора.
Отправка больших вложений: лучше всего использовать электронную почту, когда вам нужно отправить большой файл или вложение, что ограничивает потребность в бумажных копиях важных документов. Перед отправкой сообщения дважды проверьте все вложения, чтобы убедиться, что вся информация верна.
Установление первоначального контакта. Когда вы впервые связываетесь с клиентом, коллегой или покупателем, использование электронной почты в качестве начального метода связи может создать у получателя положительное и профессиональное впечатление о вас. Установление контакта требует самообладания, и часто длинное сообщение — это простой способ показать профессионализм.
Ожидание ответа: в бизнесе люди получают много электронных писем каждый день, поэтому важно, чтобы вы были готовы ждать ответа. Однако вы можете отправить дополнительное сообщение, если вы ждали более 24 часов.
Отформатируйте свое сообщение. Как и при написании письма, важно отформатировать сообщения электронной почты с введением, включая строку темы, ваше имя и причину, по которой вы обращаетесь. Другие советы по форматированию включают в себя использование профессионального тона, корректуру, двойную проверку того, кто получает сообщение, и включение подписи.
Текстовые сообщения против электронной почты в бизнес-настройках
В бизнес-среде успех различных методов коммуникации зависит от времени, содержания и аудитории. Вот некоторые ключевые различия и сходства между текстовыми и электронными сообщениями в бизнес-настройках:
Доступность
Текстовые сообщения — доступный способ общения, поскольку большинство людей могут носить с собой мобильные телефоны в течение дня. Тексты могут иметь высокий приоритет, поэтому лучше отправлять их, если вы хотите, чтобы получатель сразу увидел ваши сообщения. Это, вероятно, увеличит скорость, с которой ваш получатель отвечает. Для маркетинговых кампаний текстовые сообщения отправляются прямо на телефон клиентов. Эта непосредственность может сделать текстовые сообщения быстрым и надежным методом.
Вы можете легко отправлять электронные письма другим пользователям, используя надежное подключение к Интернету. В то время как некоторые люди получают доступ к электронной почте на своих мобильных устройствах, другие используют электронную почту только на своих компьютерах. Однако след общения доступен всем сторонам, включенным в поток электронной почты, что упрощает отслеживание разговора или ведение записей взаимодействия.
Длина
Текстовые сообщения — это краткий метод общения, а это означает, что они влекут за собой короткие, лаконичные сообщения. Некоторые тарифные планы накладывают ограничения на количество символов, поэтому старайтесь отправлять сообщения длиной до 200 символов. Это гарантирует, что он отправляет правильно и представляет четкий и читаемый текст для легкого просмотра получателем. Текстовые сообщения в основном содержат слова, и в них мало места для документов, фотографий или других ресурсов. Важно отправлять текстовые сообщения, которые четко и быстро излагают информацию.
Электронная почта является длинной, а это означает, что она влечет за собой более длинные пояснительные сообщения. Электронная почта позволяет пользователям объяснять истории, подробно обсуждать темы и давать подробные инструкции. Электронные письма могут включать вложения документов, ссылки или другие цифровые маркетинговые материалы из-за дополнительного места.
Читабельность
Тексты легко читать, поскольку они доставляются прямо на ваше мобильное устройство. Короткая длина сообщения также повышает удобочитаемость. Однако из-за длины коллеге, возможно, придется ответить на вопрос о дополнительной информации. Кроме того, если вы хотите передать определенный тон голоса, рассмотрите возможность использования электронной почты, а не текстовых сообщений, чтобы ваше общение было четким.
Электронные письма могут занять больше времени для просмотра и составления. Электронные письма могут содержать изображения, видео или вложения, которые вы или получатель должны просмотреть перед составлением ответа. Люди получают много электронных писем каждый день, поэтому отправка дополнительного сообщения помогает получателю увидеть ваше первоначальное электронное письмо и расставить приоритеты в написании ответа.
тон
Из-за быстрого и доступного характера текстовые сообщения имеют разговорный тон. Этот тон может быть эффективен для коллег, которые тесно сотрудничают, или для рассылки маркетинговых кампаний постоянным клиентам. Подумайте об использовании электронной почты, если вы хотите общаться в официальном или профессиональном тоне. Ограничение количества сообщений, которые вы отправляете коллегам и клиентам, может поддерживать здоровый баланс между профессиональным и личным общением.
Электронная почта имеет профессиональный тон, поскольку обычно считается бизнес-инструментом. Длинные сообщения допускают большую формальность в составе и структуре электронного письма. Определенные обстоятельства требуют формального, профессионального тона, например, первое знакомство с новым клиентом или объяснение проекта.