Структура делового письма и как его написать

29 ноября 2021 г.

Хотя вы не можете регулярно отправлять письма по почте в своей личной жизни, компании по-прежнему часто используют письма как средство общения в деловом мире. Многие деловые люди пишут письма, чтобы распечатать их и отправить по почте, а также отправить в цифровом виде по электронной почте, чтобы официально поделиться информацией и идеями. Знание того, как написать эффективное деловое письмо, может помочь вам как в поиске работы, так и в качестве профессионального сотрудника.

В этой статье мы объясним, что такое деловое письмо, перечислим распространенные типы деловых писем, опишем компоненты делового письма, предоставим шаги для написания делового письма и предложим несколько примеров деловых писем.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это тип официальной корреспонденции, которую часто отправляют от компании к компании, от компании к клиенту или от клиента к компании. Эти письма обычно имеют стандартный формат и обычно пишутся на фирменном бланке компании, особенно если они отправляются физически по почте, а не в цифровом виде по электронной почте.

Распространенные типы деловых писем.

Вы можете использовать формат делового письма для различных потребностей профессионального общения. Рассмотрим несколько наиболее распространенных типов деловых писем, с которыми вы можете столкнуться:

• Рекламные письма: компании используют коммерческие письма, когда запрашивают бизнес у других организаций или иногда у отдельных клиентов.

• Письма-заказы: предприятия отправляют письма-заказы при размещении заказа на продукт или услугу. Эти письма включают в себя особенности заказа, а иногда и оплату.

• Письма с жалобами: Письма с жалобами обычно отправляются потребителями компаниям, когда они недовольны услугой или продуктом.

• Письма о корректировке: компании отправляют письма о корректировке в ответ на письма с жалобами клиентов. Эти письма обычно обеспечивают решение проблемы, поставленной в первоначальном письме-жалобе.

• Письма-запросы: Письма-запросы задают вопрос. Вы можете использовать письмо-запрос для различных профессиональных целей.

• Последующие письма: Последующее письмо обычно является вторым сообщением, отправляемым после первоначального контакта.

• Рекомендательные письма: Рекомендательное письмо часто приходит от предыдущего работодателя потенциального сотрудника в компанию, в которой кандидат претендует на работу.

• Письма-подтверждения: компании используют письма-подтверждения, чтобы указать, что они получили сообщение или запрос, но они еще не приняли решение или не предприняли никаких действий.

• Сопроводительные письма: как предприятия, так и соискатели используют сопроводительные письма, чтобы указать, что включено в пакет или набор документов.

• Письма об увольнении: сотрудники отправляют письма об увольнении своим работодателям, когда планируют уйти с работы.

Компоненты делового письма.

Каждый из этих типов деловых писем, предоставляя получателю различную информацию, обычно имеет аналогичный формат и включает в себя одни и те же основные компоненты. При написании любого делового письма предусмотрите включение следующих элементов:

• Адрес отправителя. Адрес отправителя — это ваш адрес или адрес вашей компании.

• Дата: укажите дату, когда вы написали и отправили письмо.

• Адрес получателя: это адрес человека, которому вы отправляете письмо.

• Приветствие: используйте официальное приветствие вместе с именем получателя.

• Введение: вступительный абзац письма знакомит получателя с целью переписки.

• Основная часть: основной абзац или абзацы содержат подробную информацию о теме или цели письма.

• Заключительное заявление: Заключительный абзац письма подытоживает и завершает сообщение.

• Бесплатное закрытие: используйте профессиональную фразу вместе со своей подписью.

• Вложения: если вы включаете какие-либо дополнительные документы, такие как рекламный буклет, резюме или детализированный чек, укажите это под заголовком вложения.

Как написать деловое письмо

Лучше всего написать эффективное деловое письмо, если вы будете следовать стандартному формату делового письма и использовать необходимые компоненты делового письма. Выполните следующие шаги, чтобы написать подробное и официальное деловое письмо:

1. Определяем получателя

Начните с определения того, кому вы отправляете письмо. Например, если вы подаете заявление о приеме на работу, найдите имя менеджера по найму и его рабочий адрес, чтобы заранее знать, кому вы пишете.

2. Определите свою цель

Знайте, почему вы пишете письмо. В сопроводительном письме ваша цель — представиться менеджеру по найму и объяснить, почему они должны рассмотреть вас на эту должность. Создайте план или список информации, которую вы хотите включить в свое письмо, которая поддерживает вашу цель.

3. Отформатируйте письмо

Отформатируйте свое письмо, чтобы оно отражало стандартную структуру бизнеса. Укажите свой адрес, затем дату и адрес получателя. Затем добавьте официальное приветствие. Используя пример сопроводительного письма, подумайте о приветствии, например, «Уважаемая мисс Джонс», чтобы открыть свое письмо.

4. Представьтесь

В первом абзаце письма представьтесь получателю и объясните, почему вы пишете. Длина первого абзаца делового письма может варьироваться от одного-двух предложений до четырех-пяти, в зависимости от темы.

5. Включите детали

В основном абзаце или абзацах вашего письма укажите причины, по которым вы написали письмо. Используя пример сопроводительного письма, здесь вы должны привести примеры своих успехов и достижений на прошлых должностях.

6. Эффективно закрывайте

Включите последний абзац, который резюмирует основную цель и пункты вашего письма. Если вы ищете ответ, включите четкий призыв к действию, чтобы получатель знал, что он должен делать после того, как закончит чтение.

7. Используйте приветственное завершение

Добавьте свое закрытие и подпись. Используйте профессиональную фразу, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», закрывая письмо. Включите свою подпись ниже вашей подписи.

8. Вычитывайте и редактируйте

Прежде чем распечатать и подписать письмо, проверьте его. Убедитесь, что вы правильно написали все слова и соблюдали все грамматические правила. Дважды проверьте правильность имени и адреса получателя. Внесите необходимые правки или исправления.

9. Приложите дополнительные документы

Если вы включаете дополнительные документы, перечислите их под заголовком приложений. В случае сопроводительного письма вы обычно включаете свое резюме и список литературы.

Примеры деловых писем.

Используйте эти примеры, чтобы увидеть формат и структуру делового письма на практике:

Пример продающего письма

Это пример рекламного письма, отправленного одной компанией другой компании:

Офисные предложения
123 Главная ул.
Бун, Огайо, 12345

1 декабря 2020 г.

Джош Трид
Адвокатское бюро Трид, Трид и Робертс
876 Уотер Стрит
Бун, Огайо, 12345

Дорогой мистер Трид,

Меня зовут Пэт Дженкинс, и я гордый представитель офисных предложений. Мы продаем широкий ассортимент оптовых товаров для офиса напрямую предприятиям в местном сообществе.

Я знаю, сколько бумаги, чернил и других канцелярских принадлежностей расходует такое адвокатское бюро, как ваше, потому что мы с гордостью снабжаем их несколькими другими юридическими бюро в регионе. Для нас большая честь предложить очень конкурентоспособные цены на необходимые вам канцелярские товары, в том числе:

• Юридические блокноты
• Ручки
• Маркеры
• Бумага для принтера
• Конверты
• и больше!

У нас есть специальное предложение прямо сейчас для новых клиентов в дополнение к нашим низким ценам. Взгляните на наш прилагаемый каталог весенних распродаж, чтобы узнать, какую продукцию мы можем вам предложить. Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по телефону 555-555-5555, если вы хотите получить индивидуальное предложение для ваших потребностей в канцелярских принадлежностях.

Искренне,
Пэт Дженкинс

Корпуса: каталог весенней распродажи

Пример сопроводительного письма

Это пример сопроводительного письма, отправленного кандидатом работодателю:

2849 Арчибальд пр.
Джонсон, Иллинойс 23456

20 февраля 2021 г.

Мэри Поз
Секвойя Ландшафтный дизайн
753 Уиллоу Лейн
Джонсон, Иллинойс 23456

Уважаемая госпожа Поза,

Как заядлый садовник и гордый член Национальной садоводческой ассоциации, я думаю, что у меня есть необходимые навыки, чтобы заполнить вашу должность продавца открытого садового центра.

У меня 25-летний опыт работы домашним садоводом, и пять лет назад я связался с местным отделением Национальной садоводческой ассоциации. Я самоучка, но у меня есть обширные знания о местных растениях Иллинойса и о большинстве растений, которые вы выращиваете в своем центре.

На протяжении многих лет я помогал многим друзьям развивать свои сады, и мне нравится помогать людям находить идеальное растение для своего участка. Хотя в настоящее время я ушел из своей первой карьеры в качестве продавца-консультанта, я хорошо разбираюсь в том, как работать с клиентами и побуждать их совершать покупки, которые принесут пользу вашему бизнесу.

Я приложил свое резюме и список рекомендаций, как профессиональных, когда я работал продавцом, так и личных от друзей, которым я помогал с их садами, чтобы вы могли больше узнать о моем прошлом. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время.

Искренне,
Генри Арбор

Приложения: Резюме, список литературы

Образец заявления об увольнении

Вот пример заявления об увольнении, поданного работодателю работником:

2472 Кукольная ул.
Эпплтон, Орегон 56789

7 марта 2021 г.

Райан Олсен
Средняя школа Эпплтона
951 Бродвей Авеню.
Эпплтон, Орегон 56789

Уважаемый мистер Олсен,

Как вы знаете, это мой 27-й год в старшей школе Эпплтона. Это будет мой последний семестр работы в школе, так как я готов выйти на пенсию в конце учебного года.

Мне нравилось преподавать английский здесь, в Appleton High. Однако после долгого пребывания в должности я готов к более медленному выходу на пенсию. Пожалуйста, примите мою отставку с должности, вступившую в силу в последний учебный день, 3 июня 2021 года.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу что-то сделать, чтобы помочь с переходом в ближайшие месяцы.

Искренне,
Кейт Йоханссон