Стать менеджером: как разработать график работы

5 марта 2021 г.

Быстрая навигация

Создание организованного графика, подходящего для всех, может стать проблемой даже для самых опытных менеджеров. Если вы собираетесь стать супервайзером, это руководство поможет вам понять важность разработки графика работы и то, как вы можете удовлетворить потребности как своих сотрудников, так и компании.

Важность рабочего графика

Несмотря на то, что управление — это трудная роль, и не для всех это правильный путь, оно также может быть полезным и помочь вам добиться успеха в достижении долгосрочных карьерных целей. Например, ваше руководство со временем может поддерживать и развивать талантливую, хорошо функционирующую команду, которая может оказать серьезное влияние на вашу организацию. Быть эффективным менеджером также означает быть в состоянии наставлять сотрудников, чтобы они преуспели в достижении их карьерных целей.

Разработка хорошего графика работы — это навык, который вы приобретаете со временем и с практикой. Даже в этом случае вам, возможно, придется заниматься недовольными сотрудниками или нехваткой часов, пока вы не сможете правильно скорректировать графики. Это часто означает использование гибкого рабочего графика, который позволяет вам распределять смены сотрудников и обеспечивать лучший баланс между работой и личной жизнью в ваших отчетах.

Выбор гибкого графика

Гибкий график может быть хорошим вариантом, если он доступен для вас и вашей команды. Это не вариант для многих компаний и должностей, которые требуют, чтобы вы находились в офисе в обычные рабочие часы, например, в службе поддержки клиентов.

Гибкий график работы, также известный как гибкий график, — это когда сотрудники работают определенное количество часов в рамках согласованного окна времени начала и окончания работы. Например, вы можете установить, что штатные сотрудники работают по восемь часов в день с 8:00 до 18:00. Независимо от того, придут они в 8 и уйдут в 4 или придут в 10 и уйдут в 6, это не так. им.

Вы даже можете разрешить сотруднику сократить рабочий день, если его количество рабочих часов в неделю составляет определенное количество часов (обычно 40). Другими словами, если сотрудник хочет взять выходной в пятницу, но не хочет брать отпуск, он может работать по 10 часов в день с понедельника по четверг и при этом работать 40 часов.

Гибкий график выгоден по многим причинам, включая, помимо прочего:

• Предоставление сотрудникам возможности работать с уходом за детьми и визитами к врачу

• Предотвращение чрезмерного отсутствия

• Сокращение использования оплачиваемого отпуска

• Уменьшение пробок на парковках и проблем с дорожным движением

• Привлечение высококвалифицированных кандидатов на работу, которые хотят этот график

Менеджеры, которые предлагают гибкий график, как правило, имеют меньше проблем с персоналом и посещаемостью, что снижает многие стрессы, связанные с должностью.

Вот несколько советов по внедрению гибкого графика, если он работает для вашей команды:

1. Определите основные часы и пропускную способность компании

Основные часы — это лучшее время, когда весь персонал необходим в течение рабочего дня. Пропускная способность — это диапазон часов, в течение которого вы можете разрешить гибкий график. Другими словами, пропускная способность — это самое раннее и самое позднее время, когда сотрудник может приходить и уходить с работы в любой день. Пропускная способность может меняться в зависимости от праздников, дня недели или выходных или может быть одинаковой каждый день.

Например, основные часы вашей компании могут быть с 9 до 5, потому что это часы, когда вы взаимодействуете с клиентами. Ваша дневная пропускная способность может варьироваться от 7:00 до 18:00, потому что в нерабочее время по-прежнему есть срочная работа. Пока у вас достаточно сотрудников для работы в основное время, некоторые могут приходить раньше, а другие остаются допоздна, в зависимости от их личных предпочтений. Этот пример называется регулярным гибким графиком, поскольку планировщик просто регулирует время начала и окончания работы сотрудников.

2. Подумайте о ежедневном гибком графике

Ежедневный гибкий график аналогичен обычному гибкому графику в том смысле, что сотрудники могут выбирать часы своей работы, если они покрывают основные часы. Разница в том, что сотрудник может ежедневно менять время начала и окончания работы, при этом уделяя одинаковое количество часов в неделю.

Как менеджер, желающий использовать ежедневный гибкий график, вы должны назначить каждому сотруднику обычный гибкий график, а затем вносить коррективы после того, как сотрудник заканчивает каждый рабочий день. В соответствии с этой договоренностью сотрудник может работать во время обеда, чтобы уйти пораньше или прийти поздно на следующий день.

3. Попробуйте сжатую рабочую неделю

Сжатая рабочая неделя — это тип гибкого графика, который позволяет сотруднику работать 40 часов за меньшее количество дней. При стандартной сжатой работе сотрудники работают четыре дня по 10 часов с регулярными перерывами на обед.

Аналогичным вариантом является гибкий график 4 × 5, при котором сотрудник работает попеременно между четырьмя днями в неделю и пятью в следующую. График 4×5 — хороший вариант для некоторых сотрудников, потому что он дает им трехдневные выходные пару раз в месяц. Это также позволяет им планировать встречи с врачом и стоматологом, не отрываясь от работы.

Советы, которые помогут менеджерам планировать сотрудников

Какой бы тип графика вы ни выбрали для своих сотрудников, цель состоит в том, чтобы добиться максимальной эффективности. Помните, что планирование сотрудников не так просто, как может показаться, поэтому обязательно выделите достаточно времени для создания графиков.

Выявление нарушений расписания

Злоупотребление расписанием может исходить как от менеджера, так и от сотрудника. Примеры злоупотребления расписанием со стороны сотрудников могут включать:

• Несколько раз в неделю просят уйти пораньше

• Часто просят уйти пораньше в пятницу и прийти поздно в понедельник

• Избегание смен, требующих обременительных задач

• Меняйтесь сменами с людьми, чтобы получить больше советов

• Не приходит на работу, когда его зовут

• Часто возникают те же самые чрезвычайные ситуации, которые заставляют их звонить

• Запрос изменения расписания в последнюю минуту без уважительных причин

Использование программного обеспечения для планирования может помочь вам выявить нарушения расписания, когда они исходят от ваших сотрудников. Когда вы обнаружите нарушения в расписании, запланируйте встречу один на один и тактично обсудите проблему. Работайте с ними, чтобы определить решения, которые могут сделать их расписание более достижимым, если у них возникнут проблемы.

Менеджеры, занимающиеся планированием злоупотреблений, выглядят совсем по-другому. Если вы прибегаете к какой-либо из этих практик, оправдывающих злоупотребление расписанием, сделайте шаг назад, чтобы найти лучшее решение. Злоупотребление расписанием со стороны менеджеров может принимать форму:

• График работы по телефону. Это когда вы назначаете сотрудника на работу, но если он не нужен, вы не будете его вызывать. Такая форма планирования не позволяет сотруднику строить другие планы в течение потенциального периода работы.

• Обновление расписания в последнюю минуту. Не обновляйте расписания за несколько дней или часов до начала расписания. Составление и обновление расписаний в последнюю минуту лишает сотрудников возможности строить другие планы, что нарушает их личную жизнь.

• Отмена запланированных смен в последнюю минуту. У сотрудников, чьи смены отменяются в последнюю минуту, нет времени строить другие планы. Сотрудник может время от времени получать выходной, но вам не следует делать отмену расписания в последнюю минуту привычкой.

• Продление смены вне графика. Попытка заставить сотрудников остаться позже запланированного времени является формой злоупотребления расписанием. Да, люди звонят, и вам, возможно, придется быстро найти кого-то, кто заменит их смену, но вы никогда не должны наказывать сотрудника, который не может оставаться дольше, чем запланировано.

Знай свое рабочее место

Как менеджер, вы имеете доступ ко всем видам информации о вашем магазине или офисе, включая часы пик. Просмотр этой информации может помочь вам понять, когда нужно запланировать несколько членов команды для работы в ваше самое загруженное время, а когда есть время простоя, когда вам может не понадобиться столько участников.

Вы также должны понимать, какие сотрудники лучше работают в тихие часы, а какие легко справляются с периодами пиковой нагрузки. Планирование работы сотрудников в то время, когда они наиболее продуктивны и эффективны в своей работе, лучше для всех.

Быть внимательным

Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы делать все в пределах разумного, чтобы разместить хороших сотрудников. Если кто-то звонит и вам нужно, чтобы сотрудник отработал допоздна, попросите его заранее, а не за час до окончания смены. Будьте готовы разрешить обмен сменами по мере необходимости.

Отношение к своим сотрудникам с уважением и вниманием имеет большое значение для поддержания высокого морального духа и укрепления лояльности. Кроме того, лояльный сотрудник, вероятно, более готов время от времени работать сверхурочно или даже соглашаться на отмененную смену.

Наймите дежурный персонал

Планирование по вызову является приемлемой практикой, если вы нанимаете кого-то специально для этой цели. В дни, когда вы обнаружите, что у вас не хватает персонала, выделенный сотрудник по вызову может стать практичным решением.

Создайте процесс доступности персонала

Хорошие менеджеры дают своим сотрудникам возможность сообщить свои предпочтительные часы. Сядьте с каждым сотрудником и обсудите его предпочтения, чтобы создать график, удобный для всех в платежной ведомости. Вы можете сохранить настройки доступности в форме, в календаре или на платформе программного обеспечения для планирования.

Научиться разрабатывать функциональный рабочий график, который подходит как вам, так и вашим сотрудникам, является неотъемлемой частью того, чтобы быть хорошим менеджером. Предоставление сотрудникам гибкого графика освобождает их от беспокойства о своих личных обязанностях, поэтому они могут лучше сосредоточиться на работе.