Список из 12 основ проектного учета (с преимуществами)

11 ноября 2021 г.

Когда бизнес-команда хочет лучше управлять операциями, процессами и бюджетом инициативы, они могут внедрить метод учета проекта. Существует множество тактик, которые вы можете использовать для оптимизации финансовых процедур и деятельности вашего проекта. Изучение этих основ может помочь вам найти тот, который соответствует потребностям вашего бизнеса. В этой статье мы рассмотрим список основ учета проектов, рассмотрим, кто использует этот метод, и рассмотрим причины, почему он полезен.

Кто использует проектный учет?

Бизнес-профессионалы, такие как бухгалтеры и менеджеры проектов, в основном используют метод учета проектов для управления финансовыми деталями текущего или предстоящего проекта. Этот метод помогает профессионалам осуществлять важные действия, связанные с финансами, исходя из потребностей каждого проекта. Эти люди могут также делать отчеты о ходе проекта и любых заметных успехах.

Менеджеры проектов в значительной степени полагаются на этот метод, потому что он помогает им получить важную информацию о прямых затратах, доходах, накладных расходах, бюджетах проекта и других необходимых расходах. Бухгалтер проекта использует этот метод для создания планов учета проекта, чтобы облегчить надлежащие расходы и своевременную доставку продукции. Организации, использующие проектный учет, могут включать:

• Организации финансовых услуг

• Организации профессиональных услуг

• Архитектурные фирмы

• Системные интеграторы

• Технологические фирмы

• Софтверные компании

• Управленческие консалтинговые фирмы

• Цифровые агентства

• Инженерные услуги

• Креативные агентства

Каковы преимущества использования проектного учета?

Есть несколько преимуществ, которые вы можете получить от использования учета проекта, например:

• Улучшенные процессы принятия решений. Метод проектного учета важен для способности бухгалтера или руководителя проекта принимать упреждающие и обоснованные решения на основе финансовых данных, которые будут наиболее выгодными для компании.

• Улучшенное управление: учет проекта помогает профессионалу лучше управлять рядом элементов, связанных с проектом. Например, они могут использовать учет проекта, чтобы найти баланс между использованием выделенного бюджета, разработкой надежного плана проекта и оптимизацией использования критически важных ресурсов.

• Оптимизация целей производительности: существует широкий спектр программного обеспечения для учета проектов, которое менеджер проекта и бухгалтер могут использовать в ходе реализации инициативы. Это позволяет им оптимизировать свою производительность, чтобы достигать своих бизнес-целей с большей частотой и высококачественными результатами.

• Получите ценную информацию: учет проектов может предоставить профессионалам информацию о финансовых показателях проекта на любом этапе. Они могут использовать эту информацию, чтобы лучше понять, какие элементы проекта были успешными, а какие аспекты можно улучшить.

• Повышение прибыли. Анализ бухгалтерского учета проекта эффективен, поскольку руководитель проекта может использовать его для сравнения полученного дохода и затрат на обслуживание. Это может помочь вам понять соотношение затрат и прибыли и реализовать стратегии, позволяющие зарабатывать больше и тратить меньше.

• Лучшее представление аналитических данных: просмотр аналитических данных компании имеет решающее значение, поскольку позволяет руководству вносить критические коррективы в элементы проекта, такие как занятость, трудовые ресурсы, процессы оплаты и материалы.

• Повышение качества обслуживания и удовлетворенности клиентов. Учет проектов помогает организациям и проектным группам реагировать на жалобы клиентов до того, как они усугубятся. Это гарантирует, что они могут своевременно решать проблемы клиентов и предоставлять им лучший опыт обслуживания клиентов.

• Точные прогнозы роста: понимание деталей проекта и полное управление его ходом может упростить прогнозирование будущих результатов.

• Лучшее отслеживание контрактов: метод учета проекта позволяет отслеживать каждый аспект проекта. Это поможет вам убедиться в том, что проектные документы точны, содержат правильную информацию и доходят до нужной стороны для проверки и архивирования.

• Улучшенный мониторинг хода выполнения: при использовании процедур учета проекта все сотрудники компании или организации могут просматривать статус проекта в зависимости от занимаемой ими роли. Это позволяет им определить, где они могут улучшить свою работу.

11 основ проектного учета

Вот 11 основ учета проектов, которые вы можете внедрить:

1. Бюджетные прогнозы

Прежде чем приступить к проекту, важно запустить процесс прогнозирования бюджета, чтобы помочь вам оптимально использовать метод учета проекта. Этот процесс определяет предполагаемые затраты на завершение проекта. Он указывает, есть ли какие-либо потенциальные проблемы, и отслеживает ход выполнения.

2. Изолированная система учета

Одним из самых основных аспектов метода проектного учета является использование отдельной системы учета. Отдельная система может облегчить вам управление финансовыми элементами проекта, поскольку она помогает свести к минимуму ошибки транзакций. Это поможет вам быстро выявлять и решать любые финансовые проблемы, связанные с проектом.

3. Краткая и актуальная отчетность

При создании отчетов важно, чтобы они были четкими и относились к текущему проекту. Убедитесь, что вы регулярно обновляете их, проверяя их актуальность, а затем внося коррективы по мере необходимости. Это облегчает каждому сбор полезной и точной информации, в которой он нуждается.

4. Таблица значений

Список значений (SOV) — это исчерпывающий список, который определяет каждый рабочий элемент в проекте и присваивает ему финансовое значение или значение важности. Важно, чтобы вы создали этот список в начале проекта, чтобы вы могли правильно расставить приоритеты для каждого элемента. Например, у подрядчика в списке может быть три пункта, включая кровлю, аксессуары для туалета и ОВКВ. Используя SOV, они назначают кровлю с наибольшей финансовой ценностью, HVAC в середине и аксессуары для туалета в наименьшей степени.

5. Отчеты о расходах

Периодический просмотр отчетов о расходах поможет вам лучше понять, на какие операции и ресурсы расходуется большая часть вашего бюджета. Вы также можете использовать эти отчеты для оценки того, как лучше распределить свои расходы, чтобы максимизировать прибыль и производительность. Тщательно изучите отчет о расходах, чтобы выявить ненужные расходы и быстро решить их.

6. Рабочее время

Рабочее время — это время, которое человек вносит в завершение проекта. При использовании проектного учета очень важно проверять и проверять документ рабочего времени на точность. Это поможет вам оценить, соответствуют ли заявленные часы с прогнозируемыми потребностями в рабочей силе.

7. Частые отчеты о проделанной работе

Поскольку метод проектного учета помогает отслеживать состояние проекта и бюджета, периодические отчеты о ходе выполнения и финансовые отчеты необходимы для процесса оценки. Это поможет вам собрать важные данные, чтобы вы могли принимать более обоснованные бизнес-решения, влияющие на проект. Вы также можете использовать документ запроса информации (RFI), чтобы запросить у поставщиков информацию о спецификациях и стратегиях.

8. Протокол встречи

Важно, чтобы вы записывали протокол собрания после важных групповых обсуждений, чтобы иметь обновленную информацию, на которую можно ссылаться позже в проекте. Убедитесь, что вы точно сообщаете о каждом решении, принятом во время встречи. Это поможет вам отслеживать реализацию и результаты этих решений, чтобы убедиться, что они эффективны.

9. Изменить планы заказов

Иногда в рамках проекта могут происходить критические изменения, требующие корректировки с учетом новых обстоятельств. Обычно вы можете использовать план заказа на изменение, который представляет собой письменное соглашение об изменениях, которые необходимо внести в проект, таких как рабочие обязанности, сроки и затраты. Используйте его, чтобы определить конкретные изменения и определить, какие из них наиболее полезны. Поскольку изменения могут вызвать задержки, вы можете быстро решить их с помощью плана заказа на изменение.

10. Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности необходимы при использовании учета проекта, поскольку они описывают, как проект выполняется в таких областях, как график, качество, стоимость и производительность. Обладая этой информацией, вы можете реализовать план или стратегию, чтобы привести эти ключевые области производительности обратно в соответствие с целью. Эффективное использование этих планов поможет вам сэкономить время, деньги и ресурсы.

11. Коды затрат

Использование кодов затрат в проектном учете полезно, поскольку они позволяют идентифицировать, контролировать и оценивать каждый расход по проекту. Вы можете провести сравнение, чтобы определить, какие из них являются наиболее важными, но и наиболее дорогостоящими. Коды затрат позволяют точно управлять различными транзакциями на каждом этапе проекта. Они также предоставляют вам достаточно информации для проведения сравнительного анализа затрат, помогая вам сравнить стоимость проекта с общими расходами предыдущих проектов.