Советы по использованию Календаря Google

22 февраля 2021 г.

Может быть трудно оставаться организованным и эффективным в течение напряженной рабочей недели. Календарь Google имеет широкий спектр практических применений, которые улучшают вашу организацию, помогают вам сохранять важные даты и оставаться эффективными в самые загруженные периоды месяца. Благодаря многочисленным функциям и модульному дизайну Календарь Google работает на вас так, как никакой другой помощник по планированию. В этой статье мы обсудим, как вы можете использовать Календарь Google в своей повседневной работе и личной жизни.

18 способов, с помощью которых Календарь Google может улучшить вашу организацию и эффективность

Управление событиями вашей профессиональной жизни может повысить вашу производительность и дать вашим коллегам и руководителям более позитивный опыт работы с вами. Организованность также поможет вам расставить приоритеты в задачах, что повысит вашу ценность для работодателей. Вот несколько способов использования Календаря Google, которые сделают вашу работу более организованной и эффективной:

1. Разделите рабочие и личные календари

Подумайте о том, чтобы разделить рабочий и личный календари, чтобы вы могли управлять обеими частями своей жизни, не путая их. Календарь Google делает возможным такое разделение, и между календарями легко переключаться, чтобы вы могли видеть каждый, когда вам нужно.

Разделив свои календари, вы можете убрать личные встречи из рабочего календаря, а это означает, что ваши рабочие задачи остаются в центре вашего внимания в рабочее время. Вы можете пометить каждый созданный вами календарь цветом, чтобы упростить разделение между ними при просмотре расписания на день.

2. Скрыть информацию о событии

Отделение вашего рабочего календаря от вашего личного календаря — отличный способ обеспечить большую конфиденциальность в ваших методах планирования. Однако иногда важно, чтобы только определенные люди видели определенные рабочие события. Отличительной особенностью Календаря Google является то, что он позволяет скрывать сведения о событиях от тех, кто не указан в вашем приглашении на собрание. Эти люди не смогут видеть название собрания или какие-либо его детали.

3. Добавляйте вложения к своим встречам

Если есть важные документы, которые необходимы для вашей встречи, Календарь Google может помочь вам передать их вашим участникам. Вместо того, чтобы отправлять посетителям по электронной почте нужные им файлы, которые могут потеряться в чьем-то почтовом ящике, просто прикрепите документы к приглашению Календаря Google.

Делая это, вы гарантируете, что у участников есть все, что им нужно для собрания. Кроме того, все, кого вы позже добавите в приглашение на собрание, будут иметь прямой доступ к вложенным файлам.

Эта практика позволяет всем участникам быстро находить нужные им материалы, экономя время каждого, и они могут открыть собрание в своем календаре позже, если им по какой-либо причине потребуется повторно получить доступ к файлам.

4. Добавьте свое рабочее время в Календарь Google

Все больше работодателей открыты для удаленных работников. Это открывает возможность иметь коллег в разных часовых поясах. Календарь Google позволяет вам добавить свое рабочее расписание прямо в систему, поэтому те, кто хочет запланировать встречи с вами, всегда могут найти идеальное время. Вы также можете скорректировать рабочее время, если у вас выходной или отпуск, чтобы ваши коллеги и руководители знали, что вы недоступны для совещаний.

5. Добавьте определенные места для встреч

Если вы планируете проводить какие-либо встречи вне офиса, например, фотосессию или встречу с поставщиками, важно, чтобы все знали, куда идти. Календарь Google интегрируется с Картами Google, поэтому все ваши участники могут видеть конкретный адрес встречи и использовать свою навигацию, чтобы прибыть туда вовремя.

6. Настройте оповещения о событиях

Тем более, что с тех пор, как вы приняли или создали приглашение на собрание, прошло больше времени, вы можете забыть, что оно есть в вашем календаре. Чтобы встреча не стала сюрпризом, используйте Календарь Google для создания настраиваемых окон предупреждений. С их помощью вы получите уведомление о приближении события. Вы можете настроить свои оповещения, чтобы они уведомляли вас, когда вам нужно, от нескольких минут до события до установленного количества дней или даже больше.

7. Импорт календарей

Если вы впечатлены Календарем Google и его возможностями как для личного, так и для профессионального планирования, вы можете импортировать еще больше календарей. Например, если вы регулярно встречаетесь с определенной группой коллег, вы можете импортировать их календари с их разрешения, чтобы увидеть, когда лучше всего запланировать групповое собрание.

Вы также можете импортировать больше личных вещей, таких как расписание вашей любимой спортивной команды, чтобы никогда не планировать мероприятия на выходные вместо игры.

8. Поделитесь своим календарем с другими

Подобно тому, как импорт чужих календарей может помочь вам лучше понять, когда они могут быть доступны, совместное использование вашего календаря с коллегами и менеджерами дает им такую ​​же информацию и гибкость. Этот взаимный обмен может привести к уменьшению количества электронных писем между коллегами, поскольку они решают, какой день и время лучше всего подходят для встречи, а это означает, что вы можете тратить больше времени на выполнение рабочих задач.

9. Синхронизируйте свой календарь CRM с Календарем Google

В Календаре Google доступен широкий спектр мощных надстроек и интеграций. Благодаря охвату Google все больше людей используют его набор приложений, а это означает, что все больше людей разрабатывают интеграции для удовлетворения растущих потребностей. Прежде чем создавать дубликаты собраний, чтобы ваш Календарь Google совпадал с календарем CRM, проверьте, поддерживает ли конкретная используемая вами CRM интеграцию с Календарем Google. Если это так, вы можете связать два календаря вместе.

10. Позвольте Календарю Google сделать планирование

Чем больше людей вы пригласите на встречу, тем больше графиков вам придется обработать, чтобы найти время, которое будет лучше для всех. Из-за этой распространенной проблемы на рабочем месте Google добавила удобного помощника по планированию, который может помочь организатору встречи узнать время, когда все приглашенные доступны в течение заданного временного интервала.

11. Посещайте виртуальные встречи в звонке Google Hangouts

Если на вашем рабочем месте не используется специальное программное обеспечение для виртуальных собраний, такое как Skype или Microsoft Teams, обязательно воспользуйтесь преимуществами Google Hangouts. При создании собрания просто нажмите кнопку «Создать видеозвонок», чтобы участники могли присоединиться через Google Hangouts. Участникам нужно будет только щелкнуть ссылку Hangouts в приглашении на собрание, чтобы начать видеовстречу или присоединиться к ней.

12. Включите мировые часы

Подобно тому, как вы можете переключать разные рабочие часы, вы также можете воспользоваться мировыми часами, которые Google интегрировала в свой календарь. Если вы работаете в отрасли, где вы работаете с людьми со всего мира, функция мирового времени поможет вам соблюдать сроки и встречи, потому что у вас будет доступ к различным часовым поясам мира.

13. Отправьте пакетное электронное письмо всем участникам

Разрешите Календарю Google управлять вашей адресной книгой, когда вам нужно отправить массовую рассылку по электронной почте всем участникам мероприятия. Просто откройте мероприятие и нажмите кнопку «Отправить участникам по электронной почте». Это может помочь вам сэкономить время в течение рабочего дня и повысить эффективность.

14. Включите уведомления на рабочем столе

Рассмотрите возможность включения функции уведомлений на рабочем столе, если вам нужна дополнительная защита, чтобы не пропустить важную встречу. Эта полезная функция предоставляет вам всплывающее уведомление, когда собрание начинается или вот-вот начнется. С ним вам не нужно беспокоиться об открытии календаря для получения уведомления или обновления собрания.

15. Настройте окна встреч

Если вы хотите, чтобы вы оставались сосредоточенными на своих рабочих задачах, рассмотрите возможность создания окон встреч. Этот параметр позволяет тем, у кого есть доступ к просмотру вашего календаря, также видеть, когда вы доступны для встреч. Вы можете настроить окно встреч, которое лучше всего подходит для того, над чем вы работаете в определенный день, или вы можете создать согласованность в своем календаре, назначая одни и те же дни и время встреч из недели в неделю.

Например, если вы знаете, что лучше всего работаете с 9:00 до 12:00, вы можете создавать временной интервал для встреч каждый день в середине дневных часов. Когда коллеги видят определенные интервалы времени встречи в вашем календаре, они с большей вероятностью запланируют встречу с вами в это время, а не запросят приглашение на встречу вне определенных часов, которые вы установили.

16. Создайте собственное представление

Вы можете сделать так, чтобы ваш Календарь Google отображался именно так, как вы хотите. Просмотры недели и месяца популярны, но вы также можете настроить собственный вид, чтобы сразу показать, что вам нужно. Например, если вы работаете над большим проектом в течение следующих двух недель, рассмотрите возможность создания пользовательского представления, чтобы показать следующие 14 дней, чтобы вы всегда оставались на пути к достижению своих целей.

17. Изучите сочетания клавиш

Есть несколько полезных сочетаний клавиш, которые вы можете освоить, пытаясь максимально эффективно использовать Календарь Google и освободить себя, чтобы сделать больше. Навигация без сочетаний клавиш может занимать значительное количество времени в течение дня, а использование сочетаний клавиш позволяет максимально продуктивно работать.

18. Свяжите свои маркетинговые инструменты

В зависимости от вашей сферы деятельности вы можете рассмотреть возможность использования мощных надстроек Календаря Google. Например, если вы занимаетесь маркетингом, одно дополнение Календаря Google может дать вам больший контроль над синхронизированными сообщениями в социальных сетях прямо в вашем календаре. Это еще один отличный способ воспользоваться преимуществами функции нескольких календарей.

Три способа включить Календарь Google в поиск работы

Календарь Google также имеет несколько функций, которые могут помочь вам, когда вы ищете работу, поскольку они могут помочь вам после того, как вы получили место. Вот три способа использования Календаря Google при поиске новой работы:

1. Используйте раздел описания и комментариев

Если вы планируете несколько собеседований с разными работодателями, вы можете сохранить важные заметки о каждом из них. Для этого можно использовать разделы описания события и заметок.

2. Получайте ежедневную повестку дня по электронной почте

Каждое утро Календарь Google будет отправлять вам краткий брифинг о том, что в вашем календаре на этот день. Это дает вам время подготовиться и сделать все необходимое перед собеседованием.

3. Интегрируйте поиск работы с Google Tasks

Календарь Google можно интегрировать с Google Tasks, чтобы помочь вам полностью подготовиться к каждому интервью. Если вам нужно освежить в памяти историю и миссию работодателя или просто не забыть подготовить одежду для собеседования накануне вечером, Google Tasks и Google Calendar могут работать вместе, чтобы убедиться, что вы подготовлены как можно лучше.