Состояние проекта: определение и ключевые показатели для отслеживания

Организации одновременно выполняют разные проекты для достижения бизнес-целей. У каждого бизнес-проекта есть свои ориентиры и стандарты, которые указывают на успех проекта. Мониторинг и управление состоянием проекта на протяжении всей его разработки может помочь выявить и контролировать риски, повысить качество результатов и обеспечить своевременное завершение. В этой статье мы объясним, что такое состояние проекта, рассмотрим, как состояние проекта может повлиять на бизнес, и предложим стратегии для мониторинга состояния проекта.

Что такое здоровье проекта?

Состояние проекта — это состояние общей функциональности проекта и прогресс в направлении успешного завершения. Здоровье проекта может включать в себя финансовый успех, продуктивность сотрудников, способность соблюдать сроки, составление бюджета и качество заданий. Для оценки состояния проекта бизнес-специалисты проводят проверки состояния проекта, в ходе которых проверяется, соответствует ли каждый элемент проекта ожиданиям. Вы можете выполнять проверки состояния проекта через регулярные промежутки времени, чтобы отслеживать состояние проекта с течением времени, или выполнять однократные проверки состояния, чтобы выявить проблемы и области, требующие улучшения.

Почему здоровье проекта важно?

Наличие здоровых бизнес-проектов и отслеживание состояния проекта очень важно, потому что состояние проекта может иметь прямое влияние на удовлетворенность клиентов, производительность сотрудников и успех в бизнесе. Когда проект здоров, вы можете быть уверены в достижении идеальных результатов и направлять ресурсы компании на другие инициативы. Мониторинг состояния проекта также может помочь определить эффективность стратегий, методов и рабочих процессов проекта.

Выполнение оценки состояния проекта дает менеджерам и заинтересованным сторонам представление о развитии и росте проекта. Они собирают информацию о том, что нуждается в улучшении и какие элементы проекта имеют самый высокий уровень успеха. Упреждающие проверки состояния проекта позволяют выявлять риски и проблемы и вносить изменения до того, как они повлияют на результат проекта.

Элементы здоровья проекта

В зависимости от нескольких факторов, таких как тип, объем и цели проекта, а также размер вашей организации, существует несколько ключевых элементов, которые необходимо оценить во время проверки работоспособности. Вот пять ключевых элементов, которые следует учитывать при выполнении проверок работоспособности:

• Согласованность: определите, соответствует ли каждый аспект проекта политикам, стандартам и рекомендациям организации. Наличие единых методов и результатов гарантирует, что команды смогут получать стабильные и надежные результаты для клиентов.

• Финансирование и контроль проекта. Соблюдение бюджета, проверка закупок и мониторинг расходов по проекту являются важной частью проверки работоспособности. Здоровые проекты соответствуют первоначальным ожиданиям в отношении расходов и доходов, что позволяет эффективно распределять ресурсы.

• Согласование целей. Здоровые проекты связывают каждую задачу, назначение и действие с более крупными организационными целями. Проверки работоспособности проекта определяют, соответствуют ли цели каждого проекта общей миссии компании.

• Эффективность команды. То, как работает команда, является критическим элементом здоровья проекта. Взаимодействие между членами команды, методы коммуникации и распределение обязанностей могут повлиять на качество проекта и общий успех.

• Оценка рисков. Чтобы проект был здоровым, важно знать о рисках и способах их предотвращения. Проекты с высоким уровнем риска могут потребовать большего внимания и контроля, чтобы оставаться здоровыми.

Роли, которые следят за состоянием проекта

Есть много должностей, которые играют роль в отслеживании состояния проекта и внесении корректировок для достижения успешных результатов. Есть две ключевые роли, которые активно управляют состоянием проекта:

Руководитель проекта

Менеджер проекта следит за тем, чтобы команда проекта достигла своих целей в рамках первоначального срока и бюджета. На этапе планирования руководитель проекта устанавливает цели и выделяет достаточные финансовые, человеческие и технологические ресурсы для достижения этих целей. Во время проекта менеджер проекта делегирует задачи и регулирует ресурсы, чтобы облегчить рабочие процессы и преодолеть трудности. Некоторые из обязанностей менеджера проекта включают в себя:

• Разработать план проекта

• Набирать идеальных членов проектной команды

• Возглавлять и управлять командой проекта

• Управляйте результатами проекта

• Определите этапы проекта и создайте расписание

• Назначение ролей и задач членам команды проекта

• Предоставлять отчеты высшему руководству о ходе проекта

Бизнес-аналитик

Как правило, роль бизнес-аналитика состоит в том, чтобы давать организациям рекомендации, которые помогают улучшить результаты бизнеса. Бизнес-аналитики могут помочь с общим развитием компании или дать совет по улучшению состояния проекта для крупных клиентов. Вклад бизнес-аналитиков помогает максимизировать результаты проекта, решая проблемы или повышая производительность сотрудников. В обязанности бизнес-аналитика в управлении проектами входит:

• Помощь в определении проекта и его целей

• Предлагайте улучшения процесса

• Исследуйте среду проекта, чтобы определить активы и проблемы

• Разработайте планы действий для использования возможностей и снижения рисков

• Документировать бизнес-требования

• Убедитесь, что результаты проекта соответствуют желаемым требованиям

Метрики для мониторинга состояния проекта

Мониторинг состояния проекта является важным компонентом успеха проекта и вклада в достижение бизнес-целей. Один из лучших способов оптимизировать результаты проекта — собрать данные о ключевых показателях эффективности (KPI). Эти метрики предоставляют статистические данные о состоянии проекта с использованием измеримых бизнес-данных. Хорошие KPI для отслеживания состояния проекта соответствуют следующим критериям:

• Простота: ключевые показатели эффективности должны быть понятными, чтобы все члены проектной группы могли интерпретировать состояние проекта.

• Актуальность: используйте метрики, которые связаны с целями проекта и аспектами состояния проекта, которые вы хотите оценить.

• Измеримость: полезные показатели состояния проекта имеют четкие процессы сбора и расчета данных.

Некоторые из KPI, которые вы можете использовать для отслеживания состояния проекта, включают:

Плановое значение

Плановая стоимость, также известная как запланированная стоимость рабочего графика (BCWS), — это стоимость, которую вы ожидаете потратить, если вы выполните контрольные показатели завершения. Это дает вам представление об ожидаемых затратах проекта на любой стадии разработки проекта, которые вы можете сравнить с фактическими затратами в ходе проекта. При измерении запланированной стоимости учитывайте скорость завершения проекта и общий выделенный бюджет. Вы можете измерить плановую стоимость, используя следующую формулу:

Плановое значение = (запланированный процент завершения проекта) x (бюджет)

Например, если у вас есть общий бюджет в размере 200 000 долларов США и вы хотите рассчитать запланированную стоимость в середине проекта, используйте этот расчет:

Планируемая стоимость = 50% x 200 000 долларов США.

Согласно расчетам, плановая стоимость проекта при 50% готовности составляет 100 000 долларов США. Вы можете использовать это число, чтобы определить, какую часть бюджета потратить на каждую цель временной шкалы проекта.

Заработанная стоимость

Заработанная стоимость или бюджетная стоимость выполненных работ (BCWP) — это эталон, который показывает, какая часть бюджета соответствует темпам завершения проекта. В то время как плановая стоимость отслеживает ожидаемые расходы на различных этапах проекта, освоенная стоимость отслеживает соответствующий бюджет для выполненной работы. Формула расчета заработанной стоимости:

Заработанный объем = (фактический процент завершения проекта) × (бюджет)

Например, если ваша проектная группа на 10 % выполнила проект с бюджетом в 100 000 долларов, используйте этот вопрос:

Заработанная стоимость = 10% x 100 000 долларов США.

Утвержденные расходы при 10%-м завершении составляют 10 000 долларов США. Если фактические расходы равны или меньше 10 000 долларов на полпути, проект находится в хорошем финансовом состоянии.

Действительная цена

Фактическая стоимость — это сумма денег, которую вы тратите на проект. Это сумма всех транзакций, связанных с проектом, по мере их возникновения. Если ваш бюджет на проект составляет 50 000 долларов, но вы тратите только 45 000 долларов, ваши фактические затраты составляют 45 000 долларов. Расчет фактической стоимости дает вам четкое представление о затратах проекта на работу, выполненную на сегодняшний день.

Расписание и изменение стоимости

Отклонение от графика и отклонение по стоимости являются дополнительными показателями, которые объясняют, как фактические затраты и даты подачи соотносятся с ожидаемым бюджетом и сроком. Отклонение от графика (SV) указывает, идет ли проект по графику. Если сумма положительная, проект находится в хорошем состоянии. Отрицательное отклонение расписания указывает на проблемы с расписанием. Он использует эту формулу:

Отклонение от графика = (освоенная стоимость) – (плановая стоимость)

Отклонение по стоимости определяет, является ли проект финансово устойчивым и соответствует ли бюджетным ожиданиям. Формула для расчета отклонения затрат выглядит следующим образом:

Отклонение по стоимости = (освоенная стоимость) – (фактическая стоимость)

Показатели использования и реализации

Показатели использования и реализации — это две метрики, которые позволяют определить, эффективно ли вы используете рабочее время сотрудников. Коэффициент использования измеряет использование ресурсов, например общее количество рабочих часов. Вы можете рассчитать его по следующей формуле:

Коэффициент использования = (общее количество оплачиваемых часов) ÷ (общее количество оплачиваемых часов)

Коэффициент реализации представляет собой процентный формат общего количества оплачиваемых часов по отношению к общему количеству доступных часов в процентах:

Коэффициент реализации = (общее количество оплачиваемых часов) ÷ (общее количество оплачиваемых часов)

Валовая прибыль

Маржа валовой прибыли для проекта определяет рентабельность проекта и потенциальный доход. Это объясняет, сколько прибыли вы продаете от каждого проекта после затрат и расходов. Рассчитайте маржу валовой прибыли по этой формуле:

Валовая прибыль = (выручка – затраты) ÷ (выручка) × 100