Как поделиться календарем Outlook
15 марта 2021 г.
Microsoft Outlook — это программа для управления личной информацией, регулярно используемая на рабочем месте. Некоторые инструменты системы включают электронную почту, журналы, управление задачами и календари. Если вы работаете с другими людьми, скорее всего, вам нужно будет поделиться своим календарем с отдельным человеком или группой людей на работе. В этой статье мы объясняем, какие ситуации могут привести к совместному использованию календарей, и предлагаем пошаговые инструкции по совместному использованию календарей с различными уровнями доступа.
Что такое календарь Outlook?
Календарь Outlook — это организационный инструмент, созданный Microsoft. Вы можете использовать его для управления своим личным или рабочим графиком, организуя и планируя встречи, события, мероприятия, услуги или задачи. Инструмент также предоставляет возможность создавать несколько календарей с различными параметрами общего доступа. Возможность совместного использования календарей оптимизирует совместную работу, управление и распространение информации.
Обстоятельства для совместного использования календаря Outlook
Распространенной практикой является совместное использование календарей Outlook с людьми на рабочем месте и за его пределами. Например, вам может понадобиться поделиться одним из ваших календарей с одним человеком, а другим — с большей группой. Вы также можете нести ответственность за ведение общедоступного календаря. Вот некоторые ситуации, в которых вам может понадобиться предоставить общий доступ к календарю Outlook, которым вы управляете:
Помощник руководителя: Ан исполнительный помощник часто управляет графиком для старшего менеджера. Возможность просмотра и изменения календаря этого человека является важной частью должностных обязанностей помощника.
Совместная команда: если вы возглавляете совместную команду, вам, вероятно, потребуется создать и поддерживать календарь Outlook, чтобы поделиться им с группой. Точно так же всем членам команды может потребоваться доступ для просмотра профессиональных календарей друг друга.
Консультации. Если вы работаете на консультационной основе, вам может потребоваться предоставить общий доступ к календарю Outlook кому-то за пределами вашей организации, чтобы вам было легче общаться.
Проект с участием нескольких организаций. Если вы работаете с людьми из нескольких организаций для достижения общей цели, вам может потребоваться разрешить людям за пределами вашего рабочего места просматривать ваш календарь. Это позволяет улучшить общение и сэкономить время при взаимодействии со сторонними поставщиками или поставщиками.
Персональное управление: вы можете поделиться своим календарем Outlook со своим супругом, партнером или сородителем, чтобы помочь сбалансировать обязанности с плотным рабочим графиком.
Публичный ресурс: некоторые должности требуют, чтобы вы управляли информацией, доступной в качестве общедоступного ресурса, например календарем событий для школы или муниципалитета. В таком случае вам может потребоваться создать календарь Outlook с доступом для общего просмотра.
Ресурс компании: вы можете занимать должность, которая требует от вас управления ресурсами компании или расписанием. В этой ситуации вам может потребоваться открыть один из ваших календарей Outlook для просмотра или изменения в зависимости от роли, которую занимает каждый человек в организации.
Как поделиться своим календарем Outlook
Ниже приведены пошаговые инструкции по совместному использованию календаря на общедоступной платформе с людьми внутри вашей организации и с людьми за пределами вашей организации:
Публикация общедоступного календаря
Microsoft Outlook имеет удобную опцию для людей, которым необходимо создать или управлять календарем для общего пользования. Выполните следующие действия, чтобы предоставить общий доступ к календарю по электронной почте или опубликовать его на веб-странице:
Откройте Outlook 365.
Откройте представление календаря.
Выберите «Настройки».
Раскройте, чтобы просмотреть все настройки Outlook.
Выберите Общие календари.
Нажмите «Опубликовать календарь».
Выберите опцию «Опубликовать».
Выберите вкладку «Просмотр календаря», чтобы просмотреть календарь в виде веб-страницы.
Скопируйте URL-адрес веб-календаря.
Вставьте URL-адрес в электронное письмо или инструмент управления веб-сайтом.
Совместное использование внутри вашей организации
Совместное использование календаря с людьми в вашей организации является обычным делом для сотрудников корпорации или учреждения. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы поделиться своим календарем с людьми, с которыми вы работаете:
Откройте Outlook 365.
Откройте представление календаря.
Щелкните вкладку «Поделиться».
Выберите календарь.
Выберите «Добавить».
Введите имена или адреса электронной почты тех, с кем вы хотите поделиться этим календарем.
Нажмите «ОК», и этим лицам будет назначен уровень разрешений по умолчанию.
Выберите имя человека, чей уровень разрешений по умолчанию вы хотите изменить.
Нажмите «ОК».
После того, как вы отправили одному или нескольким коллегам свой календарь, они должны получить уведомление по электронной почте, а календарь должен появиться на вкладке «Календари людей» в их календаре Outlook. Им также будет предложено поделиться с вами своим календарем.
Совместное использование с кем-то за пределами вашей организации
Бывают ситуации, когда вам может потребоваться скоординировать и поделиться информацией с кем-то за пределами вашей компании. Вот пошаговые инструкции, как поделиться своим календарем с кем-то, с кем вы не работаете:
Откройте Outlook 365.
Откройте представление календаря.
Выберите вкладку «Поделиться».
Выберите календарь, которым вы хотите поделиться.
Введите имена или адреса электронной почты тех, с кем вы хотите поделиться этим календарем.
Выберите уровень разрешений для видимости, который вы предпочитаете, в раскрывающемся меню.
Нажмите «ОК».
Получатель может использовать URL-адрес для доступа к вашему календарю или щелкнуть вкладку «Календари людей» в своем календаре Outlook.
Уровни разрешений и типы обмена
В зависимости от ситуации вы можете обнаружить, что уровень разрешений или тип совместного доступа, которые необходимы человеку или группе, различаются. Вы можете добавлять отдельных лиц в качестве делегатов, редакторов и зрителей. Каждый выбор настройки предоставляет уникальный доступ и возможности. Редактор может редактировать ваш календарь, а делегат может редактировать ваш календарь, координировать события календаря и управлять приглашениями на собрания.
Существуют также различия в настройках просмотра. Если человек или группа настроены на просмотр ограниченных сведений, они могут видеть время, тему и место события. Вы также можете повысить статус просмотра этого человека, чтобы показать дополнительные сведения, выбрав доступ к полной информации.
Как управлять совместным доступом к календарю Outlook
Совместное использование календаря — обычная часть офисной жизни. Процесс настолько стандартный, что вы можете забыть, с кем вы делились своей информацией и в какой степени. Полезно отслеживать и управлять тем, кто может просматривать или изменять ваш календарь. Через некоторое время вы можете обнаружить, что совместное использование календаря с отдельным лицом или группой людей больше не требуется.
Например, если вы ранее делились календарем с рабочей группой или комитетом, и задание было выполнено или комитет был решен, вам может больше не понадобиться предоставлять доступ к этим лицам. Выполните следующие действия, чтобы просмотреть всех людей или группы, у которых есть доступ к вашим календарям Outlook:
Откройте Outlook 365.
Откройте представление календаря.
Нажмите на календарь, который хотите проверить.
Нажмите на вкладку «Разрешения» в раскрывающемся меню.
Просмотр всех отдельных лиц и групп, имеющих доступ к вашему календарю.
Если вы хотите лишить кого-либо доступа к вашему календарю, щелкните имя пользователя и выберите «Удалить».