Системы записи: что это такое, общие типы и преимущества

3 января 2022 г.

Предприятия используют системы записи для хранения важной информации. Система записи может помочь компании работать более эффективно и избежать ошибок. Изучение различных типов систем записи и способов их использования может помочь вам создать систему, которая поможет компании управлять своими данными. В этой статье мы обсудим, что такое система записи, как вы можете ее использовать, преимущества, которые она предоставляет, и различные типы.

Что такое система записи?

Система записи — это система хранения информации, в которой хранятся важные данные о системе или процессе внутри организации. Система записи может существовать на месте или обеспечивать удаленный доступ к бизнесу. Хотя некоторые системы учета служат основным центром для множества процессов внутри организации, расширение использования цифровых технологий привело к большей специализации. Общие черты для системы записи включают в себя:

• Он поддерживает важные данные, которые позволяют выполнять один или несколько ключевых бизнес-процессов.

• Бизнес хранит собственные данные компании в системе записи.

• Значительная часть сотрудников организации или отдела регулярно взаимодействует с системой в процессе своей работы.

• Компания использует данные, хранящиеся в системе, и информацию, выводимую из системы, для важных процессов принятия решений.

• Использование системы адаптируется для повышения эффективности и ценности для компании.

Для чего используется система записи?

Система документации может иметь множество применений внутри организации с конкретными целями, приспособленными для удовлетворения ее потребностей и ожиданий. Обычное использование систем записи включает:

Автоматизация

Автоматизация процессов — эффективный способ повысить эффективность компании за счет выполнения задач без контроля над персоналом. Многие пакеты программного обеспечения для систем записи предоставляют варианты автоматизации, начиная от автоматического выполнения задач и заканчивая оповещением сотрудников при возникновении события. Это позволяет выделить время в расписании сотрудников, которое они могут использовать для выполнения других задач, чтобы повысить общую производительность.

Организация данных

Поддержание организации данных, которые он хранит, является основной функцией большинства систем записи. Выступая в качестве централизованного узла для информации, связанной с процессом, система гарантирует, что вся необходимая информация остается в одном месте. Систематизированная система записей облегчает персоналу идентификацию ключевых данных доступа, чтобы они могли быстро их использовать.

Соответствие нормативным требованиям

При работе в сфере с местным, государственным или федеральным надзором важно знать, какие правила влияют на бизнес. Если вы будете в курсе всех правил, касающихся компании, ваша команда сможет избежать возможных ошибок и штрафов. Многие системы записи могут быть полезны для соблюдения нормативных требований, предупреждая вас о действиях или условиях, выходящих за рамки правил, чтобы вы могли внести коррективы в соответствии с правилами.

Каковы преимущества использования системы записи?

Использование системы записи может дать несколько преимуществ, в том числе:

Доступ

Системы записи позволяют нескольким пользователям получать к ним доступ, что делает их эффективным способом обмена важными данными между сотрудниками. Благодаря централизованному хранению данных, которые могут применяться к работе нескольких сотрудников, члены группы могут работать с данными и адаптировать их по мере необходимости. Затем разные сотрудники могут получить доступ к информации, введенной первым сотрудником, что позволяет им использовать ее в своей роли.

Сотрудничество

Когда два или более сотрудника или отдела в организации работают над одним и тем же проектом, система записи может обеспечить централизованное место для их совместной работы. Поскольку несколько сотрудников могут иметь доступ к одним и тем же файлам, им легко обмениваться информацией и работать вместе. Это может упростить управление проектами, в которых участвуют несколько отделов или сотрудников.

Снижение цены

Централизация информации через систему записей может помочь снизить затраты внутри организации. Эффективное применение системы записи сокращает время, затрачиваемое персоналом на перемещение и обмен документами. Система записи может также обеспечить более экономичный метод хранения ключевых данных для процесса, в отличие от децентрализованного подхода.

Масштабирование

Использование системы записи упрощает масштабирование потребностей компании в данных. Возможность масштабирования важна не только для растущих компаний, но и для компаний, в которых необходимо изменить данные. Централизация ваших ключевых данных обеспечивает центр для ваших потребностей в масштабировании по сравнению с системой децентрализованного хранения, которая может создавать неопределенность в отношении того, куда инвестировать ресурсы расширения.

Безопасность

Система записи может быть полезна для поддержания безопасности бизнеса. При децентрализованном подходе к управлению данными у компании есть больше систем, которые она отслеживает на предмет безопасности. Сохраняя ключевые данные в системе записи, компания может сосредоточиться на обеспечении максимально возможной безопасности для этого центра, чтобы защитить важную информацию.

Типы систем записей

Существует много типов систем записи, и многие разработчики программного обеспечения создают специализированные системы, предназначенные для обработки все более специфических процессов. Некоторые из наиболее распространенных типов системы записи включают в себя:

Система записи клиентов

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — это ценная форма системы записи, которая позволяет вам управлять информацией, связанной с вашими клиентами, и учиться на ней. Система учета клиентов обеспечивает способ хранения информации, предоставленной клиентами, такой как номера телефонов и адреса электронной почты, которую вы можете использовать для связи с клиентами и поддержания отношений. Система учета клиентов может также позволить вам анализировать данные о клиентах, такие как демографическая информация и записи о продажах, для принятия решений.

Финансовая система записи

Финансовая система записи обеспечивает авторитетный учет всех финансовых операций компании. Финансовая система записи обеспечивает окончательную стоимость, когда две другие базы данных могут расходиться во мнениях по стоимости. Это обеспечивает единый набор значений для выполнения финансовых задач, таких как бухгалтерский учет, управление налогами, кредиторская и дебиторская задолженность и соответствие нормативным требованиям.

Система учета кадров

Человеческие ресурсы – это акт управления персоналом в организации, который является важной частью поддержания морального духа и функциональности бизнеса. Системы учета человеческих ресурсов могут выполнять множество функций для отдела кадров организации. Обычное использование включает в себя управление адаптацией, поиск кандидатов на должности, управление графиками оплаты и оставление запросов.

Информационно-технологическая система записи

Система записи информационных технологий является основным процессом управления данными для сотрудников ИТ-отдела. Компания может использовать систему записи для задач, включающих разработку и тестирование новых приложений, управление и распределение запросов ИТ-отдела, автоматизацию ИТ-задач и инициирование предупреждений о проблемах, связанных с ИТ. Система записи информационных технологий часто является частью цифровой безопасности компании, помогая специалистам в области ИТ и информационной безопасности более эффективно управлять защитой.

Операционная система записи

Компания может использовать операционную систему записи для управления информацией, которая требуется компании для ежедневного функционирования. Это может включать в себя проектирование систем, чтобы сделать обмен информацией между различными системами записи более эффективным, когда, например, сотрудник в команде, которому обычно не требуется часть информации, запрашивает ее. Операционная система записи может способствовать решению таких задач, как управление рабочим процессом, распределение проектов и ресурсов и управление рисками.