Счет-фактура и заказ на покупку: в чем разница?

5 августа 2021 г.

Счета-фактуры и заказы на покупку являются важными инструментами, которые компании используют для продажи и покупки товаров и услуг. Если ваша роль в организации связана с отслеживанием транзакций, знание счетов-фактур и заказов на покупку может быть ценным знанием. Знание основных различий между счетом-фактурой и заказом на покупку может быть ценным навыком, и вы можете изучить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое счет-фактура, что такое заказ на поставку, чем они отличаются друг от друга и почему компаниям нужны оба.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку — это документ, в котором указываются все необходимые сведения о товарах или услугах, которые компания планирует приобрести. Покупатель заполняет его, а затем отправляет продавцу, добавляя все элементы, необходимые обеим сторонам для совершения продажи. Некоторые из наиболее распространенных элементов заказа на поставку:

• Дата написания и уникальный регистрационный номер, требуемый бухгалтерией

• Все детали платежа, включая контактную информацию продавца.

• Список всех предметов, которые покупатель хочет приобрести, а также такие детали, как цена за единицу, общее количество единиц и расчет общей суммы, включая расходы, такие как транспортные расходы.

• Подписи соответствующих представителей компании с обеих сторон

• Все условия сделки, включая сроки доставки и оплаты

Вот некоторые из причин, по которым компаниям необходимо использовать заказы на покупку:

• Они помогают организациям управлять своими расходами. Когда компании отслеживают все расходы с помощью заказов на покупку, руководству становится легче контролировать свой бюджет. После того, как сотрудник организации приходит к выводу, что покупка необходима, он заполняет заказ на покупку, согласовывает его с менеджером, отправляет его продавцу и регистрирует в бухгалтерии компании, обеспечивая полную прозрачность.

• Они помогают организациям планировать будущие расходы. Бухгалтерия может использовать все собранные заказы на покупку, чтобы определить, какая часть бюджета компании осталась для новых покупок. Это исключает ситуации, в которых расходы утверждаются до непредвиденных расходов.

• Они помогают устранить неясности. Заказы на поставку упрощают весь процесс закупок для всех вовлеченных сторон. И продавец, и покупатель знают все детали продажи, и в случае возникновения разногласий они могут использовать заказ на покупку в качестве справки.

• Они юридически связывают обе стороны. Заказы на покупку обеспечивают юридическую защиту для любой из двух сторон, участвующих в продаже, в случае возникновения разногласий. Они также помогают организациям детализировать свои финансовые операции для аудиторов в случае финансового аудита.

Связанный: Руководство по заказам на покупку (с часто задаваемыми вопросами)

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, который поставщик отправляет покупателю, в котором он требует оплаты товара или услуги. Его основная цель — выступать в качестве доказательства того, что продавец должен получить определенную сумму денег в результате продажи определенных товаров или услуг покупателю. Некоторые из наиболее распространенных элементов счета-фактуры:

• Наименования и цены всех товаров или услуг, поставляемых покупателю

• Количество платежей, которыми будет производиться платеж, и сроки их погашения

• Общая сумма задолженности покупателя

• Любые существующие скидки, предлагаемые продавцом

• Контактная информация продавца

Вот некоторые из причин, по которым компаниям необходимо использовать счета-фактуры:

• Они помогают продавцам собирать причитающиеся платежи. Счет-фактура предоставляет покупателю четкое руководство относительно того, как необходимо производить платежи за приобретенные товары или услуги. Это устраняет любые неясности и упрощает процесс оплаты.

• Они обеспечивают обеим сторонам юридическую защиту. Хотя счет-фактура не является автоматически юридическим обязательством, он может служить доказательством первоначальной сделки между двумя сторонами. Это дает обеим сторонам юридическую защиту, поскольку четко определяет обязательства каждой стороны.

• Они помогают организациям управлять своими расходами. Компании могут анализировать свои счета, чтобы отслеживать, сколько они тратят за определенный период и на что они их тратят. Затем они могут использовать эти данные для оптимизации своего денежного потока.

• Они являются доказательством в случае аудиторской проверки. Счета-фактуры компании должны отражать все доходы и расходы компании, что может быть ценной информацией в случае финансового аудита. Компания может использовать их, чтобы показать, что все доходы правильно декларируются и облагаются налогом.

Счет против заказа на покупку

Основные отличия счета-фактуры от заказа на поставку:

• Продавец выставляет счет и отправляет его покупателю, а заказ на покупку оформляется покупателем и отправляется продавцу.

• Продавец отправляет счет-фактуру, когда товары или услуги были доставлены или в указанную дату, тогда как заказ на покупку отправляется, когда покупатель делает заказ на необходимые товары или услуги.

• Счета-фактуры содержат только информацию о договоренностях о платежах между продавцом и покупателем, в то время как в заказе на покупку содержится полная информация о рассматриваемых товарах или услугах.

• Заказ на покупку действует как контракт, в котором указываются детали продажи, а счет-фактура действует как подтверждение совершения продажи.

• Продавцы используют счета-фактуры для отслеживания дебиторской задолженности, а покупатели используют заказы на покупку для отслеживания кредиторской задолженности.

• Заказы на покупку обычно являются одними из первых документов, созданных и отправленных в процессе покупки до оплаты, тогда как счета-фактуры обычно отправляются в конце транзакции.

Зачем компаниям нужны и счет-фактура, и заказ на поставку?

Большинство компаний ежедневно имеют дело как с заказами на покупку, так и со счетами-фактурами, поскольку они помогают с покупкой и управлением транзакциями. Счета-фактуры важны с юридической точки зрения, поскольку их можно использовать в качестве доказательства того, что финансовые операции организации в порядке, а заказы на покупку помогают устранить любые проблемы с транзакциями и потенциальное недопонимание между продавцом и покупателем. Использование обоих обычно является эффективным способом устранения большинства коммуникационных ошибок и помогает обеим сторонам сделки понять, что им нужно дать и что они получат.