Счет-фактура и заказ на покупку: в чем разница?
5 августа 2021 г.
Счета-фактуры и заказы на покупку являются важными инструментами, которые компании используют для продажи и покупки товаров и услуг. Если ваша роль в организации связана с отслеживанием транзакций, знание счетов-фактур и заказов на покупку может быть ценным знанием. Знание основных различий между счетом-фактурой и заказом на покупку может быть ценным навыком, и вы можете изучить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое счет-фактура, что такое заказ на поставку, чем они отличаются друг от друга и почему компаниям нужны оба.
Что такое заказ на покупку?
Заказ на поставку — это документ, в котором указываются все необходимые сведения о товарах или услугах, которые компания планирует приобрести. Покупатель заполняет его, а затем отправляет продавцу, добавляя все элементы, необходимые обеим сторонам для совершения продажи. Некоторые из наиболее распространенных элементов заказа на поставку:
Дата написания и уникальный регистрационный номер, требуемый бухгалтерией
Все детали платежа, включая контактную информацию продавца.
Список всех предметов, которые покупатель хочет приобрести, а также такие детали, как цена за единицу, общее количество единиц и расчет общей суммы, включая расходы, такие как транспортные расходы.
Подписи соответствующих представителей компании с обеих сторон
Все условия сделки, включая сроки доставки и оплаты
Вот некоторые из причин, по которым компаниям необходимо использовать заказы на покупку:
Они помогают организациям управлять своими расходами. Когда компании отслеживают все расходы с помощью заказов на покупку, руководству становится легче контролировать свой бюджет. После того, как сотрудник организации приходит к выводу, что покупка необходима, он заполняет заказ на покупку, согласовывает его с менеджером, отправляет его продавцу и регистрирует в бухгалтерии компании, обеспечивая полную прозрачность.
Они помогают организациям планировать будущие расходы. Бухгалтерия может использовать все собранные заказы на покупку, чтобы определить, какая часть бюджета компании осталась для новых покупок. Это исключает ситуации, в которых расходы утверждаются до непредвиденных расходов.
Они помогают устранить неясности. Заказы на поставку упрощают весь процесс закупок для всех вовлеченных сторон. И продавец, и покупатель знают все детали продажи, и в случае возникновения разногласий они могут использовать заказ на покупку в качестве справки.
Они юридически связывают обе стороны. Заказы на покупку обеспечивают юридическую защиту для любой из двух сторон, участвующих в продаже, в случае возникновения разногласий. Они также помогают организациям детализировать свои финансовые операции для аудиторов в случае финансового аудита.
Связанный: Руководство по заказам на покупку (с часто задаваемыми вопросами)
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это документ, который поставщик отправляет покупателю, в котором он требует оплаты товара или услуги. Его основная цель — выступать в качестве доказательства того, что продавец должен получить определенную сумму денег в результате продажи определенных товаров или услуг покупателю. Некоторые из наиболее распространенных элементов счета-фактуры:
Наименования и цены всех товаров или услуг, поставляемых покупателю
Количество платежей, которыми будет производиться платеж, и сроки их погашения
Общая сумма задолженности покупателя
Любые существующие скидки, предлагаемые продавцом
Контактная информация продавца
Вот некоторые из причин, по которым компаниям необходимо использовать счета-фактуры:
Они помогают продавцам собирать причитающиеся платежи. Счет-фактура предоставляет покупателю четкое руководство относительно того, как необходимо производить платежи за приобретенные товары или услуги. Это устраняет любые неясности и упрощает процесс оплаты.
Они обеспечивают обеим сторонам юридическую защиту. Хотя счет-фактура не является автоматически юридическим обязательством, он может служить доказательством первоначальной сделки между двумя сторонами. Это дает обеим сторонам юридическую защиту, поскольку четко определяет обязательства каждой стороны.
Они помогают организациям управлять своими расходами. Компании могут анализировать свои счета, чтобы отслеживать, сколько они тратят за определенный период и на что они их тратят. Затем они могут использовать эти данные для оптимизации своего денежного потока.
Они являются доказательством в случае аудиторской проверки. Счета-фактуры компании должны отражать все доходы и расходы компании, что может быть ценной информацией в случае финансового аудита. Компания может использовать их, чтобы показать, что все доходы правильно декларируются и облагаются налогом.
Счет против заказа на покупку
Основные отличия счета-фактуры от заказа на поставку:
Продавец выставляет счет и отправляет его покупателю, а заказ на покупку оформляется покупателем и отправляется продавцу.
Продавец отправляет счет-фактуру, когда товары или услуги были доставлены или в указанную дату, тогда как заказ на покупку отправляется, когда покупатель делает заказ на необходимые товары или услуги.
Счета-фактуры содержат только информацию о договоренностях о платежах между продавцом и покупателем, в то время как в заказе на покупку содержится полная информация о рассматриваемых товарах или услугах.
Заказ на покупку действует как контракт, в котором указываются детали продажи, а счет-фактура действует как подтверждение совершения продажи.
Продавцы используют счета-фактуры для отслеживания дебиторской задолженности, а покупатели используют заказы на покупку для отслеживания кредиторской задолженности.
Заказы на покупку обычно являются одними из первых документов, созданных и отправленных в процессе покупки до оплаты, тогда как счета-фактуры обычно отправляются в конце транзакции.
Зачем компаниям нужны и счет-фактура, и заказ на поставку?
Большинство компаний ежедневно имеют дело как с заказами на покупку, так и со счетами-фактурами, поскольку они помогают с покупкой и управлением транзакциями. Счета-фактуры важны с юридической точки зрения, поскольку их можно использовать в качестве доказательства того, что финансовые операции организации в порядке, а заказы на покупку помогают устранить любые проблемы с транзакциями и потенциальное недопонимание между продавцом и покупателем. Использование обоих обычно является эффективным способом устранения большинства коммуникационных ошибок и помогает обеим сторонам сделки понять, что им нужно дать и что они получат.