Сбой проекта: что это значит и когда его использовать

22 февраля 2021 г.

Управление проектом — это процесс наблюдения за этапами, связанными с завершением проекта. Определенные этапы или ситуации в управлении проектами могут потребовать от вас переоценки и корректировки плана в зависимости от возникающих потребностей. Один из примеров такой переоценки известен как сбой проекта, который представляет собой метод, используемый для ускорения графика проекта. В этой статье мы обсудим сбой проекта и его цели, а также предоставим пошаговое руководство по применению этой техники.

Что рушится в управлении проектами?

Сбой проекта также известен как сжатие времени проекта и сбой расписания проекта. Этот метод управления проектами включает в себя добавление дополнительных ресурсов для ускорения сроков проекта. Чтобы привести проект к сбою, вы должны посмотреть на изначально запланированные ресурсы и определить, где можно добавить дополнительные ресурсы, чтобы помочь шагам в проекте выполняться быстрее. Сбой проекта почти всегда требует увеличения стоимости проекта в целом, поэтому расчет рентабельности инвестиций (ROI) этого метода является важным шагом в определении того, стоит ли это вложение.

Многие люди, занимающиеся управлением проектами, используют метод критического пути, который позволяет определить, какие критические задачи должны быть выполнены и в каком порядке завершить весь проект. Предоставляя больше ресурсов для различных задач на критическом пути, вы можете сократить общую временную шкалу и сдвинуть дату реализации или завершения. Оценивая, имеет ли смысл сворачивать проект, обратите внимание на три ключевых фактора: график, объем и стоимость.

Сбой проекта часто наиболее сильно влияет на стоимость и график и редко влияет на объем. Если вы решите свернуть проект, вы в конечном счете решите, что стоимость менее важна, чем график, поскольку цель этого метода — ускорить сроки доставки. Изучая критический путь и определяя, какие задачи можно выполнить быстрее с использованием большего количества ресурсов, вы можете сократить общий график. Задачи некритического пути обычно не влияют на расписание, поэтому добавление дополнительных ресурсов к этим задачам не является частью этого метода управления проектами.

Причины сбоя проекта

Выбор сбоя проекта — это решение, которое вы можете принять по нескольким стратегическим причинам, таким как:

• Задержка в сроках проекта: если вы столкнулись со штрафными санкциями из-за задержек в сроках проекта, возможно, стоит добавить дополнительные ресурсы, чтобы приблизить дату завершения.

• Доступность ресурсов: если у вашей команды или организации есть доступные ресурсы, использование этих ресурсов может помочь вам ускорить сроки выполнения проекта.

• Предотвращение задержек в будущем: добавление ресурсов для предотвращения задержек в будущем, как правило, увеличивает некоторые затраты, но может быть более выгодным, чем столкновение с более поздними задержками, которые будут более дорогостоящими.

• Бонусы за время выполнения проекта: если вы можете претендовать на получение бонуса в зависимости от даты завершения проекта, оплата дополнительных ресурсов для скорейшего завершения проекта может иметь финансовый смысл.

• Ресурсы, доступные через обучение: когда организация обучает новых сотрудников, они могут назначать этих сотрудников для работы над проектом по мере прохождения обучения.

• Новый проект: если ваша команда работает над проектом и получает задание взяться за новый проект, вы можете завершить исходный проект, чтобы завершить его быстрее и сосредоточиться на новом проекте.

Падение проекта шаг за шагом

Если вы решите, что сбой проекта — лучшее решение, выполните следующие действия, чтобы максимально использовать преимущества этого метода управления.

1. Посмотрите на критический путь

При планировании проекта вы, возможно, применили метод критического пути, который определяет задачи, непосредственно влияющие на результат и сроки проекта в целом. Просмотрите задачи на своем критическом пути и определите, какие из них можно сократить, если появятся дополнительные ресурсы. Затем вы можете создать список этих задач и перейти к следующему шагу.

2. Оцените преимущества и недостатки каждого шага

Когда вы просматриваете свой список шагов критического пути, вам нужно оценить положительные и отрицательные стороны, связанные с сокращением каждого шага за счет добавления дополнительных ресурсов. Например, вы можете рассчитать стоимость, связанную с привлечением дополнительных ресурсов, и определить выигрыш и сокращение времени на графике проекта. Если вы решите, что добавление в команду еще одного участника поможет вам сломать определенные задачи в проекте, обязательно рассчитайте время, затраченное на обучение и передачу знаний, как один из факторов сокращения времени.

3. Определите наиболее экономичный вариант

Когда вы оцените преимущества и недостатки и подсчитаете затраты, связанные с добавлением дополнительных ресурсов, вы сможете определить, какой вариант будет наиболее рентабельным для вашего проекта. Если стоимость не является существенным фактором, вы можете пропустить этот шаг, но большинство организаций захотят увидеть различные доступные варианты и то, как вы решили, какой метод применить для сокращения сроков проекта. Выбрав наиболее экономичный вариант сбоя проекта, вы сможете насладиться высочайшим уровнем эффективности.

Альтернативой сбою проекта является ускорение, которое позволяет перекрывать выполнение определенных задач, которые изначально планировалось выполнять отдельно. Ускоренное отслеживание не всегда подходит для проекта, особенно если он включает этапы, которые необходимо выполнить, прежде чем переходить к следующему. Прежде чем вы решите, следует ли вам свернуть свой проект, просмотрите любые задачи, которые могут перекрываться в вашу пользу, поскольку ускоренное отслеживание может быть менее дорогой альтернативой сбою.

4. Наметьте бюджет и обновленный график проекта.

После того, как вы определили, какие методы вы будете применять для сбоя вашего проекта, вы можете создать схему и обновить график проекта для спонсора проекта. Спонсором может быть клиент или ваш работодатель, но в конечном итоге им необходимо утвердить ваш бюджет и пересмотренный график, прежде чем вы сможете начать. Не забудьте указать любые финансовые затраты и сокращение времени, связанные с добавлением дополнительных ресурсов.

5. Двигайтесь вперед с новой временной шкалой

Получив одобрение увеличенного бюджета и пересмотренного графика проекта, вы можете приступить к добавлению ресурсов и ускорению задач, связанных с завершением проекта. Этот шаг может включать в себя обучение новых сотрудников, перенаправление ресурсов на ваш проект или предоставление участникам проекта возможности приобрести новые навыки.